L’intranet est de plus en plus adopté par les entreprises, en raison de ses nombreux avantages. Un puissant outil qui facilite la communication et qui améliore la productivité de l’entreprise, ce réseau informatique est devenu incontournable dans une organisation. Nous vous proposons de découvrir dans cet article les raisons pour lesquelles il faudrait installer un intranet dans une entreprise.
Table des matières
L’intranet, qu’est-ce que c’est ?
Comme son nom l’indique, l’intranet est un réseau qui est interne à l’entreprise et qui n’est accessible qu’à ses salariés. Une fois son installation faite, il rend facile le travail de l’organisation. Il favorise la collaboration en centralisant les informations, et améliore la communication. Il s’agit d’un réseau informatique privé. L’accès est seulement ouvert aux employés de l’entreprise.
Il est toutefois possible de l’ouvrir à d’autres personnes. Aujourd’hui, l’intranet prend appui sur le cloud. Il est intégré à d’importantes suites collaboratives. Ainsi, les entreprises bénéficient d’un bon outil, et d’un espace de travail mobile, collaboratif et beaucoup plus complet. L’intranet offre toute une panoplie d’avantages.
Quelles sont les fonctionnalités d’un intranet ?
On se rend compte que l’intranet propose d’importants avantages lorsqu’on s’intéresse à ses fonctionnalités. Ce réseau social, étant basé sur le cloud, permet le partage de l’information à travers une centralisation des données. Lesquelles sont accessibles à tout moment, et partout, pour les employés ou salariés. Intranet fait partie de ces meilleurs outils qui favorisent la planification, et la gestion des projets.
Le réseau numérique permet aussi d’organiser des réunions, et de mettre en place une communication autant verticale qu’horizontale. C’est une solution qui concerne toutes les strates de l’entreprise. Que ce soit le dirigeant, le service RH, le pôle administratif et les employés ou exécutants.
En parlant de solutions modernes de l’intranet, elles sont de façon directe intégrée aux suites collaboratives universellement connues comme Microsoft 365, Google Workspace, etc. Elles permettent à l’organisation de déployer un intranet de la manière la plus facile possible, et sans une quelconque modification de ses outils numériques quotidiens.
Beaucoup de choses ont rendu aujourd’hui l’intranet indispensable. Il s’agit entre autres de la dématérialisation des activités administratives, la circulation optimisée de l’information, la meilleure connaissance du personnel de l’entreprise, etc. Les avantages de l’intranet pour une entreprise sont aujourd’hui énormes.
Pour quelles raisons doit-on installer un intranet dans une entreprise ?
Il existe toute une multitude d’avantages de l’intranet pour une entreprise. Que ce soit au niveau des salariés, des dirigeants, etc., tout le monde bénéficie des apports techniques de ce puissant outil.
La productivité des employés
La mise en place de l’intranet dans une entreprise rend les salariés plus productifs. Quand un employé travaille dans de meilleures conditions, il est clair que cela se rend au niveau de la productivité. Voilà donc un des meilleurs avantages de l’intranet pour une entreprise.
Avec une bonne organisation du travail, et des outils performants, votre équipe gère avec aisance leurs missions, et gagne en efficacité. Elle n’a plus besoin de se connecter à d’autres applications pour chercher des informations. L’intranet est un outil clé que vous leur proposez de façon directe.
La gestion de l’accès des utilisateurs
Cet outil donne la possibilité de gérer d’une manière personnelle, les accès aux diverses informations. Deux avantages considérables s’observent à ce niveau. D’une part, chaque employé, selon son rôle, sa position dans l’entreprise, peut avoir accès ou non aux données plus ou moins sensibles. Le réseau favorise aussi la gestion des autorisations spécifiques, ainsi que les niveaux d’intervention afin de publier, commenter, modifier, etc.
D’autre part, il offre la possibilité de créer un ou des groupes avec des accès bien précis. Vous pouvez créer un groupe selon les services de l’entreprise, par exemple pour la gestion d’un projet. Ces deux avantages de l’intranet pour une entreprise favorisent aussi la sécurité des œuvres de cette dernière.
La compréhension des attentes des employés
L’intranet possède des outils d’analyse intégrés. Il permet donc les interactions. Si vous créez par exemple un réseau social d’entreprise, les employés ou collaborateurs peuvent réagir, commenter et partager un contenu publié par la direction.
