L’archivage des documents compte sans nul doute parmi les tâches les éprouvantes pour le personnel d’une entreprise. Dans la majorité des cas, les services qui se chargent de la gestion des archives sont particulièrement débordés. En règle générale, les problèmes rencontrés dans l’archivage de documents sont dus à une mauvaise gestion ou à l’absence d’outils adaptés. Dans cet article, nous vous dévoilons les étapes à suivre pour stocker efficacement les archives de son entreprise.
Table des matières
Le stockage d’archives en entreprise, c’est quoi ?
L’entreprise a cette nécessité économique, et cette contrainte de garder une bonne partie de ses données et documents. Que ce soit de façon virtuelle ou physique, la conservation des informations ayant trait à la société.
Le stockage des archives reste une solution idéale, en ce sens qu’il peut permettre à l’entreprise de résoudre plusieurs problèmes entre l’administration et les employés. Il donne aussi à la société la possibilité de témoigner de la durée de son existence sur plusieurs plans.
Pour faire simple, le stockage d’archives en entreprise est le fait de conserver presque tous les documents importants de l’administration sous forme de preuves.
Quels dispositifs utiliser pour le stockage des archives ?
Il existe maintes stratégies pour conserver le papier administratif. Il faut rappeler qu’au fur et à mesure que grandissent les entreprises, les dossiers aussi encombrent les tables des bureaux, et la conservation, ou encore, la consultation des documents sensibles devient particulièrement ardue.
Dans certaines entreprises, des boîtes à archives sont utilisées pour le classement des documents et leur regroupement par lots. Ainsi, elles ont plus beaucoup plus d’espace dans leurs armoires ou sur leurs tables.
Il y a par ailleurs certaines entreprises qui optent pour les racks ou les bacs de stockage. D’autres encore préfèrent les containers ou les palettes. Toute une panoplie de moyens existe donc pour un bon stockage d’archives en entreprise.
Les étapes à suivre pour stocker efficacement les archives de son entreprise
Il ne sert à rien de faire un archivage qui ne sera pas profitable à l’entreprise. Il est donc important de suivre les étapes qui peuvent permettre de réaliser un stockage de documents efficace.
Identifier le papier à archiver
Il s’agit de la toute première étape pour effectuer un bon stockage d’archives en entreprise. Il vous faut d’abord identifier les papiers administratifs physiques à archiver. Le but de cette étape est de vous amener à déterminer le type de papier à stocker, et aussi, de réfléchir sur le mode d’archivage.
Cette identification vous donne également la possibilité de prévoir les conditions de stockage des documents. À ce niveau, le service habilité à le faire devrait pouvoir déjà connaître le type de rangement à adopter. En fonction du type de papier, son importance et sa durée de vie, il vous est possible d’identifier les équipements que vous jugez dignes pour l’archivage.
Il convient de préciser que la taille des archives n’est une chose à négliger. Il en est de même pour le niveau de sécurité requis. Les entreprises qui possèdent par exemple de gros volumes de documents devraient opter pour le découpage de leurs armoires. Ce qui leur permettra d’avoir les palettes.
Dans le cas où les dossiers sont beaucoup plus confidentiels, il est conseillé d’opter pour les containers. Il ne faut donc pas négliger cette étape qui reste l’une des plus importantes pour la réussite du stockage des archives en entreprise.
L’authenticité des papiers
Après avoir identifié les types de documents à archiver, il faut passer à leur authentification. Les professionnels doivent pouvoir analyser tous les papiers pour l’établissement de leur authenticité. Cette étape reste aussi l’une des plus importantes, parce que la légitimité d’une société se trouve dans la valeur des papiers administratifs qu’elle présente.
Il est donc inutile de passer ses heures à archiver des documents qui n’ont aucune valeur juridique, financière ou encore stratégique. Pour traiter et classer les papiers à cette étape, il faut faire un tri en tenant compte de leur nature.
Après cette phase d’authentification, l’équipe de stockage peut ensuite archiver les papiers et les retourner pour la vérification. Il s’agit là de la deuxième plus grande étape pour un stockage d’archives en entreprise réussi.
Stocker les archives
Cette étape reste celle de l’archivage même. A ce niveau, il faut procéder à un classement des papiers identifiés. Mais il faudra tenir compte d’un système bien défini, et qui est d’ailleurs propre à chaque service de la société.
Pendant le processus de l’identification, l’équipe doit être capable de déterminer le thème administratif de chaque papier. Les importants blocs de rangement seront constitués en fonction de ces thèmes administratifs. Au fond de ces blocs de rangement seront classés les documents qui correspondent à chaque thème.
Pour un archivage bien réussi, il faut apprendre à optimiser la conservation, ainsi que la consultation des papiers. Il ne faut pas oublier de faire aussi un bon classement. Ce dernier doit suivre une logique et favoriser l’accès facile à l’information. Si l’objectif est de permettre par exemple une recherche par nom, il faut alors classer les documents par ordre alphabétique.
