La gestion des divers documents au sein d’une entreprise est relativement compliquée. Les versions papier requièrent un stockage physique important, avec des risques de sécurité, de perte ou encore de détérioration. Heureusement, des solutions vous permettent d’y remédier efficacement. La gestion électronique est une valeur sûre pour un gain de temps et de productivité. Un logiciel dédié assure la centralisation, le classement et l’archive de vos documents, et cela, en toute sécurité. En plus de vous permettre d’éviter les contraintes physiques des documents papier, ils vous aident à réduire les coûts de manière considérable. Quel est alors le budget à prévoir pour mettre en place la gestion électronique de vos documents ? Faisons le tour du sujet afin de vous lancer en toute sérénité.
Combien peut vous coûter la mise en place d’un logiciel GED ?
La mise en place d’un logiciel de gestion électronique des documents ne peut être qu’avantageuse pour votre établissement. Il facilite le stockage et le traitement de vos documents en les centralisant, mais il vous permet surtout de gagner du temps. Grâce à ce logiciel, vous devenez plus productif et vous économisez du temps en vous libérant des tâches répétitives. De plus, c’est un moyen efficace pour supprimer l’usage de papier, donc de réduire les déchets, et de vous passer du matériel d’impression.
Avant d’adopter cette solution de gestion dématérialisée de vos documents, avoir un complément d’information sur le logiciel GED est de mise, particulièrement sur le coût à prévoir. Il faut savoir que ce prix est basé sur plusieurs paramètres. Au tarif de la licence vient s’ajouter l’installation de la solution sur vos serveurs, l’intégration au système d’information et l’initiation des salariés à l’usage du logiciel.
Dans tous les cas, sachez que la dématérialisation vous permet d’économiser. En effet, vous n’avez pas à investir dans les équipements d’impression et de prévoir une solution de stockage physique. Comptez entre 20 000 à 50 000 euros pour sa mise en place. Cette fourchette varie selon la taille de votre entreprise.
D’autres critères qui impactent le coût d’un projet GED
D’autres facteurs peuvent aussi avoir un impact sur le coût d’un projet GED. C’est le cas du nombre d’utilisateurs, car ce critère définit le nombre de postes sur lesquels réaliser l’installation.
Le volume de documents à traiter fera aussi toute la différence sur le coût final. Des données importantes nécessitent une bande passante et des ressources plus élevées. Ce qui va faire grimper le coût d’exploitation du logiciel. Enfin, le type de documents va également faire varier le tarif, car il définira vos besoins en termes d’espace de stockage.
Comment réussir la mise en place d’un projet GED ?
Pour réussir la mise en place d’un projet GED, il est essentiel de faire le point sur vos besoins précis. Cela concerne la nature des documents, leur volume… Déterminez ensuite vos objectifs pour identifier les outils et fonctionnalités qu’il vous faut.
N’hésitez pas à entrer en contact avec les professionnels du domaine, et à comparer plusieurs solutions avant de sélectionner celle qui vous convient au mieux. Faites-vous accompagner par des experts pour garantir l’intégration de la solution au sein de votre établissement.