La comptabilité est une fonction primordiale dans une entreprise, celle qui retrace tout le patrimoine et les dettes de l’organisation, et toutes les opérations qu’elle a effectuées. La comptabilité permet aux dirigeants d’avoir les informations nécessaires et fiables pour produire les reportings financiers, outils de pilotage et de gestion de l’entreprise. Cependant, la comptabilité n’est pas toujours évidente pour toute entreprise. C’est pourquoi beaucoup s’intéressent à l’utilité de déléguer leur comptabilité à un expert de la gestion comptable. Si vous aussi, vous voulez déléguer la gestion comptable de votre entreprise, voici ce que vous devez savoir.
Table des matières
Les étapes à suivre pour déléguer la comptabilité de votre entreprise
La gestion de la comptabilité de votre entreprise est une activité réglementée, qui ne peut être déléguée qu’à des experts comptables externes. Vous pouvez déléguer plusieurs tâches relatives à la comptabilité, comme la saisie comptable, la révision comptable, l’élaboration des états financiers. Un expert-comptable peut également vous proposer des services d’aides sur les reportings financiers, d’assistance en matière sociale, fiscale et juridique. Voici comment faire pour externaliser la gestion comptable de votre entreprise.
Faire une étude préalable
Avant de pouvoir déléguer la gestion de la comptabilité de votre entreprise à un expert-comptable, il est nécessaire que vous procédiez à une analyse des processus mis en place au sein de votre organisation, de façon à connaître la situation actuelle de votre entreprise au niveau de la comptabilité :
- Quelles sont les méthodes comptables utilisées par votre entreprise : comptabilité analytique, comptabilité budgétaire ?
- Quelle est l’ampleur de vos tâches en termes comptables : volume des pièces et documents que vous traitez chaque mois ? Chaque année ?
- Quels sont vos délais ?
- Quelles sont les déclarations que votre entreprise doit réaliser chaque année et à quelle fréquence ?
- Combien de fiches de paie devriez-vous éditer chaque mois ?
- Quels sont les tableaux de bord utilisés au sein de votre entreprise, et quel est le délai de traitement de leur mise à jour ?
Faire la sélection des tâches à déléguer
Après avoir effectué l’étude préalable de l’ensemble des processus comptables mis en place au sein de votre entreprise, vous devez sélectionner les tâches et les services que vous souhaitez déléguer à un expert-comptable ou à un cabinet d’expertise comptable. Pour vous aider, voici la liste des principales tâches comptables que vous pouvez déléguer :
- La saisie comptable : enregistrement des achats, des opérations de ventes, des frais généraux, de la trésorerie, de la paie, etc. ;
- La gestion fiscale : gestion des immobilisations, déclaration de TVA, CVAE, etc. ;
- Les travaux d’inventaire : révision comptable, passation des écritures de clôture d’exercice, réalisation des comptes annuels, établissement de la liasse fiscale.
Identifier des prestataires
Comme nous l’avons dit plus haut, vous ne pouvez déléguer la gestion de votre comptabilité qu’à un expert-comptable, ou faire appel à un cabinet d’expertise comptable. Lors de la sélection de votre prestataire, il est important de prendre en compte les facteurs ci-après :
- Détention de cette inscription du professionnel au tableau de l’ordre des experts-comptables ;
- La réputation de l’expert-comptable ou du cabinet comptable ;
- Ses références ;
- La connaissance des prestataires de votre secteur d’activité.
Avant de choisir votre prestataire, il est important de comparer plusieurs devis, ainsi que les différentes solutions proposées sur le marché. Toutefois, le prix des services ne doit pas être le seul facteur de votre choix.
Signer la lettre de mission
Comme toute collaboration, il est nécessaire de signer un contrat qui détaille tous les aspects de la collaboration. Ici, nous parlons de lettre de mission, qui prévoit toutes les tâches à déléguer à l’expert-comptable. La lettre de mission est généralement conclue pour une année renouvelable.
Comment gérer la relation avec le prestataire ?
L’expert-comptable qui se charge de la gestion de la comptabilité de votre entreprise représente pour vous un partenaire clé. Pour cela, il est important pour vous de fonder votre partenariat sur une bonne communication régulière et une confiance mutuelle.
Suivi régulier de votre gestion comptable
Oui, vous avez décidé de déléguer la gestion de la comptabilité de votre entreprise à un cabinet d’expertise comptable, pour alléger vos tâches et avoir une assurance de la conformité de votre comptabilité aux lois et réglementations, ainsi que de la fiabilité des informations. Mais ce n’est pas pour autant que vous ne vous intéresserez pas à son travail.
Le suivi régulier de votre gestion comptable vous permet non seulement d’avoir une vue globale de la situation financière de votre entreprise, mais également d’échanger avec votre expert-comptable, un moyen de construire une relation de partenariat avec le cabinet, et apprendre à travailler en équipe.
Échange d’informations
Pour mener à bien ses missions, l’expert-comptable a besoin d’avoir une vision générale de tous les aspects de l’entreprise, afin d’être en mesure d’établir un diagnostic de la situation, et d’apporter des propositions essentielles au développement de votre entreprise. Dans le but de pouvoir réaliser cette veille, l’expert-comptable doit avoir toutes les informations nécessaires sur l’activité de l’entreprise. Il doit être au courant de tout ce qui se passe dans l’entreprise et ne pas être sollicité que pour les situations d’urgence.
Ainsi, vous devez être en communication régulière avec votre expert-comptable, et faire des échanges d’informations.
Évaluation de la prestation
Déléguer la comptabilité de votre entreprise, c’est investir dans la gestion comptable, qui propose à votre entreprise des avantages comme de bénéficier de conseils d’expert, de leur expertise en comptabilité, et un gain de temps considérable. Aux vues de l’importance de la prestation de l’expert-comptable, il est important d’évaluer son travail : délai de traitement de vos opérations, pertinence des conseils qu’il vous procure, exhaustivité et fiabilité des informations contenues dans les reportings, qualité de la communication entre vous et l’expert-comptable, etc., bref, autant de paramètre qui peuvent vous aider à évaluer efficacement la prestation de votre expert-comptable.