Le problème de l’archivage fait partie des défis réguliers d’un entrepreneur. Inévitablement, vos documents d’entreprise prendront davantage de place à mesure que votre activité se développe. À défaut d’espace d’archivage suffisant et adapté, vous pouvez stocker et gérer vous-même vos archives grâce à la location de box de stockage et à l’archivage électronique.
Les contraintes du stockage des archives
Les entreprises doivent conserver leurs documents pendant un certain temps : documents commerciaux (2 à 5 ans), documents comptables (10 ans) et documents fiscaux (6 ans). Ces durées légales de conservation des documents contraignent les entreprises à aménager un espace dédié à l’archivage. Pour conserver durablement les documents d’entreprises, le lieu de stockage doit respecter certaines mesures de sécurité.
Si vous choisissez de stocker vos archives en interne, votre lieu de stockage doit comprendre un aménagement adapté à la nature de vos documents stockés (armoires, étagères, conteneurs…). L’espace de stockage doit préserver les documents de la lumière et de l’humidité, tout en disposant d’une bonne ventilation. Face à ces contraintes de stockage des archives et par manque de place, les entreprises font toutefois souvent appel à des prestataires qui proposent des services de self-stockage.
La location de box en self-stockage pour archiver ses documents
Quand on cherche à en savoir plus sur le stockage des archives en grosse quantité, on en vient donc à s’intéresser au self-stockage, dans des box adaptés. Les professionnels de l’archivage mettent à disposition des entreprises un espace évolutif et entièrement sécurisé. Optez pour des locaux équipés d’une vidéosurveillance et d’un système de détection d’incendie, pour garantir une sécurité optimale des documents stockés. Assurez-vous également que les box de stockage soient équipés d’une alarme et d’un système de fermeture.
L’avantage ? Comme vos archives sont stockées à l’extérieur de vos locaux, vous disposez d’espace appréciable pour accroître le rendement de votre activité.
Le self-stockage vous offre à la fois flexibilité et facilité dans la gestion de vos documents. Vous pouvez organiser l’espace à votre convenance, pour préserver de manière optimale l’intégrité des documents. Vous bénéficiez d’un libre accès au box de stockage selon les horaires du site. Il est également possible de modifier la durée de location et de bénéficier de services supplémentaires selon le contrat que vous choisissez. Vous avez également accès à des accessoires et emballages dédiés au stockage des archives. C’est par exemple le cas des étagères modulables qui vous permettent d’optimiser le volume de votre box et d’accéder rapidement à tous vos documents.
La numérisation des archives
En complément du self-stockage des documents, les entreprises peuvent opter pour l’archivage électronique. La numérisation de vos archives vous garantit la protection, l’accessibilité et l’intégrité de vos documents. Les documents électroniques ont la même valeur juridique que les documents papier. La numérisation des archives constitue ainsi un système de sauvegarde des données importantes d’une entreprise. Elle évite la détérioration, la destruction ou la perte accidentelle de vos documents. L’intervention d’un spécialiste de l’archivage électronique peut s’avérer nécessaire pour vous accompagner dans le stockage et l’organisation de ces flux de données au quotidien.