L’émission d’une facture est obligatoire pour toutes les ventes réalisées par un professionnel. L’établissement de ce document respecte des standards. Pour être conforme à la loi, vous devrez respecter certaines mentions obligatoires.
Table des matières
Présentation d’une facture
Une facture est un document utilisé couramment dans le cadre d’une activité professionnelle. Elle présente 4 fonctions clés :
- Juridique : elle sert de preuve pour justifier l’existence de la vente entre le vendeur et le client.
- Commerciale : elle communique en détail les conditions de la vente (prix et modalité de paiement).
- Comptable : elle sert de pièce justificative pour la comptabilité dans l’établissement des comptes annuels.
- Fiscale : elle agit comme support à l’exercice des droits sur la TVA et au contrôle de l’impôt.
Sa délivrance est nécessaire lors de la vente d’une marchandise ou d’une prestation de service par un professionnel.
Toutes les entités juridiques doivent présenter ce document. Cela concerne les sociétés, les associations, les entreprises individuelles, etc. La réclamation d’une facture est un droit fondamental du client.
Les mentions obligatoires sur les factures
L’émission d’une facture devra s’effectuer avec deux exemplaires. Vous en produirez par vous-même, ou en votre nom et pour votre compte. La fourniture de ce document s’effectue lors de la livraison de la marchandise, ou à la fin de la prestation de service. La version originale revient au client.
Le Code du commerce définit toutes les mentions obligatoires lors de la facturation (article L441-3). Cela concerne les éléments suivants :
- Les informations sur votre identité et celles de votre client.
- Le numéro individuel d’identification à la TVA du professionnel, et du client en cas d’autoliquidation de la TVA pour les transactions hors de la France.
- La date d’émission de la facture.
- Le numéro de la facture.
- La date de la vente du produit ou de la prestation de service.
- Les informations détaillées sur les produits ou les prestations vendus : quantité exacte, désignation, prix unitaire hors TVA.
- Les rabais sur le prix accordés pour le client au moment de la vente ou de la prestation. Cela concerne les éléments directement liés à l’opération.
- Le taux de TVA En cas de présence de taux différents, vous devrez mentionner les différents taux à chaque ligne de service.
- Le coût total de la TVA.
- Le montant total hors taxe à payer, et le montant total toutes taxes comprises à payer.
- Les modalités de paiement ou les conditions de règlement.
- Lors de la présence d’un règlement anticipé, vous devrez communiquer les conditions d’escompte.
- Le taux des pénalités exigibles lors d’un retard de paiement.
- La somme de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement due au créancier lors d’un retard de paiement.
- L’adresse de facturation si celui-ci est différent du siège social.
- Le numéro du bon de commande en cas d’émission préalable par le client.
Ces deux dernières règles ont pris effet depuis le 1er octobre 2019. La rédaction de la facture est en langue française. Il est toutefois possible d’établir ce document dans une monnaie étrangère et dans une langue étrangère. Des conditions encadrent cette démarche.
Les règles de numérotations
Chaque facture doit présenter un numéro. L’attribution de ce chiffre respecte des règles spécifiques. En effet, chaque document possède un numéro unique. Vous utiliserez une suite chronologique continue comme base de la numérotation. Vous veillerez à éviter les ruptures dans la chaine.
Vous pouvez recourir aux préfixes (l’année, ou le mois et l’année) si nécessaire. Vous aurez les exemples suivants : Facture « année-numéro » ou Facture « année-mois-numéro ». En cas d’une facture de plusieurs pages, vous mentionnerez le numéro sur chacune de celles-ci.
Les mentions sur l’identité des parties concernées
Les informations concernant votre identité et celles de votre client sont :
- Pour vous :
- Votre nom, votre prénom et la dénomination commerciale dans le cas d’une entreprise
- La dénomination sociale, la somme du capital social et le statut juridique (EURL, SA, SARL, SAS, etc.) dans le cas d’une société.
- Le numéro SIREN et SIRET de votre entreprise.
- Le numéro d’immatriculation au RCS, et la ville de l’obtention de l’extrait Kbis pour les commerçants.
- Le numéro d’inscription au répertoire des métiers, accompagné du chiffre désignant la CMA concernée.
- Pour votre client :
- Le nom complet pour un particulier, ou le nom de la société.
- L’adresse du domicile du particulier, ou le siège social de l’entreprise client.
D’autres informations peuvent s’ajouter pour les entreprises exerçant une activité nécessitant une assurance.
Les mentions sur la vente ou la prestation fournie
Vous devrez indiquer la dénomination précise des éléments facturés.
- Pour chaque vente :
- La nature,
- La référence,
- Les caractéristiques,
- La quantité,
- Le prix unitaire hors taxe.
- Pour chaque prestation:
- La nature,
- La référence,
- Les caractéristiques,
- La quantité,
- Le prix unitaire hors taxe ou le taux horaire hors taxe.
La quantité peut s’évaluer en unités de produits ou de service, en poids, en volume ou en taux horaire.
Les mentions sur la TVA
Vous avez l’obligation de mentionner votre numéro individuel d’identification à la TVA pour toutes les factures plus de 150 € hors taxe. Le client devra faire de même s’il est dans l’obligation d’auto liquider cette taxe. Vous indiquerez ensuite le taux de la TVA applicable, et un récapitulatif de la somme totale de la TVA due.
Les mentions sur le paiement
La facture devra contenir les informations concernant les modalités de paiement par votre client. Cela concerne :
- La date prévue pour régler la facture.
- Les modes de paiement acceptés.
- En cas de paiement anticipé, les conditions d’escompte.
Pour rappel, le Code du commerce encadre les délais de paiement entre professionnels.
Les factures électroniques
Il est possible d’émettre votre facture par voie électronique. Vous devez avoir l’accord de votre client avant de pouvoir envoyer le document. Vous disposez de 3 options pour l’envoi de la facture électronique :
- La transmission suivant la norme EDI (échanges de données informatisées) : vous et votre client devrez vous accorder sur la structure du document.
- La transmission sécurisée par la signature électronique : la signature électronique servira d’authentification la source du document.
- Les autres types de transmissions électroniques : ces démarches nécessitent la présence de contrôles documentés et permanents. L’établissement d’un système d’audit fiable sur l’opération est également nécessaire.
La facture dématérialisée doit permettre une lecture claire et sans ambiguïté sur un ordinateur. Elle devra présenter les mêmes mentions obligatoires que la version papier. La facturation électronique est désormais obligatoire pour toutes les entreprises opérant sur le marché public.
Les sanctions applicables
La non-conformité aux règles de rédaction de la facture peut vous exposer à une amende fiscale de 15 € par mention manquante. La limite maximale de la sanction sera de 25 % sur la facture.
Pour le manquement des obligations sur la facturation entre professionnels, vous encourrez une amende allant de 75 000 € à 375 000 €.
Conclusion
Il est important de bien respecter les mentions obligatoires lors de la facturation. Le non-respect de ceux-ci peut conduire à des sanctions fiscales. En raison des fonctions de ce document, vous avez l’obligation de les conserver sur une période de 10 ans.