Un extrait KBIS est un document qui permet de prouver la légalité d’une entreprise commerciale, car l’absence d’un numéro d’immatriculation peut être considérée comme un délit de travail camouflé.
L’extrait KBIS est indispensable pour toute société civile ou commerciale. Il est généralement délivré par le greffe du tribunal de commerce. En quoi est-il réellement si important pour les entreprises ? Le document dispose-t-il d’une période de validité ?
Nous vous en dirons un peu plus sur ce document.
Importance d’un extrait KBIS à jour pour une entreprise
L’extrait KBIS représente en quelque sorte la « carte d’identité » d’une entreprise. Il regroupe les informations nécessaires à savoir sur la structure. Il s’agit notamment :
- de la dénomination sociale ;
- du type d’activité ;
- de la forme juridique ;
- du numéro de SIREN ;
- du capital ;
- de l’identité des dirigeants et administrateurs ;
- et de la décision du tribunal de commerce en matière de redressement et liquidations judiciaires.
C’est grâce à toutes ces informations que la société peut procéder à l’ouverture d’un compte bancaire en son nom. Dans le cas où la société ne dispose pas d’un extrait KBIS, il lui sera impossible de répondre à un appel d’offres public. Il est possible aujourd’hui de commander en ligne un extrait KBIS sur https://www.kbis.net si vous n’en avez plus d’extrait KBIS à jour à votre disposition. Le KBIS est important, car il permet aussi d’effectuer des achats au nom de l’entreprise comme le bail d’un local par exemple.
Comment mettre à jour l’extrait KBIS ?
L’extrait KBIS est le seul document légal qui confirme la situation actuelle de votre entreprise tant au niveau de son administration qu’au niveau de son activité. C’est pourquoi il est important que les informations liées à la société soient mises à jour après un trimestre, surtout en cas de modification d’une donnée depuis la dernière délivrance.
Pour procéder à l’actualisation dudit document, il faut faire une demande directement adressée au greffe du tribunal de commerce dont votre entreprise dépend. Dans ce cas, il vous faudra vous rendre au guichet pour retirer votre extrait. Vous pouvez aussi effectuer votre demande en ligne sur le site afin de recevoir votre KBIS par courrier électronique.
Si aucun changement n’est effectué durant la période des 3 mois, vous pouvez simplifier vos démarches en demandant un envoi périodique de KBIS. Mais le recours d’un envoi périodique du KBIS n’est possible que pour certaines entreprises.
Quelle est la durée de validité d’un KBIS ?
Le KBIS certifie les informations relatives à la société ainsi que son existence juridique dès la signature de l’acte. Il faut noter que l’extrait de KBIS peut être modifié à tout moment à compter de la date de sa délivrance. Par exemple, un changement d’adresse ou un redressement judiciaire modifie le KBIS. En raison de cet aspect, le KBIS ne dispose pas d’une réelle période de validité.
Néanmoins, pour effectuer une démarche particulière, il est obligatoire de présenter un extrait qui date de moins de 3 mois. Il est donc recommandé d’actualiser son extrait KBIS tous les 3 mois pour être en règle.
Toutefois, nous vous recommandons de garder vos anciens KBIS, car ils représentent la vie de votre entreprise jusqu’à ce jour. Pour plus de précautions, vous pouvez les numériser et les sauvegarder sur un ordinateur via le serveur de la société ou les garder dans un classeur.