Tout au long de leur existence, les entreprises doivent stocker et conserver des documents officiels, des factures de clients ou de fournisseurs, des contrats de travail, des polices d’assurance, des relevés bancaires, des actes de propriétés et encore bien d’autres qui attestent de leur vie administrative. Alors, archivage physique, archivage dématérialisé : que faire ?
Dématérialisation et archivage numérique : la solution sécurité idéale
La tendance est à la digitalisation des opérations administratives et à l’archivage numérique des données. La sécurisation et le stockage de milliards d’informations personnelles durant de nombreuses années sont l’un des challenges majeurs du monde entrepreneurial.
Depuis 2012, l’État français préconise la dématérialisation des documents officiels des entreprises.
Notez qu’un bon système d’archivage doit être conforme à la norme AFNOR Z42-013. Vous trouverez de nombreuses infos à ce sujet si vous souhaitez en savoir plus sur l’archivage électronique, auprès d’experts du domaine.
Les contrats de travail, les bulletins de paie, les factures de clients et de fournisseurs et bien d’autres documents peuvent être dématérialisés, stockés et mieux gérés qu’auparavant. On évite ainsi le stockage papier, loin d’être écologique et qui n’est pas sans risques (inondation, incendie, etc., et ce sont des années d’archivage que l’on peut perdre). Néanmoins, l’accord du destinataire est nécessaire.
L’authenticité des archives dématérialisées est garantie par une signature électronique. C’est un outil informatique sécurisé qui assure ainsi l’existence de l’émetteur.
La dématérialisation numérique supprime ainsi toute la logistique de la forme papier (impression, affranchissement, transport, stockage et préservation). Le passage à la numérisation conduit à des économies substantielles et à l’accélération significative de nombreux processus dans la gestion des entreprises.
Beaucoup de secteurs sont concernés comme la direction générale, les Ressources humaines, les services juridiques et fiscaux et les services informatiques, mais aussi les circuits d’approvisionnement, de fabrication et de distribution des produits.
Pendant combien de temps les entreprises doivent-elles conserver leurs différents documents ?
Cela varie beaucoup selon la nature, l’origine, la valeur et l’importance de la preuve qu’ils apportent.
L’employeur est tenu de conserver les contrats de travail, bulletins de paie, soldes de tout compte pendant 5 ans, les charges sociales durant 3 ans, les déclarations d’accident auprès de la caisse primaire d’Assurance maladie courent pendant 5 ans, comme les documents importants pour l’inspection du travail.
En ce qui concerne les impôts sur les revenus des sociétés, les bénéfices industriels et commerciaux, la durée de conservation des avis d’imposition et des déclarations de revenus et justificatifs de frais réels est de 6 ans.
Voici encore quelques exemples ci-dessous :
- Pour les comptes annuels, il faut les garder 10 ans.
- Les taxes foncières et d’habitation demandent un délai de 1 à 3 ans (s’il y a exonération ou dégrèvement).
- Les documents bancaires liés aux prêts immobiliers, crédits et emprunts peuvent être détruits 5 ans après leur échéance.
- Vous devez conserver les relevés et talons de chèques durant 5 ans. Le bénéficiaire d’un chèque dispose d’un an pour l’encaisser.
- Dans le cas des assurances, les documents comme les quittances, les courriers de résiliation et les contrats ont 2 ans de validité après échéance.
Dans tous les cas, même si vous souhaitez conserver une trace papier, notez qu’il convient d’assurer la sécurité de vos archives de manière dématérialisée. Vous saurez toujours où vous en êtes sur vos dates d’échéance, et bénéficierez d’un système sécurisé pour ne rien perdre de vos données !