Depuis quelques années, la digitalisation des processus administratifs au sein des entreprises fait l’objet de réflexion. Les enjeux liés à la transformation digitale en entreprise prennent de plus en plus forme et la nécessité de s’organiser pour y faire face s’impose aux entreprises. Les principaux objectifs sont de proposer une meilleure qualité de service et de réduire les coûts des processus administratifs qu’engendre l’utilisation du papier.
Du papier au numérique, un virage devenu nécessaire
Si par le passé les entreprises ne juraient que par le support papier pour mener leurs différents processus, il faut croire qu’au fil des années la donne a changé. En effet, la gestion papier des processus administratifs a montré ses limites. Non seulement elle engendrait des coûts importants selon la taille des entreprises, mais ralentissait les démarches. Compte tenu de cela, des professionnels comme Digital4Efficiency ont compris l’importance de concevoir et de développer des solutions afin de permettre aux entreprises de numériser leurs processus administratifs. Pour les professionnels, ce virage digital était devenu obligatoire pour maintes raisons. Par exemple, nous pouvons citer entre autres la nécessité de :
- Réduire les délais de traitement des demandes en automatisant les processus administratifs ;
- D’améliorer la qualité du service et la sécurité des données ;
- Réduire les coûts externes ;
- Limiter les coûts internes de traitement de l’information ;
- Gagner du temps afin d’améliorer la qualité de la relation client.
Les processus qui tendent à se digitaliser
Nombreux sont les processus administratifs qui se digitalisent ces dernières années. Le secteur des ressources humaines est le parfait exemple de ce nécessaire changement de paradigme. Pour les entreprises, la digitalisation est devenue un véritable facteur de compétitivité. Dans ces conditions, il coule de source que les ressources humaines doivent faire partie intégrante de ce renouveau. La digitalisation des processus au sein des ressources humaines améliore la productivité. Elle génère aussi des économies importantes notamment en matière d’impression et d’expéditions de fiche de paie. La gestion administrative du personnel en est donc optimisée. Vous gagnez en temps et la productivité de vos collaborateurs augmente.
Aussi, il faut remarquer l’incidence positive de la digitalisation sur le processus de recrutement. Elle permet en effet des recrutements plus ciblés, mieux organisés et plus rapides. L’IA favorise par exemple le scannage d’un nombre important de CV, alors que plusieurs algorithmes facilitent la détection des candidats atypiques et aux compétences peu communes. La digitalisation favorise la signature électronique, permet de faire des prévisions plus justes en matière de personnel ou de reporting. Elle permet la gestion électronique des documents (GED) laquelle est un important facteur de productivité au sein des institutions.
Les solutions logicielles en matière de digitalisation
Si les processus administratifs se digitalisent autant, c’est à la faveur de certains logiciels pensés à des fins précises. Nous pouvons par exemple citer les logiciels de saisie des temps de travail, les logiciels de GED qui favorisent la suppression du papier et l’optimisation des flux documentaires. Nous n’oublions pas les logiciels de gestion d’entreprise (CRM, achats, ventes, stockage, marketing, production). Citons aussi les solutions d’analyse de données qui facilitent la prise de décision.