Par contre, si ce doit être une recherche par chiffre, c’est-à-dire les numéros d’identification, les dates, etc. Il faut donc opter pour un classement suivant un ordre décroissant ou croissant. Cette étape reste la plus importante du stockage des archives en entreprise. Toutefois, il faut préciser qu’à ce niveau, il existe deux types de stockage : numérique et physique.
Le stockage numérique
En 2000, on a reconnu l’écrit électronique comme preuve. Depuis lors, on observe une dématérialisation des processus administratifs. En ce qui concerne par exemple le stockage des données numériques, il existe aussi des étapes à respecter pour garantir leur fiabilité, leur sécurité, et leur archivage sur de longue durée. Il faut retenir en premier lieu que le choix du support d’archivage numérique est dépendant de l’usage des archives. Il y a par exemple :
- La taille des informations à archiver ;
- La fréquence d’usage et de consultation des papiers ;
- La vitesse d’accès aux informations ;
- La capacité d’archivage du support utilisé ;
- Le système de sécurité de la société.
Il existe toute une multitude de supports de stockage. Il faut d’abord supprimer de votre choix les DVD, les CD et Blu-Ray. En effet, ces supports sont assez fragiles. Même les cartes SD, les clés USB et les micros cartes SD ont une capacité de stockage très peu considérable pour être privilégiés au sein d’une entreprise.
En France, beaucoup optent pour le disque dur SDD ou HDD. Il reste en effet la solution la plus plébiscitée en raison de sa fiabilité, de son prix et de sa qualité. Il y a également d’autres solutions comme les disques réseaux et serveurs NAS. Ce sont des disques durs autonomes qui sont branchés à internet ou au réseau local.
Ces disques renferment maints d’autres disques conçus pour l’usage en réseau, et l’archivage sécurisé des données ou des documents volumineux. Les professionnels privilégient ce mode de stockage en ce qui concerne les données stratégiques. Comme autre solution, il y a aussi la bande magnétique. Cette dernière est peu coûteuse et très fiable. De plus, elle possède une grande capacité ou de place de stockage.
Certaines entreprises adoptent le File Transfer Protocol (FTP). Il s’agit d’une solution de sauvegarde bien distante. D’autres encore s’intéressent au Cloud. Ici, le coût des serveurs informatiques distants reste l’un des plus intéressants. On peut aussi facilement intégrer le Cloud dans divers espaces techniques. Le seul défaut ici, c’est qu’il n’existe pas de garantie contre la destruction ou la perte des données. Il en est de même pour leur localisation.
Au niveau d’autres sociétés, c’est le coffre-fort numérique qui est adopté. Les fichiers qui sont confiés à ce coffre-fort sont au moins restitués, et ceci, dans l’état initial. Pour plus de sécurité, vous pouvez essayer d’utiliser deux ou trois différents types de supports pour le stockage d’archives en entreprise.
Enfin, une dernière méthode pour réussir le stockage d’archives en entreprise est de faire appel aux spécialistes. Ces derniers peuvent vous aider à pallier ce problème de manque de place au bureau pour archiver les documents.
Ils vont effectuer un audit et identifier le coût réel de vos archives. Ils vous font un devis que vous pourrez obtenir en ligne. L’archivage électronique favorise le partage des informations. Vous gagnez donc en temps tout comme en efficacité.
Le stockage physique
Il faut prendre en considération les durées légales de conservation des documents lors du stockage des archives physiques en entreprise. Il s’agit :
- De deux (2) à cinq (5) pour les papiers commerciaux ;
- Six (6) pour les papiers fiscaux ;
- Dix (10) ans pour les papiers comptables.
En ce qui concerne la sauvegarde des archives physiques, vous devez adopter des politiques de sécurité et de qualité de lieu d’archivage. Il est aussi important de choisir un matériel de sauvegarde adéquat. Ce peut être par exemple des conteneurs, des armoires de rangement, des étagères correspondant à la nature des papiers (cartons, dossiers, etc.).
Il vous faut aussi archiver les papiers à l’abri de l’humidité et de la lumière. Il faut faire en sorte que le rayonnage ne touche pas le plafond. Vous devez également disposer, dans les locaux, d’une température de 180°. Avoir une parfaite ventilation du lieu de stockage est aussi indispensable.
En outre, les professionnels de stockage d’archives en entreprise possèdent des entrepôts adéquats, adaptés, et qui répondent bien aux normes de sécurité drastiques. Ces entrepôts sont par exemple situés hors des régions d’habitation. Ils sont en pierre, et leurs charpentes en métal.
Les façades sont en bardage, et les sols en béton. Ils sont faits de murs et même de coupe-feu, d’extincteurs, d’alarmes anti-intrusion, etc. Ce sont autant de conditions qui rassurent de l’intégrité des archives physiques stockés dans des entrepôts ou lieux bien sécurisés.
Le stockage d’archives en entreprise ne consiste pas simplement à entreposer des papiers ou réaliser une simple sauvegarde. Il s’agit d’une activité qui demande un certain nombre de compétences, de moyens humains et matériels. Vous savez désormais les étapes à suivre pour stocker efficacement les archives de son entreprise. Il faut donc tout mettre en œuvre pour que votre processus de stockage d’archives en entreprise soit une totale réussite.