Dans le cadre d’un projet de création d’entreprise, de petits éléments peuvent être négligés alors qu’ils sont en réalité indispensables. Parmi eux, il y a le tampon encreur. Cet outil n’est pas uniquement à utiliser pour tamponner un document ou pour accompagner une signature sur les factures. Il revêt une importance capitale pour votre entreprise et pour votre comptabilité. Comment cela ? Découvrez dans cet article tout ce qu’il faut savoir sur les tampons encreurs en entreprise.
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À quoi sert le tampon d’entreprise ?
Le tampon encreur est un outil qui est devenu commun au sein des entreprises. Mais son importance n’est pas toujours connue de tous. D’une part, il s’agit d’un outil de marquage qui permet de certifier et d’authentifier un document. Il peut être apposé sur les devis ou les bons de commande afin de prouver que ces derniers proviennent vraiment de votre société. Toutefois, il est souvent accompagné par une signature officielle.
Acheter un tampon encreur sera très pratique, car les informations qu’il comporte vous éviteront de perdre du temps. Vous n’aurez pas à écrire à la main l’adresse de votre société ou encore le numéro SIRET de celle-ci sur plusieurs feuilles. Dater des documents ou partager des coordonnés sera plus facile en utilisant des tampons.
Un outil pratique pour fluidifier le traitement des documents
L’utilisation des tampons encreurs est également nécessaire pour faciliter la gestion des documents d’entreprise. Ce sont les services compatibilité et administration qui utilisent le plus souvent ces tampons sur les papiers. Les tampons avec les formules standards tels que « Payé » « Copie », « Validé », « Confidentiel » ou « Urgent » vont faciliter le triage de vos documents. Cela permet aussi de faire comprendre que le contenu du document est approuvé par la société ou le supérieur hiérarchique qui a apposé son tampon.
Le tampon est très pratique lorsque vous devez signer des dizaines, voire des centaines de documents, ou pour tamponner de nombreuses lettres et des colis. Un seul geste de la main vous permettra d’apposer toutes les informations concernant votre entreprise.
Non obligatoire, mais nécessaire
Utiliser le cachet de votre entreprise n’est pas une obligation légale et n’a pas de valeur juridique. Mais il est quand même requis par divers organismes et sociétés puisqu’il fait plus professionnel qu’une inscription manuelle. Sur une petite zone, vous pourrez regrouper toutes les informations essentielles sur l’entreprise.
Lors d’une liquidation judiciaire, le tampon d’entreprise devra être remis au mandataire judiciaire. Cet élément possède donc son importance pour prouver l’engagement de votre société dans différents actes.
Un support de communication
Comparé à une carte de visite, le tampon encreur est un outil de communication qui ne fait pas beaucoup parler de lui. Pourtant, il permet de véhiculer des informations et les coordonnées de l’entreprise. Il est même possible de mettre le slogan de votre société sur le tampon.
Sur n’importe quel document, le tampon pourra vous aider à reconnaître une société.
Les différents types de tampons encreurs en entreprise
Il existe différents types de tampons dont vous aurez besoin dans votre société.
Il y a d’abord le tampon société qui permettra d’identifier une entreprise. Ce tampon est primordial pour accompagner une signature officielle sur vos documents. Les différents gérants de la société peuvent avoir leurs propres cachets afin de vérifier d’où viennent les ordres et les autorisations.
Puis, il y a également le tampon confidentiel, nécessaire pour marquer les documents comme les fiches de paies. Le tampon urgent sera aussi utile pour définir les tâches qui sont à prioriser.
Enfin, il y a le tampon date ou le dateur qui permet d’apposer une date de réception sur un courrier ou de préciser la date d’écriture d’un document.
Les mentions à apposer sur le cachet de l’entreprise
La loi ne mentionne aucune obligation en ce qui concerne les informations à mettre sur le cachet de votre société. Toutefois, il doit répondre à un besoin d’informations sur l’identité de l’entreprise. Il devra donc contenir les renseignements suivants :
- Le nom de votre société (nom commercial, marque ou dénomination sociale)
- Le logo de l’entreprise, si ce dernier peut être contenu sur le cachet
- La domiciliation ou l’adresse de votre siège social
- Les coordonnées de l’entreprise : boîte postale, numéro de téléphone, fax…
- La forme juridique (EI, SARL, SAS…)
- Le montant du capital de votre société
- Le SIREN avec le numéro RCS ou le SIRET de votre entreprise
D’autres informations comme le code APE ou NAF sont recommandées sur un tampon d’entreprise. La TVA peut aussi être mentionnée sur le tampon, surtout pour les auto-entrepreneurs.
Vous pouvez trouver différents types de tampons de société sur le marché. Faites votre choix en fonction des informations que vous souhaitez faire apparaître sur votre cachet. Il y a par exemple le tampon encreur Trodat à 8 lignes ou des modèles de cinq lignes ou de trois lignes uniquement.
Comment acheter un tampon d’entreprise ?
Vous pouvez acheter un tampon encreur chez otypo.com par exemple. Pour ce qui est des tampons d’entreprises, vous devez les faire personnaliser pour qu’ils comportent les informations de votre société. Il est désormais possible de trouver des sites internet qui se sont spécialisés dans la fabrication de ces tampons. Vous pourrez donc choisir le modèle dont vous avez besoin en ligne et fournir les informations qui doivent y figurer. La commande se fait en quelques minutes et la livraison directement chez vous.
Le coût du tampon d’entreprise dépend du modèle et de la taille de celui-ci. Mais en moyenne, il est d’une vingtaine d’euros. D’autres critères vont aussi influer sur le prix de cet élément tel que le nombre de lignes qu’il va contenir. Vous devrez compter dans votre budget le coût de l’encre que vous utiliserez avec votre tampon.
Au final, le tampon va répéter les informations qui figurent sur l’entête d’un document. Il accompagne la signature, bien qu’il ne possède aucune valeur juridique. Toutefois, de nombreux partenaires et entités administratives demandent explicitement l’apposition d’un tampon pour donner de la valeur à votre papier.