Organiser des évènements d’entreprise n’est pas une tâche facile. Il faut réussir à créer une atmosphère propice à la détente, à la communication et à la créativité, tout en respectant les objectifs, le budget et les contraintes de chaque situation. Il faut également éviter de tomber dans la routine, le conformisme ou l’indifférence, et chercher à surprendre, à émerveiller et à satisfaire les participants. Comment faire pour créer des évènements d’entreprise qui resteront dans les mémoires ? Voici quelques conseils pour vous inspirer.
1. Définir le but et le public de l’évènement
La première étape pour organiser un évènement d’entreprise est de déterminer le but et le public de celui-ci. Quelle est la raison d’être de cet évènement ? Quel est le message que l’on veut transmettre ? Qui sont les personnes invitées ? Quels sont leurs besoins et leurs intérêts ? Ces questions vont permettre d’adapter le format, le thème, le lieu, la date, le budget et le contenu de l’évènement. Il faut aussi prendre en compte le contexte actuel, les mesures sanitaires et les possibilités de distanciation sociale. Par exemple, si l’on veut organiser un évènement en plein air, on peut opter pour une tente événementielle qui offre plus de flexibilité et de sécurité.
2. Choisir un thème original et fédérateur
Un évènement d’entreprise réussi est un évènement qui sort de l’ordinaire, qui fait rêver et qui rassemble. Pour cela, il faut choisir un thème qui soit original, fédérateur et en lien avec le but de l’évènement. En effet, si l’on veut stimuler la créativité, on peut opter pour un thème artistique, comme le cinéma, la musique ou la peinture. Si l’on veut favoriser l’esprit d’équipe, on peut choisir un thème sportif, comme le football, le rugby ou le basket. Si l’on veut célébrer les réussites, on peut miser sur un thème festif, comme le carnaval, le casino ou la disco.
3. Sélectionner un lieu adapté et agréable
Le lieu de l’évènement d’entreprise est un élément clé pour créer une ambiance conviviale et propice aux échanges. Il faut donc choisir un lieu qui soit adapté au nombre de participants, au type d’activités prévues, au thème choisi et au budget disponible. Veillez à ce que le lieu soit facilement accessible, sécurisé et équipé des infrastructures nécessaires. Enfin, il faut privilégier un lieu qui soit agréable, qui offre une belle vue, un cadre naturel ou un décor original. En réalité, si l’on veut organiser un évènement sous une tente, on peut faire appel à Tent Trading, une entreprise spécialisée dans la location de tentes évènementielles.
4. Prévoir des activités variées et ludiques
Les activités sont le cœur d’un événement d’entreprise. Elles doivent être variées, ludiques et adaptées au public et au thème. Elles doivent permettre aux participants de se divertir, de se détendre, de se challenger, de se découvrir, de se former ou de se sensibiliser. Il existe de nombreuses idées d’activités pour animer un évènement d’entreprise, comme des ateliers créatifs, des jeux de piste, des quiz, des escape games, des dégustations, des spectacles, des conférences ou des formations.
5. Faire appel à des prestataires de qualité
Pour organiser un évènement d’entreprise sans stress, il peut être judicieux de faire appel à des prestataires de qualité, qui sauront prendre en charge tout ou une partie de l’organisation. Il peut s’agir d’agences évènementielles, de traiteurs, de photographes, de DJ, d’animateurs, de coachs ou de formateurs. Choisissez des prestataires qui soient professionnels, réactifs, créatifs et à l’écoute des besoins et des envies. Comparez les offres, les tarifs et les avis des clients.
6. Soigner les détails et les attentions personnalisées
Les détails et les attentions personnalisées sont les petits plus qui feront la différence et qui rendront l’évènement d’entreprise mémorable. Il faut donc soigner la décoration, la musique, l’éclairage, le dress code, les cadeaux, les goodies, les invitations, les remerciements, etc. Il faut également penser à personnaliser l’évènement en fonction du thème, du public et de l’objectif. Par exemple, on peut créer un logo, un slogan, un hashtag, un site web ou une application dédiés à l’évènement. On peut aussi proposer des animations interactives, des sondages, des témoignages ou des feedbacks.