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Le dictionnaire de données et le glossaire métier : des outils de performance des entreprises


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Qu’elles soient petites ou grandes, les entreprises sont plus soucieuses de maintenir leur compétitivité. Elles recherchent alors des moyens efficaces pour faciliter tous les processus qui déterminent l’atteinte de cet objectif. À titre illustratif, certaines entreprises optent pour un management transversal, plutôt qu’un management hiérarchique. Même si elle est motivante et efficace, cette approche de gestion nécessite l’utilisation de quelques outils comme le dictionnaire de données et le glossaire métier. Cet article vous propose d’en savoir plus sur ces deux outils intéressants pour la performance des organisations.

Des processus de plus en plus transversaux aux entreprises

La complexité de gestion d’une organisation dont le fonctionnement est transversal constitue une réalité pour les gestionnaires ainsi que les chercheurs en management. Cependant, pour maintenir votre part du marché, vous devez opter pour l’approche processus « transverse ».

Les processus devront donc être considérés comme des composantes qui nécessitent l’exploitation de diverses ressources issues de différentes fonctions. À titre illustratif, un processus transversal concernant la conception de nouveaux produits met en jeu à la fois l’utilisation des ressources de :

  • la fonction commerciale pour une identification correcte des besoins du marché ;
  • la fonction recherche et développement (R&D) pour la conception et le développement du produit ;
  • la fonction de production pour réaliser les tests nécessaires ;
  • la fonction marketing pour une vulgarisation efficace du nouveau produit.

Il s’agit d’une approche transverse (contrairement à l’approche verticale) qui favorise une bonne communication au sein de l’entreprise. En réalité, dans ce contexte, le manager est responsable d’une équipe transverse constituée de divers profils ayant un objectif commun. Toutefois, cela requiert un alignement entre les différents services de l’entreprise en matière de vocabulaire et de définition des données.

C’est la raison pour laquelle la confection du dictionnaire de données revêt une importance capitale pour les entreprises dont les processus sont transversaux. Ainsi, des cabinets de conseil comme Projexion accompagnent les entreprises pour concevoir leur dictionnaire de données dans les règles de l’art.

glossaire entreprise

Qu’entend-on par dictionnaire de données et glossaire métier ?

La donnée est devenue indispensable depuis plusieurs années au sein des organisations. Ces dernières collectent de nombreuses données qui concernent leurs clients, leurs fournisseurs, leurs partenaires et leurs employés. En réalité, la quantité d’informations obtenue est si volumineuse que leur compréhension nécessite des moyens appropriés.

L’objectif est qu’un même élément fasse référence à la même chose. Il faut aussi noter que la définition des données est une notion qui varie en fonction des différents acteurs impliqués dans le fonctionnement d’une entreprise. Un dictionnaire de données et un glossaire de métier sont des outils efficaces à utiliser pour s’assurer du bon fonctionnement des entreprises.

Le dictionnaire de données

Également appelé lexique ou glossaire, le dictionnaire des données est une collection des données de l’entreprise. Il permet de les identifier, de les localiser et de mieux les connaître. Aussi, il a une importance stratégique particulière dans la mesure où il représente le vocabulaire de ces dernières.

Généralement, le dictionnaire des données se présente sous la forme d’un tableau à quatre colonnes contenant le nom, le code et le type de donnée ainsi que des commentaires pertinents. Il est également indispensable pour les profils techniques (les développeurs, data analysts, data scientists…) dans leur travail de tous les jours.

Le glossaire des objets métiers

Aussi appelé business glossary, le glossaire des objets métiers est un outil qui propose une représentation des données associées à des informations utiles pour les activités quotidiennes. Une signification et un contexte sont alors attribués aux données dans tous les départements de l’organisation.

Normalement, tous les employés d’une entreprise doivent partager une même compréhension ou une définition identique des termes. Ainsi, le glossaire métier crée une base de connaissances commune à tous les collaborateurs de l’organisation.

Ils peuvent donc découvrir, comprendre et intégrer facilement les enjeux liés aux données qui circulent dans leur service, dans leur structure ou plus généralement dans l’entreprise.

Quels sont les différences et les points de similitude entre un dictionnaire de données et un business glossary ?

Même s’ils ont tendance à être confondus, le dictionnaire de données et le glossaire des objets métiers n’ont pas les mêmes objectifs. En effet, le premier cherche à traiter les informations des bases de données et des systèmes utilisés essentiellement par le service informatique. Cependant, le second définit des termes utilisés au sein d’une même organisation. C’est un dictionnaire métier qui fait foi dans l’entreprise.

De plus, le dictionnaire de données se présente sous forme de tableaux, de colonnes ou de schémas, alors que le glossaire métier fournit une définition unique des termes métier sous forme de texte. Il faut également noter qu’un glossaire métier croise les termes et les relations qui les lient, contrairement aux dictionnaires de données.

Par ailleurs, malgré ces nombreuses différences, les deux outils sont en quelque sorte complémentaires. Il est possible de dire que le glossaire métier procure du sens au dictionnaire des données. Ainsi, un collaborateur peut vérifier la signification d’un terme dans le business glossary s’il a un doute sur sa signification dans le contexte de son dictionnaire de données.

dictionnaire de données entreprise

Comment mettre en place un business glossary et un dictionnaire de données efficaces ?

Pour réussir votre démarche d’alignement, vous devez commencer par identifier les bons acteurs. Les points d’attention que vous devez anticiper sont la gouvernance et les règles à établir. De ce fait, vous devez par exemple associer l’objet à son référent, identifier le périmètre d’action ou encore les différents contributeurs.

Vous devez aussi adapter votre démarche au niveau de maturité de l’entreprise par rapport à l’utilisation des données. Il vaut mieux évoluer étape par étape pour obtenir des résultats efficaces. Vous pouvez par exemple commencer par un simple fichier Excel pour créer le dictionnaire des données. Ensuite, il vous faudra mettre en place des dispositifs efficaces pour une mise à jour continue de ces outils à la fois vivants et évolutifs.

En somme, la circulation des informations et leur compréhension sont un enjeu primordial pour les entreprises compétitives. Des outils comme le glossaire métier et le dictionnaire de données occupent alors une place importante au sein des systèmes mis en place. Ils établissent de manière adéquate l’harmonisation nécessaire pour la mise en place des processus transversaux.