Une entreprise qui souhaite rester focalisée sur son cœur de métier peut recourir à une externalisation de certains de ses services. Des prestataires proposent à cet effet de réaliser différentes missions en vue de soulager les sociétés et d’apporter de la valeur ajoutée. Quels sont les différents services que vous pouvez externaliser ? Qu’en est-il des intérêts ? Nous vous aidons à mieux comprendre le monde de l’outsourcing.
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Outsourcing : quels services externalisés ?
L’externalisation, également connue sous l’appellation anglo-saxonne outsourcing, est une technique de plus en plus courante dans le monde de l’entrepreneuriat. Elle consiste à déléguer un service à des partenaires externes à l’entreprise. Notons qu’il est possible d’externaliser tous les services dans une société, voici les plus courants :
La gestion de paie
La paie a longtemps été considérée comme un sujet sensible qui ne doit être traité qu’en interne par les entreprises. Mais actuellement, de plus en plus de sociétés optent pour l’externalisation de la gestion de la paie. Une tendance qui s’explique par le fait qu’il s’agisse d’un processus complexe qui requiert du temps et beaucoup d’attention.
Pour assurer ce genre de mission, des prestataires se spécialisent dans l’externalisation de la paie. C’est le cas notamment de www.techni-paie.com, une société experte dans le domaine, notamment en gestion de paie pluri-conventionnelle et gestion sociale. Les TPE et les PME, mais également les artisans peuvent contacter ce genre de structure pour alléger les tâches à traiter comme la déclaration des cotisations sociales et bien plus encore.
Voici les diverses tâches qui seront prises en charge par le prestataire en externalisation de la paie :
- établir les bulletins de paie ;
- calculer les déclarations sociales obligatoires ou DSN ;
- raccorder chaque fiche de paie en fonction des événements en ressources humaines tels qu’une embauche, une absence ou un changement de contrat ;
- mener une veille juridique pour que les fiches de paie puissent rester à jour et correspondre aux normes en vigueur ;
Certaines fonctions RH
L’externalisation RH est également possible. D’ailleurs, certaines entreprises décident de délocaliser ce service en le confiant à un prestataire spécialisé dans le domaine des ressources humaines. Il existe plusieurs fonctions RH pouvant être externalisées comme :
- la gestion du recrutement ;
- la gestion de la formation ;
- la gestion de paie ;
- la gestion administrative du personnel ;
Pour mener à bien l’une ou l’autre de ces missions, le prestataire doit avoir accès à un logiciel spécifique à l’entreprise ou d’autres outils dédiés. En ce qui concerne les avantages de l’externalisation RH, elle est cruciale pour le développement d’une entreprise. Cette technique permet de soulager les responsables de certaines missions chronophages. L’équipe RH pourra ainsi rester concentrée sur des missions à forte valeur stratégique.
Le parc informatique
Peu importe le domaine d’activité de l’entreprise, il est aussi possible d’externaliser la gestion de son parc informatique. Cette démarche vise à confier la gérance d’une partie ou encore de l’ensemble de tout le système informatique de la société à des spécialistes externes. Voici les diverses tâches réalisées par un prestataire en gestion de parc informatique :
- suggérer des solutions informatiques si des problèmes surviennent et réaliser des dépannages ;
- sécuriser les données de l’entreprise et de tout son parc informatique ;
- optimiser tout le système informatique en réalisant des mises à jour ou des travaux de maintenance ;
- administrer les divers sites, gérer les mails et s’occuper de l’hébergement informatique ;
Cette liste des services est bien évidemment exhaustive. Il faut savoir que la majorité des missions réalisées au sein d’une entreprise peut être externalisée entièrement ou en partie. La décision revient à l’entreprise de délocaliser ou non ses activités.
Les secteurs d’activité qui ont recours à l’externalisation
Les vrais entrepreneurs connaissent l’importance et l’attractivité d’une externalisation de services. D’un point de vue entrepreneurial, il s’agit d’une stratégie pertinente pour faire des économies tout en gagnant en valeur ajoutée. Cela explique l’engouement des TPE et des PME, tous secteurs confondus, à opter pour cette solution.
Que ce soit dans le secteur de l’immobilier, de la finance, de l’assurance ou autre, les entrepreneurs sont tous demandeurs de l’outsourcing. De nombreux dirigeants décident de délocaliser une majeure partie de leurs services pour se concentrer sur les tâches essentielles.
Des études ont effectivement démontré l’intérêt des entreprises pour l’externalisation. Plus de 80 % des entreprises françaises, tous secteurs confondus, externalisent au moins une fonction de leurs activités. Quant aux dirigeants d’entreprises, plus de 80 % d’entre eux pensent étendre l’outsourcing à d’autres fonctions dans leur société.
Les clés de la réussite de l’externalisation
L’externalisation est en plein essor en France et dans toute l’Europe, mais également outre Atlantique. Les entreprises qui ont collaboré avec des prestataires sont nombreuses. Certains dirigeants ont défini les clés de la réussite en matière d’externalisation.
La qualité de la prestation
La qualité des services est LA première condition de réussite de l’externalisation. Il faut de ce fait chercher les meilleurs prestataires aptes à répondre à vos attentes, surtout si la fonction attribuée est sensible. C’est le cas notamment pour les prestataires dans l’externalisation de la paie. Pour déléguer cette tâche importante et complexe, la meilleure solution est de collaborer avec une société experte dans le domaine. Des prestataires vous garantissent fiabilité, sécurité, mais aussi simplicité de travail.
La réactivité du prestataire
Puisque les services sont traités à l’extérieur de l’entreprise, les prestataires doivent rester accessibles et très réactifs. Cette condition est importante pour ajuster les consignes et les recommandations tout au long de la collaboration, et réagir en cas d’incident. Plus un prestataire est réactif, plus la collaboration se déroule correctement.
Le respect des délais
L’externalisation des services impose des échéances pour chaque production et finalisation des tâches. Les prestataires doivent de ce fait s’aligner aux exigences des donneurs d’ordre et respecter les délais impartis. Le travail fourni à temps est l’une des conditions de réussite d’un projet d’externalisation.
Les limites de l’outsourcing
Outre les nombreux avantages de l’outsourcing, cette technique présente aussi des limites à ne pas minimiser :
- une visibilité plus restreinte des tâches et des activités ;
- une dépendance au prestataire, voire une perte d’autonomie pour la réalisation de certaines tâches ;
- un coût à ne pas minimiser malgré l’attractivité des tarifs comparativement au recrutement de nouveaux salariés ;
- un risque de non-respect des délais ;
Malgré les opportunités qu’offre l’externalisation des services, elle présente aussi des risques importants. Les entrepreneurs doivent tenir compte de ces limites pour ajuster au mieux leur stratégie entrepreneuriale. Il est recommandé de réaliser une étude en amont pour mieux se projeter sur l’avenir et conditionner la réussite d’un projet d’externalisation.