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Quel système d’archivage privilégier ?


Pour rester compétitive et assurer son avenir économique, une entreprise doit mettre en place un système d’archivage efficace. Il ne s’agit pas uniquement de stockage de documents, mais d’une gestion de l’information pour qu’elle soit accessible à tout moment par les collaborateurs. Mis à part l’aspect légal de l’archivage des documents, il nécessite une méthodologie pointilleuse. De plus, il y a d’un côté l’archivage physique et de l’autre l’archivage électronique. Comment faire pour s’y retrouver ? Quel système privilégier ? Voici les détails.

Un archivage physique plus dynamique grâce à un grossiste en papeterie

L’archivage physique des documents est incontournable pour toutes les entreprises. De plus, la loi préconise que certaines versions des documents administratifs soient conservées sur une durée déterminée. Pour un archivage de document en papier plus dynamique, votre entreprise peut collaborer avec un grossiste en papeterie comme celui que vous trouverez sur www.directpapeterie.com. Vous y trouverez également le nécessaire de bureau (ramettes de papier, séries d’enveloppes, classeurs, pochette en plastique, cartons pour classement, etc). Ce matériel est indispensable pour gérer au mieux votre documentation après scan, impression ou photocopie.

Privilegier Archivage

Dans l’archivage de documents physiques, il faut également penser à une gestion rigoureuse. Une équipe peut être assignée pour définir l’emplacement de chaque dossier. Une hiérarchisation des documents et aussi requise. Les points essentiels du système d’archivage physique sont le traitement des dossiers (création et destruction), leur emplacement pour qu’ils soient conservés dans un lieu sûr et l’accessibilité des dossiers.

Le Système d’Archivage Electronique, un incontournable

Face à la digitalisation des supports administratifs, le SAE ou Système d’Archivage Electronique se veut être incontournable. Ce système s’appuie sur une gestion des documents très pointilleuse. Il vise surtout à améliorer l’accès aux informations essentielles, mais également le stockage des documents. Ce sont notamment des documents déjà traités qui sont archivés. Ce système permet la consultation, mais aussi la conservation ainsi que la restitution des documents dans certains cas de figure.

La mise en place d’un SAE dépend des compétences des membres d’une entreprise. Si des profils sont aptes à gérer les documents et les archives, sa gestion restera au niveau interne. Cependant, pour plus d’efficience, certaines sociétés décident de faire appel à des prestataires spécialisés pour gérer l’archivage électronique en externe. Cette démarche passe par une centralisation des données via des logiciels de stockage et de recherche d’informations.

La Gestion Electronique des Documents ou GED

Cette méthode d’archivage concerne les documents modifiables dénommés documents vivants. Ce système vise un échange plus dynamique au sein d’une organisation. En effet, grâce au GED ou Gestion Electronique des Documents, les collaborateurs d’une entreprise peuvent fonctionner de manière opérationnelle. Ils peuvent partager, supprimer, télécharger et modifier des fichiers selon leur bon vouloir. La GED est un système d’archivage au quotidien. Des logiciels sont mobilisés pour permettre à une entreprise de centraliser les informations. Pour plus de dynamisme, la GED donne la possibilité à une organisation de bénéficier d’un système workflow. Ce dernier peut s’appuyer sur un processus de validation pour avancer dans les différentes tâches établies.