Les documents importants doivent être triés et stockés au sein d’une entreprise, qu’ils soient en version papier ou en version électronique. Pour mieux les gérer, il est aujourd’hui possible d’opter pour des solutions digitales telles que la GED. Mais qu’est-ce que la gestion électronique de documents (ou GED) ? Comment fonctionne cette gestion électronique des documents, et quels sont ses avantages ?
Table des matières
Qu’est-ce que la gestion électronique des documents ?
La gestion électronique des documents ou GED est un système informatique dédié à la gestion de documents numériques. Généralement disponible sous forme d’application pour tablettes et smartphones, le système est en fait intégré à un logiciel GED d’entreprise.
Pour information, la gestion électronique de documents vous permet de numériser vos documents papier, en plus de vous permettre de dématérialiser les processus métier liés à cela.
Afin d’assurer la gestion des étapes du cycle de vie de chaque document numérique, le GED utilise différentes fonctionnalités ainsi que divers outils :
- Indexation, stockage et organisation du document électronique.
- Acquisition ou création de documents.
- Consultation et recherche du document électronique, avec échange d’informations.
- Gestion de la sécurité de toutes les données contenues dans le document électronique.
- Archivage électronique du document numérique pendant son délai de conservation.
Le terme « GED » peut également faire référence à l’ensemble des méthodes, outils et bonnes pratiques pour fluidifier et numériser la gestion des documents de votre société, mais pas seulement à un logiciel.
Comment fonctionne la gestion électronique de documents ?
Un processus de GED se décline en 5 principales étapes, et chacune d’elles peut être associée à un module du logiciel.
La capture et la numérisation des documents
Premièrement, la GED va capturer vos documents électroniques ou dématérialiser vos documents papier. 3 différentes technologies peuvent être utilisées pour cette première étape de la gestion électronique des documents :
- La Reconnaissance automatique des Documents (ou RAD) assure l’identification de la nature des documents à traiter pour y appliquer des actions appropriées de classement et d’extraction automatique.
- La Reconnaissance Optique des Caractères (ROC) assure l’extraction du texte brut d’un document en effectuant une analyse optique des caractères ou du texte.
- La Lecture Automatique des Documents (LAD) assure l’interprétation et l’extraction rapide et autonome des informations contenues dans le document.
Le traitement des documents
La gestion électronique des documents traitera ensuite vos documents dans le but de les décrire avec précision en utilisant différents critères (date de création, référence, auteur, contenu du texte, etc.).
Ainsi, les documents de votre entreprise pourront être indexés et rangés dans le dossier adéquat pour un classement correct. Les collaborateurs de votre société n’auront par la suite pas de mal à retrouver facilement chaque document.
La sauvegarde et le stockage des documents
Lors de cette 3e étape, la GED rangera vos documents dans les dossiers adaptés. Afin d’éviter les risques de saturation, votre logiciel de gestion électronique de documents doit disposer d’un espace de stockage suffisant.
Puis, il y aura sauvegarde des documents numérisés sur un serveur distant ou un serveur interne de votre entreprise dans le but d’assurer leur intégrité même si un incident survient.
La diffusion des documents
Des niveaux d’accès sont par la suite attribués à chaque document, dossier ou sous-dossier dans le cas où vous allez effectuer une gestion plus macro. Pour que cette prochaine étape puisse avoir lieu, plusieurs points sont à mettre au clair :
- Quels services et quelles personnes peuvent avoir accès à un document bien déterminé ?
- Quelles sont les modalités d’accès à mettre en place pour chaque dossier ou document : Suggestions et commentaires uniquement ? Lecture seule ? Autorisation de modification du document ? Possibilité de partage avec d’autres individus ? Etc.
L’archivage des documents
Avec une durée de vie plus ou moins longue, chaque document de la GED peut faire l’objet de modifications. Avec un logiciel de gestion électronique des documents, ces changements peuvent être conservés dans un historique précis, et à tout instant, vous pourrez revenir à la version précédente lorsque vous jugez cela nécessaire.
Depuis son dépôt, chaque document bénéficiera également d’un « sceau d’authenticité » grâce à une génération d’empreinte unique pour ne pas être altéré à travers la gestion électronique des documents ou GED.
Toutefois, il ne s’agit pas d’un logiciel SAE (d’archivage électronique). Le périmètre d’action de la gestion électronique des documents concerne seulement les archives intermédiaires et courantes des documents de votre entreprise :
- Les archives intermédiaires concernent les documents que vous utilisez rarement, mais vous les conservez tout de même pour des questions économiques, administratives ou juridiques.
- Les archives courantes désignent vos documents conservés qui sont couramment utilisés et « actifs » dans la réalisation de vos activités.
Gestion électronique des documents ou GED : Quels sont ses avantages ?
La GED réduit le papier
En déployant une solution numérique de gestion électronique des documents, votre entreprise peut réduire significativement l’utilisation des documents papier et se dégager des contraintes liées à ceux-ci.
Par ailleurs, votre entreprise pourra centraliser tous ses documents au sein d’un environnement unique, ce qui libèrera considérablement de nombreux mètres carrés dans vos locaux.
La réduction du papier conduit également à la réduction des coûts relatifs à l’impression (imprimantes, ramettes de papier, cartouches, etc.). Ces économies peuvent réellement être substantielles si vous avez une grande entreprise.
Enfin, en utilisant un logiciel de gestion électronique des documents, vous allez contribuer au développement d’une dynamique écoresponsable et à la mise en œuvre d’une démarche RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises).
La gestion électronique des documents améliore la collaboration
La collaboration interne au sein de votre entreprise sera améliorée grâce à la GED. En effet, le partage des documents pourra se faire plus rapidement, et plusieurs individus pourront les éditer simultanément. Avec des gains de temps compris entre 5 et 10 % du temps de travail de vos employés sur une semaine, la dynamique générée par cette gestion des documents va générer des bénéfices énormes.
Puisque les divers services dans votre entreprise seront alignés autour d’une plateforme unique, la collaboration interne fonctionnera à merveille.
La GED développe de la productivité
La recherche de documents prend environ 2 heures par jour pour chaque salarié, ce qui revient à environ 10 heures par semaine. Mais en utilisant un logiciel de gestion électronique des documents, la recherche sera beaucoup plus facile et rapide puisque chaque document est bien rangé de sorte qu’il soit facile à retrouver. En effet, votre employé effectuera une recherche simple afin de trouver un document bien déterminé.
La gestion électronique des documents standardise et uniforme les documents
Le logiciel de GED peut automatiser le processus de standardisation et d’uniformisation de vos documents (format d’enregistrement, mise en forme, terminologie de nomination, etc.). Par exemple, un contrat de travail dans votre entreprise va automatiquement suivre un modèle prédéfini avant d’être enregistré sous format PDF. Vous pouvez également prédéfinir un système d’appellation. Ainsi, la GED fluidifiera les processus métier, car certaines opérations réalisées manuellement sont faites de façon automatique.
La GED sécurise les données
Les niveaux d’accès proposés par les logiciels de GED assurant la sécurisation des données contenues dans les documents de votre entreprise. Il faut alors avoir une autorisation adéquate dans le but de pouvoir ouvrir et/ou modifier un document donné. Certains logiciels de gestion électronique de documents nécessitent même une protection des documents par chiffrement ou mot de passe.
Les conséquences d’un sinistre seront également limitées parce qu’avec la GED, vous bénéficierez d’une meilleure capacité de résilience. Vous pourrez même savoir avec précision par qui, quand et dans quelle mesure la modification d’un document a eu lieu, et ce, depuis sa création.