Dans le milieu professionnel, un salarié passe en moyenne 8 heures par semaine en réunion. Bien que le télétravail connaisse une ascension fulgurante ces dernières années, les collaborateurs préfèrent se retrouver sur leur lieu de travail dans la réalisation des différents projets de leur entreprise. Une salle de réunion constitue donc un espace de travail indispensable dans une entreprise. Mieux, c’est un lieu stratégique où de nombreuses décisions sont prises Il est de ce fait important que son aménagement soit réalisé dans les règles de l’art afin d’optimiser l’efficacité des échanges et l’interactivité entre les participants. Voici quelques conseils pour aménager efficacement votre salle de réunion.
Table des matières
Définissez un plan d’aménagement de la salle de réunion
L’organisation d’une salle de réunion se fait généralement en fonction des objectifs à atteindre. Si cet espace de travail constitue la pièce majeure de votre aménagement de bureau, certains paramètres doivent être établis. Premièrement, il s’agira de définir l’utilité de votre salle de réunion. Autrement dit, vous devez indiquer si vous souhaitez y organiser des réunions formelles avec des clients ou plutôt des conférences et des formations.
En dehors de cet aspect, il est important de déterminer la superficie nécessaire pour un confort optimal dans votre espace de réunion. Une attention particulière doit également être portée sur le nombre de personnes à accueillir dans les salles. En effet, vous devez vous projeter dans l’espace minimal octroyé à chaque participant afin de vous assurer de son confort. Il s’agit d’un paramètre important pour booster la productivité de vos collaborateurs.
En pratique, il est conseillé de respecter un minimum de 60 cm par personne dans une posture assise et en situation d’écoute. En revanche, en situation de travail (prise des notes, travail sur un ordinateur), l’idéal est d’offrir au moins 70 cm par personne en position assise. Pour un participant qui doit consulter par exemple des documents imprimés de façon régulière en réunion, vous devez prévoir au moins 80 cm en position assise. En ce qui concerne le passage entre la table et les cloisons, vous devez réserver un espace de circulation minimale de 1 m pour un meilleur confort de vos partenaires.
Choisissez le bon mobilier pour la salle de réunion
L’aménagement d’une salle de réunion dépend essentiellement du mobilier choisi. C’est un ensemble d’accessoires qui mettent en valeur l’image de l’entreprise ainsi que le type d’événement organisé.
Des sièges ludiques
Si vous souhaitez booster la créativité de vos collaborateurs, n’hésitez pas à miser sur des mobiliers innovant et anti-conventionnel. En ce qui concerne les chaises, vous pouvez opter par exemple pour les poufs. Ces derniers se distinguent du reste du mobilier de bureau et sont faciles à transporter. Hormis cela, les estrades constituent une excellente option pour augmenter l’esprit collaboratif et informel.
Dans le cas de l’organisation d’une formation ou d’une conférence, l’idéal serait de privilégier des chaises avec tablettes intégrées. En effet, elles occupent relativement peu de place et offre un meilleur aménagement des espaces en fonction du nombre de participants.
Des tables de réunion modulables et polyvalentes
Le meilleur choix à faire pour ce qui concerne les tables de réunion c’est les tables pliantes et mobiles. La particularité de ces types de mobilier est qu’ils offrent la possibilité de changer facilement de configuration de la pièce de réunion selon les besoins de l’organisation. En d’autres termes, si vous avez besoin de flexibilité dans vos aménagements de bureau, ces tables évolutives restent la meilleure alternative à adopter.
Des tableaux écritoires dynamiques
Pour favoriser des échanges fructueux entre collaborateurs, il est important de mettre en place les dispositions permettant à tous de s’exprimer. À cet effet, vous devez installer un tableau écritoire dynamique. Cet outil est indispensable pour conduire de façon efficace les sessions de brainstorming. Sur le marché, il existe une variété de modèles disponibles. Vous pouvez opter par exemple pour les tableaux Chat board, en verre trempé aimanté, etc. Selon la configuration de votre salle de réunion, choisissez le modèle de tableaux écritoires qui convient le mieux.
Adoptez la configuration adaptée au type de réunion
Selon l’objectif de la réunion, il faut mettre en place la configuration qui répond le mieux. Si les réunions formelles se tiennent généralement à l’écart de l’open space, les réunions rapides en revanche peuvent se tenir au cœur de l’open space, avec des dispositions différentes.
Une table haute pour une réunion rapide
Dans les grandes entreprises, la plupart des réunions improvisées se tiennent en dehors des pièces formelles de réunion. Ces moments d’échange rapide se produisent souvent au détour d’un open space, dans le couloir ou encore devant la machine à café. Très pratique pour gérer les réunions, cette solution favorise en effet la liberté de communication entre collaborateurs. Pour tirer un maximum de profits de ces réunions informelles, il est recommandé d’installer, à des endroits spécifiques, une table haute avec des sièges intégrés. Autrement dit, vous devez prendre de la hauteur pour bénéficier d’un confort optimal lors des réunions dynamiques et impromptues.
Des cabines acoustiques pour une réunion silencieuse
Si vous souhaitez travailler dans une concentration absolue, l’idéal serait d’opter pour un espace entièrement fermé avec des murs pour mieux contrôler la ventilation. À défaut de cela, vous pouvez choisir les alcôves acoustiques. Équipée d’assises, d’une tablette avec option-écran, cette solution est parfaite pour accueillir jusqu’à 4 participants. Elles sont tapissées d’un tissu acoustique et elles permettent d’isoler la réunion du reste de l’open space.
Par ailleurs, si la réunion nécessite un niveau plus élevé de confidentialité, vous pouvez miser sur une cabine acoustique. Capable d’accueillir jusqu’à 8 participants, elle réduit significativement le nombre de décibels à l’intérieur. La cabine acoustique s’intègre parfaitement au cœur de l’open space en l’occurrence grâce à ses parois vitrées qui apportent un design esthétique à votre salle de réunion.
Privilégiez un équipement de qualité pour les espaces de réunions
La décoration est aussi un élément important pour l’aménagement d’une salle de réunion. En effet, vous devez créer dans la salle une ambiance favorable à l’esprit de créativité. Les posters des bureaux sont des accessoires efficaces pour décorer parfaitement vos murs. Vous pouvez aussi privilégier des images encadrées et des pensées représentatives des célébrités que vous considérez comme des modèles dans votre domaine. En résumé, malgré le nombre d’années les posters gardent la même valeur et ils font toujours office de décoration murale dans les salles de réunions.
En dehors de la déco, il est indispensable de mettre en place les équipements nécessaires dans la salle de réunion. Dans cette optique, le tableau écritoire joue un rôle essentiel dans l’animation des réunions créatives. Que vous soyez spécialiste de dessins ou expert de la schématisation, le tableau reste un accessoire important pour la présentation des idées en réunion. Pour un minimum de confort, vous pouvez opter pour un tableau écritoire mobile avec un pouf intégré.
Misez sur la connectivité
La connectivité est un élément important à prendre en compte pour l’aménagement d’une salle de réunion. De ce fait, il est important d’électrifier vos tables de réunion afin de permettre à vos partenaires de connecter facilement le matériel informatique au rétroprojecteur. Installer une webcam avec microphone intégré serait également une démarche nécessaire pour les réunions à distance.
En résumé, l’aménagement d’une salle de réunion constitue une démarche plus ou moins complexe. Plusieurs aspects sont en effet à prendre en considération pour obtenir un meilleur confort au travail. L’idéal serait donc de confier ces travaux à un spécialiste afin de profiter d’un meilleur rendu et surtout d’une excellente productivité au travail.