Pour rester concentrées sur leur cœur de métier, les entreprises optent pour l’externalisation de certains services. Cette solution présente de nombreux avantages, tant en matière de coût que de qualité de prestation. En ce sens, des sociétés se spécialisent dans les démarches d’externalisation comme celle de la paie, de la comptabilité ou d’autres aspects de la gestion financière. Vous aussi vous souhaitez externaliser la gestion de la paie ? Découvrez les différents intérêts à en tirer et les meilleures solutions pour profiter de ce service.
L’externalisation de la paie pour une meilleure gestion
Toute entreprise doit mobiliser une équipe pour gérer la paie de ses collaborateurs. Souvent, une branche est mise en place en interne pour assurer le suivi, les mises à jour et l’organisation pour permettre l’élaboration des bulletins de paye de l’entreprise.
Ce service requiert une certaine expertise étant donné que le cadre légal évolue constamment. En cas de retard d’établissement des déclarations, des majorations ou des pénalités peuvent être appliquées. Pour toutes ces raisons, de nombreuses sociétés décident de se décharger de cette tâche lourde et complexe en externalisant la gestion de la paie.
Il est effectivement possible d’externaliser sa gestion de la paie en toute sérénité en faisant appel à une structure qualifiée. Des structures spécialisées proposent des prestations de services correspondant à vos attentes, tant sur le plan organisationnel que légal. Chacune de vos fiches de paye sera traitée selon vos recommandations comme les diverses primes d’intéressement, les augmentations des salaires des collaborateurs, les absences, les congés, etc. Ainsi, la gestion de la paie deviendra un outil efficace pour assurer le bon fonctionnement de l’entreprise.
Une économie significative sur les dépenses technologiques
Dans le cadre d’une bonne gestion de la paie, une entreprise doit fournir des outils technologies tels que des logiciels à son personnel ou l’équipe en charge de l’organisation de sa gestion sociale. C’est le cas de Sage, PayFit, E-Paye, Meta4 et tant d’autres. Pour rester performantes, les entreprises conçoivent même des logiciels dédiés à leur activité. Ce volet technologique représente un budget conséquent pour une société. En effet, elle doit déployer des experts pour concevoir ces outils et former son personnel.
En faisant appel à une structure experte en externalisation de la paie vous vous déchargez de ce besoin en outil technologique dédié à sa gestion. Les experts à qui vous allez confier les tâches disposent déjà de tout le matériel, tant technique que technologique.
Gestion de la paie : un ajustement à l’aspect légal
Le cadre légal de la gestion de la paie connaît plusieurs ajustements. Pour vous aligner aux lois en vigueur, vous aurez besoin de former votre personnel à toutes les mises à jour apportées. Le moindre écart risque d’impacter la régularisation des salaires et le paiement des différentes fiches de paie. Ce genre de situation est souvent source de litiges. Vous pouvez toutefois rester serein en externalisant la gestion de la paie. Les organisations insistent sur le respect du cadre légal, tant au niveau des taux de cotisation que des nombreuses conventions en vigueur.
Les déclarations sociales réalisées par la structure d’externalisation seront alors justes et conformes aux modalités légales. Le prestataire veille également à ce que tous les bulletins de paie soient traités dans les temps impartis. Vous ne risquerez plus un retard sur les échéances ou d’autres pénalités occasionnées par ces retards de régularisation. En d’autres termes, le prestataire s’aligne aux réglementations sociales afin d’assurer la régularisation de toutes les paies à temps.
Une indépendance dans le traitement des fiches de paye
La gestion de la paie en interne est attribuée à un gestionnaire. Il s’agit d’un salarié membre de l’entreprise qui peut être sujet à des désagréments. En effet, il peut tomber malade ou être absent pour des raisons personnelles. Votre société devient donc dépendante de cette personne pour traiter les paies. Un simple manque d’organisation de sa part peut vous coûter cher.
Devenez plus indépendant dans la gestion de la paie en faisant appel aux services d’un prestataire. Il s’engagera à réaliser les missions dont vous l’avez chargé dans les temps imposés dans votre contrat de collaboration. De cette manière, vous ne risquerez pas de percevoir des retards en l’absence de votre gestionnaire en interne.
Externaliser la gestion de la paie pour limiter les difficultés
En cas de mauvais traitement de la paie ou risque de non-paiement, les salariés peuvent contester. Les démarches sont réalisées devant le Conseil des Prud’Hommes. Ce genre de situation se produit en cas d’erreur de saisie ou de calcul en fonction des réglementations. L’externalisation de la paie permet alors de limiter les risques de litige qui pourraient mettre à mal la situation financière d’une entreprise.
Par ailleurs, c’est à l’entreprise qui fait office de prestataire de s’armer d’une assurance professionnelle sur les différentes responsabilités liées à la paie afin d’éviter les entorses. Le client, entre autres l’entreprise donneuse d’ordre, doit fournir des informations justes et non erronées au prestataire. Si des erreurs provenaient des données communiquées par l’entreprise cliente, elle reste seule responsable.
Gestion de la paie en externe : un gain de temps considérable pour les entreprises
Le fait d’externaliser une bonne partie des tâches chronophages soulage les entreprises. Les dirigeants et responsables seront effectivement plus libres dans leurs obligations professionnelles et resteront focalisés sur le développement de leur société. C’est alors l’un des intérêts d’externaliser la gestion de la paie. Un prestataire se chargera à votre place de suivre les absences, les congés, les primes, etc.
Cette solution est surtout recommandée pour les structures qui commencent à se développer. Il s’agit notamment des TPE et PME qui ont besoin d’un profil qualifié pour suivre la gestion de la paie.
Elle convient aussi aux grandes entreprises qui veulent éviter les erreurs dans le suivi de la paie. Des dysfonctionnements impactent lourdement leur image et leur santé financière. Pour limiter tous ces risques et gagner en performance, un prestataire en externalisation de la gestion de la paie est une alternative.