Comment organiser la prise de rendez-vous ?

De nombreux programmes informatiques permettent actuellement de faciliter l’organisation interne d’une entreprise, de la gestion des ressources humaines et matérielles à l’optimisation des rendez-vous jusqu’à la fidélisation client. Les plus efficaces restent les solutions Cloud, en particulier le logiciel agenda. Cet outil professionnel est conçu pour faciliter la prise de rendez-vous en ligne, et donc générer plus de chiffres d’affaires.

Choisir un logiciel de gestion de rendez-vous adapté

Les internautes peuvent désormais contacter une entreprise ou un prestataire de service sur Internet via le planning en ligne de celui-ci sans avoir à passer par un standard téléphonique, que ce soit pour une prise de rendez-vous ou une demande d’informations. Il suffit au professionnel de disposer d’un site web et d’y intégrer un logiciel de planning adapté à son activité et le tour est joué.

Cet outil révolutionnaire ne requiert aucune installation, ni maintenance ou encore moins une mise à niveau. C’est d’ailleurs l’un de ses plus grands avantages.

Configurer l’outil

Une fois installé sur le back-office du site de l’entreprise, le logiciel agenda peut être configuré en quelques clics. L’outil ne demande aucune connaissance particulière en informatique et s’adresse donc à tout type d’utilisateur, néophyte comme confirmé. Il propose en effet plusieurs modules faciles à prendre en main, car quelques clics et des « glisser-déposer » suffisent pour effectuer les paramétrages. Création de l’agenda du personnel, la disponibilité des ressources matérielles, etc.

Après avoir effectué les configurations nécessaires, l’agenda planning sera immédiatement fonctionnel et accessible depuis n’importe quel support connecté à Internet : PC, Mac, Smartphone et tablette entre autres.

Confirmer les rendez-vous des clients

Lorsque le planning en ligne de l’entreprise est créé, il ne reste plus qu’à attendre les demandes de rendez-vous des clients. Ceux-ci devront en effet renseigner quelques informations personnelles via un formulaire simplifié et valider la demande. Mais avant tout, ils doivent choisir le type de service souhaité, l’heure et la date qui leur sont proposés.

Le professionnel recevra en temps réel toutes les demandes enregistrées, soit via mail, soit une notification par texto. Dans tous les cas, chaque collaborateur peut consulter les rendez-vous et agir en conséquence. En quelques clics, il peut accepter, refuser ou reporter un rendez-vous en fonction de sa disponibilité.

Si tel est le fonctionnement d’un logiciel de gestion de rendez-vous, quid des autres fonctionnalités qu’il propose ?

Autres fonctionnalités du logiciel de gestion de rendez-vous

Le logiciel agenda planning n’est pas destiné uniquement à la prise de rendez-vous par Internet. Il est conçu pour faciliter le quotidien des professionnels, tout secteur d’activité confondu. Afin d’optimiser le chiffre d’affaires d’une entreprise, l’outil propose :

  • Une notification de rappel des rendez-vous par SMS

Ce module permet d’envoyer une notification par SMS gratuite aux clients/patients afin de leur rappeler leurs RDV. Le nombre de rendez-vous non honoré sera ainsi réduit par 5, car le message est envoyé soit la veille, soit quelques heures avant le rendez-vous. Il est entièrement personnalisable pour faciliter la communication.

  • Une campagne SMS gratuite

Une autre fonctionnalité du logiciel agenda, c’est la possibilité de mener une campagne SMS pour améliorer la stratégie de fidélisation client de l’entreprise. Le service est gratuit, et comme les autres fonctionnalités précédemment citées, il est déjà inclus dans l’abonnement mensuel proposé par l’éditeur du logiciel, vous pouvez trouvez plus d’information sur webagendaonline.com.

Si vous cherchez un logiciel de prise de rendez-vous adapté à votre activité, divers prestataires de services tels que mesRDVpro.com proposent des outils à usage professionnel. La tarification du service varie d’un éditeur à l’autre, mais quelques euros suffisent généralement pour profiter de ces dispositifs.