C’est un secret de polichinelle : gérer une entreprise, peu importe sa taille, est une véritable source de stress. Il faut en effet veiller à chaque détail, surtout en ce qui concerne les sorties d’argent. Heureusement, il est possible de trouver des astuces simples pour réduire les frais et assurer la croissance et la pérennité de votre activité. C’est ce que nous partageons avec vous dans cet article.
Effectuez un inventaire de vos contrats et factures
Pour faire face à la concurrence, une entreprise a besoin de se doter de certains matériels et produits. Selon le cas, il faut également souscrire des services auprès des fournisseurs pour atteindre ses objectifs. Ce sont autant d’engagements qui peuvent peser lourd sur le budget.
Afin de limiter les dépenses, il est conseillé de faire l’inventaire des contrats et factures. Cette démarche vous permettra par exemple d’identifier les dépenses inutiles et de prendre les mesures nécessaires pour les supprimer. En faisant ce point, vous pourrez détecter les outils auxquels vous êtes abonnés, mais qui ne vous servent pas vraiment. En outre, cet audit vous permet d’étudier la possibilité de réduire le nombre de vos fournisseurs.
Au besoin, vous pourrez contacter vos fournisseurs pour renégocier certains de vos contrats. Même si cette démarche ne sera pas possible pour toutes vos factures, elle vous permettra néanmoins de bénéficier d’une marge afin de réduire vos coûts. Assurez-vous donc de passer en revue les prix des produits et services que vous utilisez et comparez-les avec d’autres offres. Si vous disposez d’un site web pour votre entreprise, vérifiez que la qualité de la prestation du webmaster est à la hauteur du prix de votre abonnement. Si tel n’est pas le cas, pensez à changer de fournisseur.
Optimisez votre gestion des frais
Dans le but d’assurer leur productivité, les entreprises permettent à leur collaborateur de faire certaines dépenses avec leur propre fond pour se faire rembourser plus tard. Si cette technique est largement plébiscitée pour son efficacité, elle représente un point difficile à maitriser. D’ailleurs, on n’y pense généralement pas lorsqu’il s’agit de réduire les coûts. Pourtant, le prix de cette gestion représente une part importante des dépenses au sein d’une entreprise.
Malgré l’avancée de la technologie, certains chefs d’entreprise continuent de gérer leurs notes de frais à l’ancienne. Avec cette méthode, on estime qu’une note de frais coûte environ 53 euros, sans considérer les marges d’erreur. En cas de mauvais calcul, le prix augmente généralement du double. Dans les entreprises de taille moyenne, une mauvaise gestion des notes de frais coûte au moins 300 euros par mois et par salarié. Imaginez la perte pour une boîte disposant d’une vingtaine de collaborateurs.
Pour remédier à ce problème, le mieux est d’automatiser sa gestion des notes de frais. Il existe pour ce faire de logiciels performants comme N2F qui permettent de bien gérer les frais professionnels. Il s’agit en effet d’une application intuitive que vous pouvez utiliser sur votre smartphone pour optimiser la comptabilité de votre entreprise. En plus d’être économique, cette solution est écologique (zéro papier). En fonction de vos besoins, vous pouvez paramétrer votre logiciel de manière à appliquer un plafond de dépense pour chaque mission réalisée par vos salariés. Ainsi, vous recevez automatiquement une alerte lorsqu’un collaborateur dépasse la limite des dépenses ou tente de frauder.