La pandémie de la covid-19 a bouleversé toutes nos habitudes et cela a eu un impact considérable dans le monde du travail. Cependant, la crise sanitaire nous a également permis de nous rendre compte de la possibilité d’externaliser ou de sous-traiter certains services. Les services de secrétariat font notamment partie de ceux qu’il est possible de délocaliser. Quels pourraient donc être les avantages de cette externalisation et en quoi consiste-t-elle ?
En quoi consiste l’externalisation des services de secrétariat ?
Le secrétariat est le service de l’entreprise qui est chargé de recevoir les appels et de fixer les rendez-vous. Il peut également se charger de rédiger certains courriers et emails. Le secrétariat est donc le cordon qui lie l’entreprise au reste du monde.
Externaliser ce service consiste à confier l’ensemble ou une bonne partie de ses tâches à une entreprise extérieure. Il existe en effet des entreprises comme www.ab-services.com qui se chargent de gérer le secrétariat. Cette gestion se fait donc à distance et possède de nombreux avantages pour les entreprises.
Les avantages de l’externalisation des services de secrétariat
L’externalisation du secrétariat est aussi bien bénéfique pour les structures pendant la covid-19 mais également en dehors.
Les avantages pendant la période de crise sanitaire
La covid-19 a secoué les entreprises et les a obligées à se réorganiser. La délocalisation des services de secrétariat leur permet de se concentrer sur le cœur même des prestations qu’ils offrent pendant les différents confinements. Externaliser ces tâches administratives a ainsi permis de garantir la continuité et la qualité des services de l’entreprise. La délégation de ces services a notamment soulagé les agents de l’entreprise afin qu’ils soient au top de leur compétence.
Les avantages en dehors des périodes de crise
L’externalisation des services de secrétariat présente énormément d’avantages pour une entreprise. En premier lieu, cette délocalisation permet un gain de temps considérable aux PME afin de se concentrer sur l’objet même de leur travail. Deuxièmement, l’externalisation de ce service permet également aux entreprises de réduire leurs coûts. Le fait de confier ces tâches administratives à une entreprise extérieure permet en effet de réduire les frais de gestion et les charges liées au personnel. Il est possible de travailler en collaboration avec son prestataire afin que ce dernier s’adapte facilement aux besoins de l’entreprise.
De plus, elle permet une réduction des charges sociales telles que les indemnités ou les congés. Vous payerez votre prestataire en fonction du travail fourni et non en fonction des heures de travail. Pour finir, l’externalisation du secrétariat vous permet de mieux gérer le budget de l’entreprise, car vous n’avez aucun engagement de durée. Vous pouvez toutefois aisément changer de sous-traitant si vous n’êtes pas satisfaits. Les dépenses de l’entreprise sont donc mieux maîtrisées.
L’externalisation des services de secrétariat a été le dernier recours de bon nombre d’entreprises afin de s’adapter aux exigences de la crise sanitaire mondiale. Elle leur a permis d’allier compétence et savoir-faire pour bénéficier d’un gain de temps et d’autres avantages. La sous-traitance est donc à prendre en considération, même en dehors des crises pour une meilleure gestion de l’entreprise.