La gestion des divers documents au sein d’une entreprise est relativement compliquée. Les versions papier requièrent un stockage physique important, avec des risques de sécurité, de perte ou encore de détérioration. Heureusement, des solutions vous permettent d’y remédier efficacement. La gestion électronique est une valeur sûre pour un gain de temps et de productivité. Un logiciel dédié assure la centralisation, le classement et l’archive de vos documents, et cela, en toute sécurité. En plus de vous permettre d’éviter les contraintes physiques des documents papier, ils vous aident à réduire les coûts de manière considérable. Quel est alors le budget à prévoir pour mettre en place la gestion électronique de vos documents ? Faisons le tour du sujet afin de vous lancer en toute sérénité.
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Combien peut vous coûter la mise en place d’un logiciel GED ?
La mise en place d’un logiciel de gestion électronique des documents ne peut être qu’avantageuse pour votre établissement. Il facilite le stockage et le traitement de vos documents en les centralisant, mais il vous permet surtout de gagner du temps. Grâce à ce logiciel, vous devenez plus productif et vous économisez du temps en vous libérant des tâches répétitives. De plus, c’est un moyen efficace pour supprimer l’usage de papier, donc de réduire les déchets, et de vous passer du matériel d’impression.
Avant d’adopter cette solution de gestion dématérialisée de vos documents, avoir un complément d’information sur le logiciel GED est de mise, particulièrement sur le coût à prévoir. Il faut savoir que ce prix est basé sur plusieurs paramètres. Au tarif de la licence vient s’ajouter l’installation de la solution sur vos serveurs, l’intégration au système d’information et l’initiation des salariés à l’usage du logiciel.
Dans tous les cas, sachez que la dématérialisation vous permet d’économiser. En effet, vous n’avez pas à investir dans les équipements d’impression et de prévoir une solution de stockage physique. Comptez entre 20 000 à 50 000 euros pour sa mise en place. Cette fourchette varie selon la taille de votre entreprise.
D’autres critères qui impactent le coût d’un projet GED
D’autres facteurs peuvent aussi avoir un impact sur le coût d’un projet GED. C’est le cas du nombre d’utilisateurs, car ce critère définit le nombre de postes sur lesquels réaliser l’installation.
Le volume de documents à traiter fera aussi toute la différence sur le coût final. Des données importantes nécessitent une bande passante et des ressources plus élevées. Ce qui va faire grimper le coût d’exploitation du logiciel. Enfin, le type de documents va également faire varier le tarif, car il définira vos besoins en termes d’espace de stockage.
Comment réussir la mise en place d’un projet GED ?
Pour réussir la mise en place d’un projet GED, il est essentiel de faire le point sur vos besoins précis. Cela concerne la nature des documents, leur volume… Déterminez ensuite vos objectifs pour identifier les outils et fonctionnalités qu’il vous faut.
N’hésitez pas à entrer en contact avec les professionnels du domaine, et à comparer plusieurs solutions avant de sélectionner celle qui vous convient au mieux. Faites-vous accompagner par des experts pour garantir l’intégration de la solution au sein de votre établissement.
Les étapes clés de la mise en place d’une GED
La mise en œuvre d’une Gestion Électronique de Documents (GED) requiert une approche méthodique. Plusieurs étapes clés sont à réaliser pour garantir la mise en place d’une GED et donc, le succès du projet.
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Définition des objectifs et des besoins
La première étape consiste à identifier précisément les objectifs que l’entreprise souhaite atteindre avec la GED. Il s’agit de déterminer les types de documents à gérer, les processus à améliorer et les utilisateurs concernés. Cette phase est indispensable pour adapter la solution aux besoins spécifiques de l’organisation.
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Audit documentaire et analyse des usages
Un audit approfondi du flux documentaire permet de dresser un état des lieux précis des documents existants, de leur format et de leur utilisation. Cette étape permet de définir la portée du projet et sélectionner les documents à numériser et à archiver dans la GED.
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Élaboration d’un cahier des charges
Le cahier des charges constitue le référentiel du projet. Il spécifie les fonctionnalités attendues de la GED, les règles de classement, les droits d’accès et les modalités de recherche. Ce document est important pour communiquer clairement les attentes de l’entreprise aux prestataires.
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Sélection et accompagnement des prestataires
Le choix d’un prestataire compétent est déterminant pour la réussite du projet. Il est recommandé de faire appel à des experts en GED qui pourront accompagner l’entreprise dans toutes les phases du projet, de la conception à la mise en œuvre. La formation des utilisateurs est également un élément clé pour assurer une adoption rapide et efficace de la solution.
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Phase de test et déploiement progressif
Avant un déploiement à grande échelle, il est conseillé de mettre en place une phase de test pour identifier les éventuels dysfonctionnements et ajuster la configuration de la GED. Un déploiement progressif permet de limiter les risques et de s’assurer que la solution répond parfaitement aux attentes des utilisateurs.