La Gestion Électronique des Documents (GED) concerne toutes les entreprises modernes cherchant à optimiser leurs ressources. Que vous soyez à la tête d’une petite ou grande société, la mise en place d’une GED peut révolutionner la manière dont vous traitez, stockez et accédez à vos informations. Le passage à ce système peut toutefois sembler complexe. Découvrez donc comment instaurer la GED au sein de votre structure, étape par étape, pour que vous puissiez profiter de ses avantages.
L’objectif de la GED pour votre entreprise
L’optimisation de l’espace de stockage représente un avantage significatif de votre solution GED. Finis les piles de papier et les dossiers éparpillés. Tout est numérisé, organisé et facile à retrouver. L’efficacité de vos équipes est ainsi radicalement améliorée. Les recherches d’information deviennent rapides et précises, ce qui accélère considérablement les processus de travail. Cette procédure contribue par ailleurs à protéger vos documents des dégâts matériels et des accès non autorisés. Les paramètres de sécurité peuvent être personnalisés en fonction des exigences spécifiques de votre société, ce qui garantit un contrôle optimal.
Un autre avantage notable de la GED est l’amélioration de la disponibilité des données. Elle permet à vos employés d’accéder à l’information dont ils ont besoin, où qu’ils soient et à tout moment. Vous n’aurez plus à faire de déplacements inutiles pour consulter un document, puisque tout est à portée de clic. La GED facilite enfin la tâche en ce qui concerne la conformité légale. Les registres sont stockés en toute sécurité et peuvent être retrouvés lors d’un audit.
Les logiciels appropriés pour votre système de GED
Il existe un grand nombre de solutions numériques de gestion de documents. Comme vous pouvez le voir avec Ingedis-solutions.fr par exemple, Lucca et Zeendoc font partie des plus populaires. Ils ne représentent néanmoins que la pointe de l’iceberg. Il est recommandé de sélectionner une plateforme appropriée, qui répond aux exigences spécifiques de votre entreprise, pour vous éclairer dans votre choix. La compatibilité logicielle joue un rôle primordial dans cette démarche.
Assurez-vous que le système choisi s’intègre harmonieusement avec les autres outils informatiques déjà en place dans votre société. De cette manière, vous évitez les conflits techniques et les bugs qui pourraient en découler. Un autre facteur à considérer est le service d’assistance offert par le fournisseur. Une équipe dédiée, réactive et compétente, peut faire toute la différence lors de la résolution des problèmes qui surgissent pendant l’utilisation de l’outil. La personnalisation de l’application est également une caractéristique à ne pas sous-estimer.
Un système flexible permettant d’ajuster les fonctionnalités selon les besoins uniques de votre entreprise sera plus rentable à long terme. Le coût total du déploiement est aussi fondamental. Il inclut le prix d’achat du programme, ainsi que les dépenses en maintenance et les honoraires de l’expert qui va procéder à l’installation. L’évolutivité du système est un autre critère à prendre en compte. Il est préférable d’investir dans une solution qui peut se développer avec votre structure.
Un processus de numérisation, d’indexation et de classement des documents
La mise en route d’une politique de GED passe par la dématérialisation vos documents. Cette opération, connue sous le nom de numérisation, convertit vos dossiers papier en fichiers informatiques. Cela simplifie ainsi leur conservation et leur manipulation. Les machines utilisées dans ce cadre sont généralement équipées de logiciels OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) qui identifient et transforment les lettres imprimées en données électroniques.
Par la suite vient l’indexation. Cette étape consiste à attribuer des mots-clés ou des codes spécifiques à chaque document scanné. Cette procédure, comparable à l’étiquetage, garantit que les fichiers sont faciles à retrouver. Enfin, le classement permet de structurer vos documents numérisés. En les organisant dans un système clair et cohérent, cette opération améliore leur traçabilité et leur accessibilité. Les outils de GED proposent la plupart du temps des options de tri basées sur divers critères, tels que le type, la date ou le contenu.
Développez un programme de formation pour les utilisateurs
Une formation de qualité pour vos employés est un gage de succès pour votre projet de GED. L’enseignement peut prendre plusieurs formes. Des ateliers pratiques, par exemple, offrent aux participants l’opportunité de se familiariser directement avec l’interface et les fonctionnalités du système. Ils peuvent poser des questions et obtenir des réponses immédiates. Un autre type d’apprentissage possible est la séance de tutoriel vidéo. Ce moyen visuel et dynamique permet à vos collaborateurs de voir concrètement les manipulations à effectuer. Les guides d’utilisation, quant à eux, sont des ressources de référence précieuses qu’ils peuvent consulter à tout moment.
En raison de l’évolution constante des technologies, la formation à la GED est un processus continu. Des séances de mises à jour sont nécessaires pour vous assurer que vos équipes restent à la pointe de la technologie. Intégrez des tests et évaluations dans votre programme. C’est une excellente manière de savoir si les ateliers ont porté leurs fruits. Ces exercices permettent de mesurer l’aptitude des utilisateurs à appliquer les connaissances acquises et à utiliser efficacement le système.