En cas d’arrêt de travail d’un salarié (maladie, un congé de paternité ou de maternité, adoption, etc.), l’employeur doit compléter un document spécifique. Ce dernier est destiné au versement des indemnités quotidiennes de l’employé. Il s’agit du formulaire S3201. Il est également connu sous l’appellation Cerfa 11135*04.
Table des matières
Le formulaire s3201, qu’est-ce que c’est ?
Le Cerfa 11135*04 joue le rôle d’attestation de salaire en vue du versement des indemnités quotidiennes de la sécurité sociale. Ce document spécifique est établi par l’employeur dans le cas où l’employé fait un arrêt de travail, ou s’il prend un congé prolongé.
Cette attestation de salaire est aussi rédigée quand le salarié est dans un cas de reprise à temps partiel (pour un motif thérapeutique par exemple). Elle concerne également une femme enceinte qui obtient l’interdiction de travailler.
Il existe d’autres raisons qui peuvent amener l’employeur à remplir cette obligation vis-à-vis de son employé. En effet, c’est ce document qui permet à l’assurance maladie d’estimer le droit aux indemnités journalières d’un salarié.
Pour faire simple, le formulaire s3201 est un document spécifique du centre d’enregistrement et de révision des formulaires administratifs. En premier lieu, il permet de voir si l’employé remplit toutes les conditions possibles pour percevoir des indemnités journalières.
Après cette étape, ce document favorise aussi l’évaluation du montant de ces indemnités. En tant que chef d’entreprise, ce formulaire vous sera utile lorsqu’un de vos employés sera en situation d’arrêt de travail. Ce peut être par exemple :
- Une grossesse ;
- Une maladie ;
- Un congé de maternité ou de paternité ;
- Une adoption, etc.
Toutefois, il convient de préciser que le formulaire s3201 n’a rien à voir avec les arrêts pour maladie professionnelle, ou encore accident de travail. Il s’agit là du formulaire S6202. Si vous êtes un employeur, il vous faut remplir ce document une fois l’arrêt de travail de l’employé reçu, et après la fin de son congé. Ensuite, vous l’envoyez à l’assurance maladie à laquelle le salarié est affilié. Il faut noter que l’employeur qui ne le fait pas s’expose à des poursuites judiciaires.
Quelle est l’utilité du formulaire s3201 ?
Ce document est utile et obligatoire dans maintes circonstances. La maladie ne prévient pas, par exemple. En tant que chef d’entreprise, l’un de vos travailleurs peut tomber malade. Il peut être même en arrêt de travail sur ordonnance d’un médecin. Il peut aussi reprendre son travail à temps partiel pour des raisons de santé.
Il faudra le remplir et le signer pour qu’il soit examiné. Il vous est possible de faire le dépôt vous-même de façon directe, ou de l’envoyer par courrier. Si vous ne le faites pas, vous vous exposez à une sanction devant le conseil des Prud’hommes.
Il ne faudrait surtout pas envoyer le formulaire s3201 dans le cas où l’employé serait victime d’un accident de travail, ou d’une maladie professionnelle. Si l’arrêt de travail concerne un accident ou une maladie liée à l’exercice des fonctions, il vous faudra utiliser le formulaire S6202.
Quelles sont les informations qui figurent sur le cerfa 11135*04 ?
Le formulaire s3201 revêt d’une importance capitale. Son remplissage mérite donc beaucoup d’attention.
Des informations sur le salarié
Si vous êtes le chef d’entreprise, lors du remplissage du formulaire, il vous faut indiquer d’abord les renseignements de l’état civil de votre salarié. Il ne faut pas oublier de renseigner son adresse complète. Ensuite, il faut mentionner le motif ou les raisons de l’arrêt temporaire de travail de ce dernier. Il est essentiel d’y mettre son numéro INSEE, ou son numéro d’immatriculation.
Par ailleurs, la caisse d’assurance maladie aura besoin des informations sur son poste, sa catégorie professionnelle, et son emploi. Il faut donc les préciser. Aussi, le champ qui renferme les données relatives à l’étude des droits est à remplir. Un petit détail très important. Il ne faut pas oublier de donner des informations justes sur la date du dernier jour de travail du salarié, et surtout, la situation exacte de ce dernier.
