Après avoir terminé le processus d’enregistrement, vous devrez établir votre organisation commerciale. Parmi les travaux à réaliser, nous pouvons citer la mise en place de la comptabilité de votre entreprise. Pour cela, vous devez vous poser quelques questions, notamment dans le choix des logiciels comptables, des experts-comptables, du plan comptable et des méthodes de classement des pièces justificatives. Cet article vous explique comment paramétrer la comptabilité après la création de l’entreprise.
Table des matières
Quand devez-vous mettre en place votre comptabilité ?
Il est recommandé d’établir une comptabilité dans les plus brefs délais. Selon vos activités, la comptabilité jouera plus ou moins un rôle important dans la gestion de votre entreprise. Par exemple, si vous démarrez une activité commerciale, vous devez la configurer immédiatement, car vous aurez besoin d’informations comptables pour gérer vos relations clients et fournisseurs. Si vous décidez de sous-traiter toute la gestion comptable à un expert-comptable, votre principale préoccupation est de choisir votre comptable.
Quel type de système comptable faut-il mettre en place ?
Le système comptable que vous devez utiliser dépend du système d’imposition des bénéfices de votre entreprise.
Traitement comptable des entreprises à fiscalité réelle
Les entreprises dotées d’un véritable système fiscal doivent en principe conserver la comptabilité d’exercice. Le système comprend l’enregistrement des recettes dès qu’elles sont obtenues et l’enregistrement des dépenses dès qu’elles surviennent. Le site Compta-Facile explique en détail le fonctionnement de ce type de comptabilité : la comptabilité d’exercice. Lorsque vous êtes vraiment un régime fiscal simplifié ou une déclaration contrôlée, vous pouvez tenir un compte espèces. Ce système comptable est plus facile à gérer que la comptabilité d’exercice. Cependant, les entreprises qui ont besoin de suivre le travail en cours des clients et des fournisseurs adopteront logiquement la comptabilité d’exercice.
Tout en maintenant la comptabilité de caisse, vous devez enregistrer :
- Au cours de l’année, seuls les changements qui affectent votre trésorerie,
- A la clôture de l’exercice, toutes les créances et dettes (factures clients et factures fournisseurs non encore réglées).
Nous sommes ici pour étudier le choix entre ces deux systèmes : comptabilité de caisse ou comptabilité d’exercice ? Que vous soyez comptable de caisse ou comptable d’exercice, vous avez besoin d’un CPA. L’étendue de sa mission dépendra des tâches que vous lui confierez.
Comptabilité microentreprise
Si vous optez pour le régime fiscal des microentreprises, vos obligations comptables sont très légères et vous n’avez pas besoin d’établir de comptes annuels. Le seul travail que vous avez à faire en comptabilité comprend :
- Tenir un livre de recettes avec toutes les recettes collectées et fournir quelques informations pour chaque opération,
- tenir un registre des achats, qui contient tous les frais payés et qui fournit plus d’informations sur chaque transaction.
Ce registre n’est obligatoire que si vos activités comprennent la vente de biens, la vente de fournitures et de nourriture à consommer sur place ou à emporter, ou la prestation de services d’hébergement.
Quelles sont les démarches pour créer un comptable d’entreprise ?
Avant d’entamer les étapes de mise en place de la comptabilité, il est toujours intéressant de comprendre les différents acteurs qui peuvent être chargés de la comptabilité. Les comptes peuvent être organisés et tenus de la manière suivante :
- L’entrepreneur lui-même, il sera responsable de toutes les affaires connexes ;
- L’expert-comptable ou l’entrepreneur et l’expert-comptable sont engagés dans ce type de travail en même temps.
Les étapes à suivre pour mettre en place la comptabilité de l’entreprise
Il se déroule en quatre étapes principales, dont le premier choix du logiciel comptable.
Choisir un logiciel de comptabilité
Afin de favoriser les opérations comptables, la modernisation et l’automatisation, les entreprises doivent utiliser des logiciels pour cela. Cependant, il doit répondre aux différentes normes établies. Selon la taille de l’entreprise, il existe plusieurs options :
- un logiciel en ligne
- ou l’installation d’un logiciel sur un ordinateur.
Si l’entrepreneur choisit de ne pas réguler son compte en ligne, dans ce cas, il doit disposer du logiciel complet. Ce dernier est chargé de l’enregistrement des écritures comptables, ainsi que de l’établissement des livres comptables obligatoires et des comptes annuels.
Choisir un expert-comptable
Si l’entrepreneur décide de s’occuper lui-même de la comptabilité, cette étape n’est pas obligatoire. Sinon, deux situations peuvent se produire :
- Soit laisser le comptable gérer toute la partie comptable. Cette option permet à l’entrepreneur de s’affranchir de la comptabilité, il lui suffit de produire et de fournir divers documents utiles aux experts. Pourtant, la rémunération de la société de conseil sera déterminée en conséquence ;
- Soit prendre la responsabilité d’une partie,
- soit déléguer certaines questions comptables à des experts. En principe, de petits enregistrements sont effectués par les entrepreneurs, tels que l’enregistrement des factures d’achat et de vente, ainsi que des transactions en espèces.
Les comptables sont responsables de la comptabilité des autres entreprises : déclarations fiscales ou autres, et l’établissement des comptes annuels.
L’établissement du plan comptable
Habituellement, il est très facile de mettre en place un plan comptable à l’aide d’un logiciel de comptabilité. En effet, lors de la constitution de votre dossier, un plan comptable standard vous sera fourni. Il doit ensuite être ajusté pour tenir compte des particularités de votre évènement et de votre organisation.
Lorsque vous avez plusieurs activités et que vous souhaitez pouvoir les analyser séparément, vous devez ajuster votre plan comptable et créer tous les comptes nécessaires. Votre comptable peut vous conseiller à ce sujet. Si vous confiez toute la gestion comptable à un comptable, vous n’avez pas à vous soucier de cette partie.
Les documents comptables classifiés
Bien que les procédures comptables soient informatisées, les documents prouvant la légitimité des transactions doivent rester dans leur forme originale, c’est-à-dire que s’ils sont ainsi délivrés, ils le sont en version papier. Pour cette raison, le classement de ces documents doit être très organisé afin que le comptable ou l’expert-comptable puisse les parcourir chaque fois que cela est nécessaire. D’une part, la méthode de classification permet de lier efficacement les documents de certification à leurs écritures comptables.
Par conséquent, la classification des opérations est généralement effectuée par ordre alphabétique selon leur ordre chronologique et les noms des composants. Le logiciel attribue un numéro à chaque pièce justificative lors de la transcription de la transaction.