La Gestion électronique des Documents (GED) est un procédé permettant la prise en charge des opérations et actions en rapport avec la gestion des documents. Elle permet de gagner du temps, mais aussi de favoriser la productivité des collaborateurs, à condition d’être configurée et déployée comme il se doit. La GED depuis son avènement, a connu des évolutions et plusieurs enjeux lui sont dorénavant associés. Nous aborderons dans cet article son fonctionnement, ses avantages et ses évolutions et enjeux.
En quoi consiste la GED ?
La Gestion électronique de Documents (GED) est un procédé informatique qui consiste au déploiement de moyens électroniques et de logiciels afin d’optimiser la gestion des documents. À cet effet, elle combine différentes sortes d’opérations et d’actions (capture, acquisition, numérisation, validation, diffusion, classement, indexation, etc.) allant du traitement à l’exploitation des informations. La GED facilite la gestion des flux de documents de toutes sortes et crée en conséquence des automatismes permettant à vos collaborateurs de se consacrer aux tâches à valeur ajoutée.
La GED se base en effet sur l’automatisation de certaines tâches du processus métier. De cette façon, elle rend plus fiable la gestion des documents et des informations, tout en faisant gagner du temps aux utilisateurs, en leur évitant certaines erreurs et en augmentant leur productivité. Pour cela, il importe de savoir choisir le logiciel GED adapté à son entreprise pour profiter pleinement des avantages de ce procédé.
Quelles sont les différentes étapes de la GED ?
Quatre étapes composent essentiellement la GED :
- La première étape est celle de l’acquisition du document et sa dématérialisation via la numérisation au bénéfice de scanners. C’est ainsi que la base documentaire est constituée,
- La seconde étape est celle du classement et de l’indexation des documents, généralement par types, mots-clés, notions, etc. Elle consiste aussi à décrire le document selon ses métadonnées pour que son exploitation soit simplifiée,
- Vient ensuite l’étape du stockage des documents. Elle consiste au dimensionnement du support, au choix du lieu de stockage, à la détermination de la durée de conservation des données et à la fréquence des sauvegardes,
- La diffusion des documents sous forme électronique est la 4ème étape du processus. Elle peut se faire par internet ou intranet et intègre le traitement et la validation préalable des documents.
Il existe également une cinquième étape consistant en l’archivage des documents n’ayant plus de pertinence pour les opérations courantes, mais qui doivent tout de même être conservés.
Quelles sont les évolutions des solutions de GED ?
Depuis leur avènement jusqu’à aujourd’hui, les solutions GED ont connu des évolutions notables, tant en termes d’innovations technologiques que fonctionnelles. Si l’archivage et la classification des documents ont pris forme et ont commencé à se perfectionner au début des années 1980, ils ont connu des évolutions notables avec la GED. Au rythme de l’essor du numérique, Les solutions de GED ont évolué et vont désormais au-delà du simple classement des documents.
Désormais, les solutions de GED favorisent la cohabitation de plusieurs formats de documents et se distinguent par leur puissance. Pour toutes les entreprises, peu importe leur taille, le classement des documents électroniques est devenu un véritable atout. Les outils de GED se sont mis au diapason des nouvelles menaces auxquelles vous vous exposez sur internet et proposent dorénavant des fonctionnalités supplémentaires. La gestion de la sécurité et la validation des données s’en trouvent rehaussées et intègrent davantage d’éléments collaboratifs.
La GED permet aujourd’hui, grâce aux données collectées, de proposer des offres résolument personnalisées à vos clients. Pourtant, c’est sans compter les fonctionnalités de reconnaissance optique et la forte mobilité des solutions actuelles. Assurément, la GED offre des perspectives intéressantes. Qui plus est, sachant que les éditeurs développent des outils de GED de plus en plus modulables et personnalisés.
De plus, poussé par le cloud, le marché de la GED connaît une réelle croissance. En 2018, une étude du cabinet Markess by Exaegis évaluait le marché français de la GED à plus de 2,4 milliards. C’est une évolution de 6,6% comparativement à 2017. La même étude projetait une croissance de 6,3% pour 2020 avec un marché à 2,7 milliards d’euros. Par ailleurs, les abonnements SaaS/cloud insufflent une nouvelle dynamique à ce marché.
Quels enjeux sont associés à la GED ?
La gestion électronique des documents est devenue indispensable pour les entreprises, et ce, pour maintes raisons. La première est probablement l’accessibilité des documents en tout temps. En raison des évolutions majeures qui ont changé l’environnement du travail, il est devenu nécessaire de pouvoir accéder facilement aux documents comptables, administratifs, techniques et réglementaires. En réponse au besoin d’archivage, la GED apporte des solutions concrètes et efficaces, l’indexation des documents se basant tant sur les mots-clés que sur les métadonnées.
Un autre enjeu important de la GED est la sécurité des données sensibles. Cibles des cyberattaques, les entreprises trouvent en la GED un moyen efficace de sécuriser l’information avec rigueur et de gérer avec finesse les droits d’accès des personnes pouvant intervenir sur ces documents. La GED a en effet rapidement su se mettre au rythme des nouvelles exigences en matière de sécurité informatique. Compte tenu de cela, elle associe au stockage des informations, un processus d’authentification et de cryptage selon le besoin.
La GED revêt en outre un aspect économique, lequel prend sens à travers la suppression des documents papier, leur impression et leur stockage. Le passage vers le numérique dans la gestion des documents représente pour votre entreprise des économies considérables. En même temps, elle élimine les tâches d’impression dont le côté chronophage ne se discute plus. Ainsi, vous voilà affranchi des contraintes liées à la gestion de documents papier. La consultation des documents s’en trouve accélérée par la même occasion.
En outre, il faut dire que la GED améliore considérablement l’expérience client et se conforme en même temps aux nombreuses exigences du RGPD. Elle permet de mettre en place un contrôle sur les données. Aussi, elle favorise l’exploitation des documents telle que l’exige la norme ISO 9001.