Des données essentielles
Il y a certaines données qui doivent forcément figurer dans le formulaire s3201. Le champ relatif à la « Reprise anticipée du travail » mérite d’être bien renseigné. C’est pour signaler si le salarié a repris son boulot avant la date prévue. Aussi, le champ concernant « Activité à temps partiel » doit être renseigné au cas où l’employé voudrait d’une reprise partielle du travail à cause des soins sanitaires.
En complétant le formulaire s3201, il faut préciser le montant exact des cotisations sociales aux titres des assurances maladie. Ce doit être aussi le cas pour les rétributions touchées pendant les six derniers mois civils précédant la date de l’arrêt du travail du salarié. Pour le faire, il suffit de cocher la case « Plus de 200 heures ». Mais ici, c’est quand cela a été le cas pendant les trois mois civils précédant la date de l’arrêt du travail.
Les cas exceptionnels
Les champs du cerfa 11135*04 qui correspondent aux cas particuliers sont à remplir. Ici, il faut le faire si le salarié est un travailleur intermittent par exemple. Il peut bien être aussi un pigiste, un journaliste, un représentant qui travaille de façon discontinue, ou encore un vendeur. Dans l’attestation de travail, il est important de préciser la catégorie professionnelle des salariés.
Tout ce qu’il faut connaître sur le formulaire S3201
Où peut-on trouver le formulaire s3201 ?
Quand un salarié arrête le travail, il existe deux options pour l’établissement de l’attestation de salaire. En premier lieu, il est possible de télécharger le formulaire en allant sur la plateforme en ligne de l’assurance maladie (ameli.fr). Après le téléchargement, il faut procéder au remplissage du document.
Enfin, vous l’envoyez à la caisse d’assurance maladie de votre employé. Si vous désirez une déclaration de ce formulaire en version dématérialisée, vous pouvez vous rendre sur net-entreprises.fr.
Par ailleurs, il faut privilégier cette alternative si vous désirez accélérer la réalisation des formalités adéquates pour que le salarié entre en possession de ses indemnités journalières. Il est également important de garder à l’esprit que le processus doit être entamé une fois l’avis d’arrêt de travail du salarié reçu, et après la fin de ses congés.
Ce dernier doit aussi établir une attestation de salaire si vous êtes astreint de prolonger son arrêt de travail au-delà de 6 mois. Il en est de même pour la reprise de son emploi pour des motifs thérapeutiques.
Quelles sont les phases pour un parfait remplissage du cerfa 11135*04 ?
Peu importe l’option adoptée pour établir l’attestation de salaire, il faut noter que les données à remplir ne diffèrent pas. Elles sont les mêmes. Le document est divisé en diverses sections. Vous devez les remplir soigneusement. Autrement, il peut être rejeté.
Ce qui est normal, car la détermination des indemnités journalières de votre employé en dépend. Vous avez déjà une idée des informations à paraître (nous les avons évoquées plus haut), voici où les mettre par étape sur le formulaire.
L’en-tête du formulaire s3201
Le document est divisé en différentes sections. Avant de commencer son remplissage, il faut d’abord indiquer le motif de l’arrêt de travail. Ce peut être aussi la raison du congé prolongé. Cette indication doit être faite au niveau de l’en-tête du formulaire. Pour le faire, il suffit de cocher « Maladie », « Maternité » ou « Paternité ».
Section 1 du cerfa 11135*04
Après avoir indiqué la raison de l’arrêt de travail, il vous faut renseigner la section « Employeur » du document. Vous devez y mettre des informations concernant vous-même et votre entreprise. Au niveau de cette première partie du formulaire, vous devez renseigner votre :
- Nom ;
- Prénom ;
- La dénomination de la structure.
Ensuite, il vous faudra indiquer l’adresse de l’entreprise, son numéro SIRET, ainsi que son numéro de téléphone. Enfin, vous devez cocher la case qui se trouve à droite du formulaire, s’il s’agit d’une structure de travail temporaire.
Section 2 du formulaire s3201
La deuxième partie du document est destinée à la caisse d’assurance maladie. Il faut renseigner des données relatives à votre employé. Après son état civil, un champ est prévu pour insérer sa catégorie professionnelle (ouvrier, cadre, apprenti, etc.), et les 15 chiffres de son numéro de sécurité. Il est important de les remplir avec beaucoup d’attention.
