La dématérialisation de documents est un processus en pleine expansion actuellement. Toutefois, elle ne devrait pas se limiter à la gestion des documents bureautiques sur des serveurs internes ou dans des espaces de stockage de fichiers en ligne. En réalité, il est primordial d’étudier les différentes étapes du cycle de vie d’un document dans les organisations. Cela permet d’avoir une approche globale de la dématérialisation du document, mais également des processus collaboratifs.
Perception globale des étapes du cycle de vie d’un document
Également dénommé cycle de vie de l’information, le cycle de vie d’un document est un concept important en archivistique et en gestion des documents. Il décrit les différentes étapes de l’existence des données ou des documents. De façon générale, le processus débute par la création ou la réception de l’information et aboutit à son élimination ou à sa conservation à long terme. En d’autres termes, la première étape est celle de l’activité de l’affaire, la deuxième représente la clôture et la troisième constitue la fin du délai de conservation et le sort final. À la fin de leur période de conservation, les documents clôturés deviennent inactifs pour l’organisation.
Il est alors envisageable de les éliminer ou de les conserver indéfiniment pour des raisons patrimoniales ou historiques. Il faut noter que la maîtrise de ces étapes est facilitée par des logiciels de gestion des documents (GED). Ces derniers sont conçus par des entreprises comme Anakeen, spécialisée dans la transformation numérique, afin de faciliter le processus de dématérialisation des organisations. De façon spécifique, les étapes varient en fonction des traditions archivistiques. Elles dépendent en effet de l’idéologie de la théorie des trois âges des archives ou du records management.
Le cycle de vie du document selon la théorie des trois âges des archives
La théorie des trois âges des archives a été exposée et popularisée en France par Yves Pérotin en 1961. Elle fut ensuite reprise dans plusieurs pays latins et dans le reste des pays francophones. Les archives distinguent trois phases principales dans le cycle de vie des documents.
Les archives courantes ou archives administratives
Elles font référence à la période de création et d’utilisation courante des informations. Autrement dit, il s’agit des documents importants pour l’activité courante des organismes et conservés par ces derniers.
Les archives intermédiaires ou semi-actives et les archives définitives ou historiques
Les archives intermédiaires ou semi-actives concernent les documents à conserver intégralement s’ils ont une utilité administrative ou légale pour la traçabilité des activités des entreprises. Les archives définitives ou historiques, quant à elles, regroupent des documents n’ayant plus une utilité légale pour l’organisation, mais que l’on conserve comme mémoire.
Le cycle de vie du document d’après le records management
Selon le records management, le cycle de vie d’un document s’articule autour de deux évènements majeurs qui changent sa valeur ou son statut. Il s’agit de la validation et de l’évènement qui enclenchent le calcul de la date de fin de conservation. La validation du document lui confère un effet engageant (record creation). Sa diffusion permet ensuite de le figer et à partir de ce moment, il peut être intégré dans un système qui pourra assurer sa conservation et sa mise à disposition.
Toutefois, il faut noter que le document passe par de nombreux états (fichiers numériques ou documents papier) avant d’être validé. Ces états doivent être gérés de sorte à satisfaire l’aspect final du document. De plus, l’évènement déclencheur du sort final du document peut dépendre de la fin de sa validité ou être issu d’une simple décision du responsable du contenu de l’organisation. Cet évènement favorise le calcul de la date de destruction ou de transfert des informations aux archives historiques. Certains évènements peuvent également ponctuer la vie de ces informations. Il s’agit entre autres :
- des consultations pouvant générer des copies de ce document,
- des restaurations après détérioration des données,
- des changements de localisation,
- la destruction du support original par erreur et son remplacement par une copie,
- la requalification de la valeur du document suite à un contentieux,
- des migrations technologiques.
Du point de vue du records management, 5 étapes permettent de décrire le cycle de vie d’un projet. Il y a notamment :
- la capture ou la création du document,
- sa validation,
- son utilisation,
- sa fin d’usage courant,
- sa date de fin de conservation.
Il convient de préciser que ces différentes étapes sont déterminées par des dates butoirs.
En quoi les logiciels de gestion des documents (GED) peuvent-ils favoriser la maîtrise du cycle de vie d’un document ?
La gestion électronique des documents (GED) est un procédé informatisé qui permet de définir, de concevoir, de produire, d’organiser, de diffuser et de gérer des documents au sein d’une organisation. Le terme désigne également les logiciels conçus pour assurer ces fonctions. C’est pourquoi ces logiciels intègrent toutes les étapes plus ou moins complexes du cycle de vie du document. La GED met en œuvre des systèmes d’acquisition, d’indexation, de classement, de stockage d’information, d’accès et de diffusion des documents.
Elle prend donc en compte le besoin de gestion des documents selon leur cycle de vie (de la création à l’archivage en passant par l’utilisation). Ce dernier est alors facilité, tracé et facilement piloté grâce aux logiciels de la gestion électronique des documents. Par ailleurs, l’automatisation de la gestion des documents a un intérêt indéniable pour les organisations. Elle représente un gain de temps considérable et procure une sécurité intéressante aux données.
De plus, elle facilite l’accès au document pour l’entreprise et participe donc au développement de celle-ci. Vous pouvez par exemple opter pour des logiciels GED open source. Ils intègrent déjà tous les mécanismes nécessaires dans des moteurs de règles tout au long du cycle de vie de vos documents. Les étapes du cycle de vie d’un projet varient DONC en fonction des fondements qui les définissent. Dans tous les cas, ces étapes concernent généralement la création du document, son utilisation, sa fin de conservation et son archivage. Enfin, l’utilisation des logiciels de gestion des documents (GED) facilite le pilotage de ce cycle de vie et est donc utile pour les organisations.