L’utilisation du bon de commande s’implique au sein d’une entreprise qui exerce des activités commerciales. En comptabilité, elle permet de confirmer et d’enregistrer une vente avec un client. Le document contient toutes les conditions générales de vente que doivent respecter les acheteurs et les vendeurs.
L’importance du bon de commande
Au niveau juridique, le bon de commande est un document commercial qui justifie un achat réalisé par un client. Son emploi apporte plusieurs avantages pour l’entreprise (fournisseur) et pour les consommateurs. Il fait office de l’existence d’un contrat de vente et contribue à la gestion des commandes.
Pour un client particulier, ce dossier s’utilise comme un moyen de s’acquitter des contraintes des informations précontractuelles.
Le bon de commande pour l’entreprise et le client
Après la signature du bon de commande, les deux acteurs respectent leur engagement :
- L’entreprise assure la livraison du produit demandé par l’acquéreur,
- Le client paie la facture et réceptionne la marchandise.
Certaines sociétés se servent de ce document comme un support qui pousse les consommateurs à accepter ses conditions générales de vente.
Le bon de commande : indispensable ou non ?
La signature d’un bon de commande effectué entre une agence et un client n’est pas une obligation par la loi. Toute vente, peu importe la quantité, s’avère valable lorsque les deux acteurs se mettent d’accord sur le prix d’achat, la livraison, etc. Tout type de business peut se passer de cette phase.
Pour les grandes entreprises, l’usage des bons de commande semble bénéfique.
- Il facilite la gestion des ventes si les boutiques proposent des marchandises ou des matières premières.
- L’acte sert de garantie pour les clients et les vendeurs.
- Au niveau de comptabilité, le BDC simplifie l’archive des commandes passées au cours d’un exercice commercial.
Pour les organismes qui effectuent des activités de prestation de services, c’est le devis qui remplace ce document. La demande de devis peut se faire en ligne ou directement auprès de la société.
Que contient le bon de commande ?
Lors de la réalisation du bon de commande, vous devez connaître les informations indispensables à y mettre :
- L’identité de la société, ce sont les informations confidentielles de l’entité : nom commercial, adresse, numéro SIREN, coordonnées, numéro d’enregistrement au RCS, etc. Tout ce qui permet de caractériser l’entreprise y figure.
- L’identité de l’acheteur : le nom et le prénom de l’individu qui fait l’achat. S’il s’agit d’un organisme, sa dénomination sociale doit s’afficher dans le contrat.
- Le numéro de la commande, sa date de création …
- Une description détaillée du produit à acheter. Cette mention consiste à différencier les produits, leur prix (hors TVA) …
- Le montant total de la commande (prix fixé hors-taxe). Dans un tableau, vous pouvez préciser la somme HT et TTC (avec TVA) du produit ou du service.
- Les conditions que les deux parties respectent pour la livraison. Elles incluent la date, le lieu et le frais de livraison.
- Les modalités de paiementet la facture : paiement à la livraison, en chèque, en ligne …
- Les principales conditions générales de vente imposées par l’entreprise.
Selon chaque cas, le fournisseur dispose le droit d’ajouter d’autres obligations supplémentaires dans l’acte. Par exemple, s’il vend des prestations ou des produits à des clients particuliers, il doit informer dans le bon de commande le délai de rétractation.
Le bon de commande : quand est-il accepté ?
La loi accepte le contrat lorsqu’il est explicite et lisible. Elle n’impose pas de règles spécifiques, le choix dépend du principe des entreprises.
Afin que le document BDC soit valable, le client doit l’accepter. L’organisme de vente ou le fournisseur lui demande d’approuver les CGV le cas échéant. Si l’acheteur agit pour le compte d’une entité, il semble utile de vérifier qu’il a le droit de commander.