Le comité de pilotage est très connu dans le milieu des grands projets. Que ce soit pour les marchés publics ou privés, il apparait régulièrement. Il est aussi employé dans les grandes entreprises et particulièrement dans des directions de systèmes informatiques. Vous vous demandez peut-être ce dont il s’agit réellement ? Nous vous apportons des éléments de réponses.
En quoi consiste un comité de pilotage ?
Le comité de pilotage est communément connu sous l’abréviation COPIL. Il s’agit d’une équipe transversale mise en place dans le but d’assurer la mise en route d’un projet. C’est un projet souvent complexe qui implique plusieurs interlocuteurs, un grand cahier des charges ou de fortes interdépendances.
La présence du COPIL permet au client et au prestataire d’avancer le grand projet et d’en minimiser les échecs. Il existe d’ailleurs des sites internet que vous pouvez consulter si vous voulez tout savoir sur le comité de pilotage et ses missions.
Le COPIL peut par exemple être créé au sein d’une mairie pour la réalisation d’un projet de grande envergure. Il peut également être mis en place au niveau d’un hôpital, si ce dernier veut réviser entièrement l’organisation de ses services. Pour une entreprise privée, la mise en place de COPIL se réfère au lancement d’un projet complexe.
Le COPIL détermine les choix stratégiques du projet : la communication, la validation des étapes, les préparations et les retours d’informations. Il assure aussi le choix des investissements nécessaires, l’analyse des options proposées et l’orientation des décisions.
Comment bien gérer son comité de pilotage ?
Pour une bonne gestion de votre comité de pilotage, vous devez adopter quelques démarches strictes. Vous devez accorder à ce groupe un réel pouvoir de décision sur les planifications, les plans d’action, les stratégies à adopter, les moyens à déployer et les ressources à mobiliser.
Un des facteurs clés qui fait avancer le projet est de fixer la continuité des actions et des décisions prises. Vous ne devez pas vous limiter à des réunions, vous devez vous assurer qu’il y aura des actions récurrentes respectées par la suite, faire en sorte que toutes les personnes concernées soient présentes à chaque fois.
Concernant la gestion du temps, vous devez choisir une personne qui songe aux temps passés pendant le COPIL. Il faut tenir de petites séances de 10 min chacun et attribuer un objectif à chaque séance. La personne chargée de veiller au temps met fin à une séance lorsque le temps est écoulé. C’est à ces conditions que le projet et la prise de décision pourront avancer.
Vous devez communiquer régulièrement l’avancement du projet. Cela permettra à toutes les parties prenantes de s’assurer que le projet ne stagne pas.
Les missions du comité de pilotage en entreprise
En entreprise, le but principal du comité de pilotage est de faire avancer un projet conformément aux enjeux existants. Ses missions principales sont donc de :
- suivre l’avancement du projet par rapport aux différentes étapes définies,
- suivre le budget et avertir le comité s’il y a une dépense en excès ou un non-respect du budget,
- définir les moyens et les ressources,
- effectuer un arbitrage sur les blocages et chercher des solutions pour y remédier,
- valider les étapes clés,
- gérer les risques et anticiper les solutions,
- faire la mise au point sur les livrables définis,
- mobiliser les ressources nécessaires.
Le COPIL peut allouer un budget additionnel au projet si cela s’avère nécessaire. Il peut donc recruter de nouvelles personnes, acquérir de nouveaux outils ou bien reporter des échéances. Bref, il peut prendre toutes les grandes décisions relatives au projet. Il dispose d’un grand pouvoir de décision sur toute la préparation et le déroulement du projet.
Qui peut être membre du comité de pilotage ?
Le comité de pilotage doit être composé des grands décideurs, surtout choisis pour leur compétence et leur expertise. Il se compose :
- du sponsor du projet,
- du maître d’œuvre,
- du directeur ou chef du projet,
- du directeur stratégique,
- du représentant des métiers qui interviennent dans la réalisation du projet.
Ces personnes se réunissent sur une périodicité définie : réunion mensuelle, hebdomadaire ou trimestrielle. Celles-ci sont animées par le directeur ou le chef du projet. Le sujet principal des réunions se rapporte sur les changements de stratégies et les décisions à prendre. Toutes les décisions prises doivent être approuvées par le sponsor du projet.
Dans le COPIL, le maître d’œuvre et le sponsor sont les principaux détenteurs du pouvoir. Ils décident si une stratégie, un changement ou une adaptation peuvent être mis en place. Les autres membres sont des exécuteurs du projet.