La bonne gestion de la paie du personnel constitue l’une des exigences à respecter pour assurer à votre entreprise un excellent fonctionnement. La tenue de certains documents comptables, notamment le livre et le registre des salaires, se révèle incontournable pour apprécier l’organisation de la rémunération dans la société. Nous vous proposons de découvrir l’importance de ces deux registres de comptabilité pour votre entreprise.
Table des matières
Le journal de paie et des salaires : de quoi s’agit-il ?
Le journal de paie constitue, comme le journal des ventes ou celui des achats, une composante du registre comptable. Il enregistre, en suivant un ordre chronologique, tous les flux économiques et financiers (cotisations patronales, par exemple) effectués par votre entreprise au cours d’une période donnée.
Ce document comptable représente la partie réservée à l’inventaire des opérations économiques ayant trait à la rémunération du personnel et des salariés. Le journal de paie comporte certaines mentions obligatoires pour faciliter les références en cas de problème. Lorsque vous en tenez un, vous devez notifier :
- la date des opérations comptables ;
- le libellé et le numéro de compte du salarié (pour les écritures comptables) ;
- le numéro de la pièce comptable justificative ;
- le libellé et le montant des écritures.
Il peut arriver que vous soyez dispensé du journal de paie quand vous inscrivez toutes les écritures comptables en rapport avec la rémunération dans le registre des opérations diverses.
Qu’est-ce qu’un livre paie ?
Pendant longtemps, le livre de paie a été le document comptable relatif aux salaires et aux cotisations patronales le plus important au sein de l’entreprise. Il relaie les informations consignées dans les bulletins de paie de chacun des salariés. Ce registre peut être sauvegardé aussi bien sur un support numérique que sur un support physique, coté et paraphé.
Lorsque le livre de paie résume les lignes les plus importantes des bulletins de paie de vos employés, il est qualifié de récapitulatif. Il peut aussi être élaboré de manière plus détaillée en reprenant toutes les données des bulletins de paie remis aux salariés.
Les bulletins de paie sont des documents comptables que vous devez absolument fournir à votre personnel. Ils représentent le lien qui existe entre eux et votre entreprise. Le bulletin confirme le travail d’une personne dans vos entreprises.
La Loi du 2 juillet 1998, portant plusieurs dispositions d’ordre économique et financier, indique qu’il n’est plus obligatoire pour les entreprises de tenir en support physique un livre de paie du personnel. Désormais, votre entreprise devra plutôt conserver un double de chaque bulletin de paie des salariés pendant une durée de 5 ans. Cette dématérialisation réduit non seulement les dépenses de l’entreprise, mais se montre également plus sécurisante.
Quelle est l’importance du journal et du livre de paie dans la gestion de l’entreprise ?
Le journal de paie et le livre de paie (les doubles des bulletins de paie) constituent des documents comptables que vous devez considérer comme de puissants outils pour optimiser la gestion des finances de votre entreprise. Tenir à jour votre journal de paie et votre livre de paie profite aussi bien à votre entreprise qu’à vos salariés.
Pour l’entreprise, cette comptabilité administrative permet de situer les forces et faiblesses de l’équipe. Ces registres facilitent les audits, comptables et financiers, dont les objectifs sont d’évaluer l’état financier réel de la structure et de mesurer sa prospérité. Grâce à eux, vous constatez plus facilement la forme de travail de votre personnel et le moyen de l’améliorer.
Pour le personnel, le bulletin de paie est la preuve tangible que chacune de ses heures de travail est comptabilisée et que ses primes lui ont bel et bien été versées. Ce document le renseigne sur les différentes cotisations prélevées de son salaire.
Les mentions obligatoires du bulletin de paie
Le bulletin de paie remis au salarié et conservé en double par l’entreprise doit comporter certaines mentions indispensables pour servir et valoir ce que de droit. Ces informations peuvent être rapportées à trois champs : l’entreprise, le salarié, et la paie elle-même.
Mentions relatives à l’entreprise
Vous devez mentionner sur le bulletin :
- le nom de votre entreprise, sa désignation, et son adresse ;
- votre numéro URSSAF ;
- votre code SIRET ;
- votre code NAF ;
- la convention collective appliquée, s’il en existe une.
Si vous n’en appliquez aucune, mentionnez les références du Code du travail liées à la durée des congés payés et aux délais de préavis.
Mentions relatives au salarié de l’entreprise
Le bulletin de paie doit faire référence au salarié concerné. Son nom, son emploi, et sa position hiérarchique dans la classification conventionnelle de l’entreprise doivent être notifiés.
Mentions relatives à la comptabilisation de la paie
La comptabilisation de la paie fait relever d’importants points relatifs au travail du salarié, aux charges patronales, et aux cotisations déduites de son salaire. Il faut donc mentionner, sur le bulletin de paie, les points ci-après :
- le nombre d’heures de travail effectué par le salarié (vous devez notifier ici les heures supplémentaires réalisées, la majoration et les taux attribués à ces heures) ;
- le montant de la rémunération brute du salarié ;
- le montant des cotisations et contributions légales ;
- le montant des versements et retenues effectués ainsi que leur nature sur le salaire brut ;
- le taux et le montant de la retenue à la source effectuée, correspondant au paiement des impôts du salarié ;
- les dates de congés et le montant des indemnités correspondant ;
- le montant des exonérations et exemptions des cotisations à l’URSSAF, à l’ASSEDIC, et à la caisse de sécurité sociale ;
- le montant des cotisations pour les assurances de prévoyance (retraite, maladie, etc.) ;
- le montant total des cotisations et contributions à la solde de l’entreprise ;
- le salaire net du salarié, déduction faite du montant total des cotisations, retenues et contributions.
La date de paiement du salaire net au salarié doit aussi être notifiée. Nous espérons qu’avec toutes ces informations, vous prendre mieux en main la gestion du salaire de votre personnel.