Section 3 de l’attestation de salaire
Si les deux premières parties du document sont relativement aisées à remplir, la troisième peut paraître un peu complexe. En effet, celle-ci comporte de sous-parties. Elle doit faire montre des données nécessaires à l’évaluation des indemnités journalières du salarié par la caisse d’assurance maladie. Si l’employé a eu des congés payés, ou était en poste, il faut commencer à renseigner dans le champ « situation de la date d’arrêt ».
Les motifs
Au niveau des champs qui se trouvent à gauche du formulaire s3201, vous devez mentionner la date du dernier jour de travail, et la date de reprise de l’employé. Si ce dernier a repris son travail à temps partiel, il faut cocher la case qui correspond à « Motif médical » ou celle de « Raison personnelle ». Ces cases sont au niveau de la ligne « Reprise à temps partiel ».
En dessous de cette ligne, il faut sélectionner « Cas général » si le salarié fait un travail continu. S’il exerce une activité discontinue, vous devez choisir « Cas particuliers ». Il s’agit en fait des postes de pigiste, de vendeur, etc. Après cela, les cases qui se trouvent à droite sont à renseigner. Vous devez mettre le montant des cotisations salariales, ainsi que la période de leur détermination.
La période de travail et les salaires bruts
Si le travailleur a effectué plus de 800 heures de travail pendant les 12 derniers mois qui précèdent son arrêt de travail, vous devez cocher « Plus de 800 h ». Il faut aussi indiquer la période de référence. Cela doit être fait dans le tableau de la deuxième sous-section de la partie 3 de l’attestation.
En outre, si le salarié exerce un travail de façon continue, vous tenez compte dans ce cas de ses trois dernières paies. Si son travail se fait par contre de façon discontinue, il est conseillé de faire référence à ses 12 dernières paies.
La prochaine phase est relative aux salaires bruts. Ils doivent figurer dans « Salaires de référence ». Il est recommandé de mentionner le caractère brut des sommes inscrites dans le tableau. Ainsi, vous évitez des éventuelles erreurs lors du calcul des indemnités.
Il convient de préciser que vous ne devez pas hésiter à joindre des photocopies des bulletins de paie du salarié. Il s’agit de la meilleure solution si vous avez des difficultés à bien remplir le tableau.
Sections 4 du formulaire s3201
En ce qui concerne la section 4 du document, elle se présente sous l’aspect d’une attestation sur l’honneur que l’employé doit signer. Il en est de même quand il s’agit du congé de maternité, de paternité, d’adoption.
Section 5 du cerfa 1135*04
Quant à la section 5 du formulaire, elle est destinée à la demande de subrogation. Il faut noter qu’il existe des conventions collectives, ou des accords de branche, qui donnent la possibilité aux employés de percevoir des salaires partiels ou complets pendant un arrêt de travail.
Ainsi, vous êtes en droit de faire la demande d’une subrogation et de toucher les indemnités qui doivent être versées à l’employé. Pour remplir cette dernière partie du document, il faut renseigner la période à laquelle vous désirez faire la demande de la subrogation.
Il faut le faire en dessous de la ligne correspondante. Il y est écrit « Période pendant laquelle l’employeur demande la subrogation ». À la fin, vous indiquez votre numéro de compte bancaire ou postal. Vous apposez votre signature dans la partie droite de la section. Cela vous donne l’autorisation de toucher les indemnités journalières du salarié.
Conclusion
En cas d’arrêt de travail d’un employé, le cerfa 11135*04 fait office d’attestation de salaire. Pour que ce document soit valable, les salariés doivent le signer après le remplissage des employés. Ce formulaire est essentiel pour que l’employé puisse prétendre aux indemnités journalières pendant ses congés prolongés.
Après cette étape, les données renseignées dans le formulaire s3201 feront objet d’analyse par la caisse d’assurance maladie du salarié. De cette étude découle la somme des indemnités à verser. Les motifs de l’arrêt de travail sont multiples : grossesse, accueil d’enfant, maternité, etc. Dans tous les cas, ce document doit être rempli, et c’est une obligation qui s’impose à l’employeur. Autrement, il peut écoper de sanctions devant le conseil des Prud’hommes.