Chaque déménagement quel qu’il soit est une étape délicate nécessitant une bonne organisation. Changer de bureaux professionnels c’est aussi dire adieu à toute une partie de votre vie de chef d’entreprise, ce n’est pas toujours facile mais parfois nécessaire. Dynamique entreprendre vous dévoile ici ses précieux conseils pour déménager votre société en toute sérénité.
Anticiper les travaux
Lorsque vous aurez enfin trouvé des locaux répondant à tous vos critères, faites un audit pour être sûr de ne pas avoir de mauvaises surprises avec des travaux inattendus à réaliser une fois l’entreprise installée. S’il y a des ajustements à faire, anticipez pour que les locaux soient impeccables à votre arrivée. Veillez également aux éventuels travaux à réaliser dans les locaux que vous quittez afin de les restituer en bon état.
Déposer son préavis
Les baux commerciaux disposent de caractéristiques différentes d’un bail classique. Le délai de préavis est par exemple plus long, en général vous devez le déposer 6 mois avant de quitter les lieux. Ressortez votre bail actuel et relisez bien toutes ses particularités afin de vous lancer sans prendre de risques.
Communiquer et informer
Une fois les questions pratiques et légales réglées, voici venu le temps de la communication. En interne déjà, informez officiellement vos salariés de la date précise du déménagement. Prévenez ensuite tous vos collaborateurs externes (clients, fournisseurs, prestataires, etc.).
Préparer le déménagement
Vous pouvez choisir de faire appel à une société spécialisée pour vous aider dans l’organisation de votre déménagement, ou bien le faire seul.
Quoi qu’il en soit nous vous conseillons de faire un cahier des charges avec un calendrier détaillé des interventions.
Ainsi vous minimisez le risque d’imprévu et veillez à une bonne fluidité d’action.
La partie administrative
Les formalités administratives sont souvent la partie la plus appréhendée lors d’un déménagement. Pour commencer, au cours du mois précédant changement d’adresse il vous faudra effectuer les modifications auprès des caisses de régime social, du centre des impôts, de la poste, etc.
Pensez également à effectuer les changements de cartes grises si vous possédez des véhicules au nom de l’entreprise, ainsi que de la ligne téléphonique et internet.
Enfin, rendez-vous à la préfecture pour signaler votre déménagement et connaître la démarche à suivre concernant la modification de l’adresse du siège social et pour établir la nouvelle domiciliation de l’entreprise. Vous devrez également déclarer ces modifications au centre de formalités des entreprises (CFE) afin de mettre à jour tous vos documents officiels (immatriculation, kbis, etc.). Retrouvez toutes les informations relatives au transfert du siège social sur le site du service public du gouvernement.
Nos astuces pour repartir sur de bonnes bases
Le déménagement est l’occasion rêvée de prendre un nouveau départ. Nous vous recommandons donc d’en profiter pour effectuer un bon tri, faire un inventaire et repartir sur des bases encore plus solides. Le moment est peut-être venu aussi de revoir votre identité visuelle et vos moyens de communication. Étant donné que vous aurez toutes vos cartes de visite, papier en-tête etc. à refaire, profitez-en pour redéfinir votre image !