Les archives intermédiaires sont des documents qui ne sont plus d’usage courant. Elles doivent être conservées de manière temporaire à des fins administratives et juridiques en cas de contrôle ou de litige. La société Arcalys, expert en archivage physique, dans son lexique de l’archivage, propose une définition des archives intermédiaires.
Les archives intermédiaires dans le cycle de vie des documents
Dans le cycle de vie des documents archivés, selon la théorie des trois âges et comme leur nom l’indique, elles occupent un statut intermédiaire entre les archives courantes et les archives définitives. Nul besoin d’en avoir une utilisation habituelle et fréquente, comme c’est le cas pour les archives courantes, servant à la bonne gestion des activités de l’entreprise qui les a produites ou reçu. Et nul besoin de les conserver de manière définitive, car elles doivent encore être triées et par conséquent, elles sont encore susceptibles d’être éliminées. Leur gestion n’est donc pas simple et nécessite du temps, de l’espace à utiliser pour les stocker, enfin du personnel compétent qu’il faudra bien former. Face à ces dispositions à remplir pour mener à bien la gestion des archives, les entreprises préfère la déléguer à une société de tiers-archiveur. Zoom donc sur les raisons qui poussent les chefs d’entreprise à externaliser leurs archives.
Le tiers-archivage, une solution simple pour une situation souvent complexe
Le concept de tiers-archivage est simple, ils signifient : externaliser les archives. Il a donc pour finalité de transférer une partie ou la totalité des archives d’une entreprise vers un tiers-archiveur, c’est-à-dire un prestataire externe chargé d’assurer la bonne gestion de son archivage. C’est une solution simple qui va répondre à une situation devenu trop complexe pour l’entreprise. En effet ne disposant pas suffisamment de ressources, ne disposant pas suffisamment de temps ni de surface de stockage, les archives à gérer deviennent très vite un véritable casse-tête. D’où, pour les chefs d’entreprise, le besoin de se tourner vers ce type de service.
Des critères à prendre en compte
Pour les entreprises, le choix d’externaliser leurs archives est souvent en réalité une nécessité, car pour la plupart d’entre elles le font pour des raisons impérieuses :
- manque de temps
- carence du personnel suffisamment formé et compétent
- surface de stockage insuffisante
- soucis d’organisation qui font passer l’archivage des documents au dernier plan des priorités
Des avantages qui changent tout
Le fait de verser périodiquement ses archives à un tiers-archiveur offre de multiples avantages. N’étant plus chargé de la gestion des archives, les entreprises peuvent désormais se consacrer pleinement à leur activité et accroître ainsi leur productivité. Ce gain en rentabilité de travail se renforce avec l’externalisation : les archives n’étant plus stockées dans l’entreprise, un nouvel espace de bureaux est ainsi disponible à être exploité pleinement.
Enfin faire appel à un tiers-archiveur compétent et performant en la matière, c’est aussi la garantie :
- d’une gestion et d’une conservation de documents en toute sécurité
- d’une traçabilité rigoureuse et sans faille des documents de l’entreprise
- d’une consultation rapide et à tout moment et de n’importe quel document archivé à restituer