L’organisation d’événements professionnels, réunions de travail, de team–building ou de coworking se déroule généralement en plusieurs étapes. Parmi eux, le choix et la location des salles de réceptionspour organiser un événement donné. Donc, si vous avez une conférence, un séminaire ou tout autre événement similaire à organiser, vous devrez faire le bon choix pour la salle de séminaires. Dans cet article, vous pourrez connaître tous les critères qu’un organisateur d’événement doit prendre en compte lors du choix de ses salles de séminaire ou de la salle de conférences.
Table des matières
Types de lieu idéal pouvant accueillir le séminaire
Le choix des lieux pour les réunions professionnelles est très large. De la petite salle d’organisation de séminaire pour 10 personnes dans le centre de conférence à la salle de réunions privée de la résidence ou à l’auditorium pour 200 personnes, des salles de réunion de différentes tailles et styles sont disponibles.
Mais vous pouvez également organiser votre séminaire dans des lieux de réunion insolite pour changer des espaces de coworking traditionnels. Vous pouvez notamment opter pour des séminaires verts pour pouvoir utiliser de grands espaces extérieurs et planifier des activités de plein air ou de salle plénière. Tout dépend du but de l’événement que vous souhaitez organiser dans ces salles de réunion.
Quoi qu’il en soit, ne vous arrêtez pas aux brochures ou aux photos sur internet pour faire votre choix.
Salle séminaire Lyon : Type, disposition et équipement
Nombre de participants :
Le nombre de participants décide de la location pour un séminaire à Lyon à choisir: en fonction de la capacité d’accueil dont vous avez besoin et du type d’activités que vous comptez proposer, votre recherche se concentrera sur la grande salle de conférence ou, au contraire, sur des locations de salles plus petites. Assurez-vous que la salle est bien choisie, trop petite détériorera le confort des participants, trop grande assurera la cohésion du groupe, et un moment chaleureux sera plus compliqué selon vos besoins.
Matériel :
Quels sont les principaux composants de votre organisation d’événements privés? De quoi avez-vous absolument besoin ?
- vidéoprojecteurs,
- écrans,
- connexion internet et accès wifi haut débit,
- matériel de visioconférence,
- caméras,
- cocktails,
- services de conciergerie (imprimantes, etc.)
- amphithéâtre
- salles climatisées
- parking privéou parking gratuit
- sonorisation
- verdure
- paper–board,
- buffets
- etc.
La climatisation est basique, mais vous feriez mieux de vous assurer qu’elle existe à la salle de réunion que vous souhaitez.
Lieu du séminaire
Le lieu du séminaire d’entreprise est un critère incontournable lors du choix d’un lieu. En général, il doit être déterminé en fonction de la durée de la réunion de travail.
Si vous prévoyez d’accueillir un séminaire de deux jours ou plus, vous pouvez choisir une salle située dans une ville relativement éloignée de votre lieu de travail pour aider les participants à se détendre et à évoluer dans un environnement complètement différent.
De plus, si la réunion ne dure qu’une demi-journée, la location de salles dans une ville éloignée de votre entreprise serait particulièrement désavantageuse. En effet, cela peut prendre du temps et être particulièrement fatigant pour les clients.
En plus de la durée de l’événement, le lieu de votre séminaire doit être choisi en fonction des moyens de transport disponibles. En optant pour une salle de conférence située dans une zone difficile d’accès depuis votre ville, les frais de transport peuvent être élevés et le trajet peut être très fatigant pour les invités.
Sachez que le parking est souvent nécessaire, surtout si certains participants prévoient de se rendre à la salle de conférence dans leur propre voiture.
Besoins de confidentialité
La nécessité de la confidentialité de votre séminaire est l’un des critères à ne pas négliger, surtout si vous prévoyez de prendre des décisions importantes qui pourraient nuire à votre entreprise si elles étaient divulguées.
Au cas où vous estimeriez que personne en dehors de votre entreprise ne devrait lire les informations échangées lors de la réunion, nous vous recommandons fortement de choisir une salle avec un excellent système d’insonorisation. Vous pouvez également opter pour un espace avec un restaurant privé pour sécuriser efficacement votre événement et réduire significativement les risques de fuite d’informations.
Selon les options disponibles et le niveau de confidentialité de la réunion requis, vous pouvez choisir un lieu qui peut être entièrement privatisé.
Budget : un critère extrêmement important
Votre budget général guidera le choix de l’emplacement de vos différents séminaires. Les offres sont doubles: soit le prix par jour d’étude par personne, soit la location habituelle d’une salle avec services supplémentaires avec différentes formules, tout dépend de vos souhaits et doit être convenu avec une personne de contact sur place qui saura vous conseiller et organiser un rendez-vous avec vous.
Remarque: le coût du même espace et du même service peut varier en fonction de la saison, des réservations répétées et de l’organisation spécifique que vous êtes susceptible de demander.
Enfin, réservez le plus tôt possible pour conserver votre date et votre choix de salles de conférence.