Vous n’ignorez pas la notion d’implication précise de votre équipe, ses attentes vis-à-vis de vous, etc. Si vos collaborateurs se sentent compris, considérés, et très écoutés, soyez sûr qu’ils vont élever leur niveau d’implication dans la concrétisation des missions ou tâches qui leur seront confiées.
La solution accessible à tout moment
Le fait que ce réseau soit basé sur le cloud reste un des meilleurs avantages pour une entreprise. En effet, il peut bien répondre à de nouvelles problématiques. Une certaine mobilité s’observe depuis plusieurs années au niveau des salariés. Que ce soit les collaborateurs de terrain ou ceux qui sont en télétravail.
Avec tout ce qu’a connu le monde au début de la crise sanitaire, ils sont astreints à un travail à distance. L’intranet reste donc cette solution accessible partout et à tout moment pour favoriser la communication interne dans une entreprise, et surtout, pour gérer ses documents.
L’intégration de l’intranet à Microsoft 365
Les avantages de l’intranet pour une entreprise passent aussi par l’intégration de ce réseau à Microsoft 365. De nos jours, l’innovation se met au service du succès des entreprises. L’intranet a beaucoup progressé, et on peut le compléter par d’autres solutions comme Microsoft 365, Google Workspace, etc.
Ces deux solutions offrent plusieurs fonctionnalités avec des outils tout aussi puissants notamment Google Meet, Gmail, Google Sites, ou Calendar pour Workspace. Il y a Outlook ou encore Teams pour Microsoft 365 par exemple.
La centralisation de l’information
Avec ce logiciel intranet, vous n’avez plus besoin de fouiller pendant des heures dans votre ordinateur à la recherche des dossiers. Ou encore de parcourir longuement des e-mails afin de retrouver une communication par exemple.
C’est aussi l’un des avantages de l’intranet pour une entreprise. Les données sont centralisées. Tout est bien gardé et stocké au même endroit pour permettre à chacun d’y accéder à n’importe quel moment. Ce qui veut dire que vous aussi faire des économies considérables.
Le système de sécurité
Il s’agit d’un logiciel privé et très sécurisé. Ce n’est plus un réseau local, mais accessible en ligne sur internet. Il vous est donc possible de gérer et de stocker des documents en toute sécurité.
Il y a des solutions comme celles de LumApps qui rassurent d’une sécurité maximale. Elles favorisent aussi la prémunition contre les cyberattaques qui constituent une grande menace pour les entreprises.
La gestion des projets
Cet outil améliore tout naturellement la gestion de vos divers projets. Les données étant centralisées, chacun des utilisateurs peut prendre connaissance de l’évolution du projet. Il peut aussi mieux partager les informations et les documents.
Il faut noter que la gestion des groupes autour d’un projet favorise une communication facile qui est fondamentale pour la réussite de toutes sortes de tâches. C’est quelque chose qui permet par ailleurs d’accélérer la résolution des obstacles rencontrés durant une mission.
L’organisation des réunions
L’utilisation de l’intranet permet à l’entreprise d’organiser facilement des réunions et évènements. Avec l’intégration des outils web comme Microsoft Outlook et Google Calendar dans l’intranet, vous pouvez vous occuper de la gestion de l’emploi du temps de chaque salarié, pour ainsi mieux organiser vos réunions.
Vous n’avez plus besoin d’envoyer de messages, ou des e-mails à chacun d’entre eux pour vous renseigner sur leur disponibilité. Vous rompez ainsi avec l’ancien processus plus ou moins long. Pour les réunions à distance par exemple, Microsoft Teams ou Google Meet peuvent vous aider.
La participation des salariés
La vieille méthode consiste à mettre une boite dans un coin, à l’intérieur de l’entreprise, pour recueillir les avis des usagers sur la gestion, ainsi que les difficultés rencontrées dans leurs diverses missions. Une fois encore ici, l’avantage de l’intranet pour une entreprise s’observe.
En effet, avec cet outil, chacun peut intervenir, sur une plateforme peut-être, en réagissant à des publications à sa manière. Le service RH peut aussi procéder par des sondages en vue de permettre de s’exprimer et de partager meurs impressions sur un projet.
Chaque employé peut également proposer des idées, toujours pour la bonne cause de l’entreprise. Vous le savez bien ! L’implication et la prise en considération de l’opinion de chaque salarié sont très essentielles pour le progrès de l’entreprise.
L’accès aux outils multilingues
Le monde, de plus en plus, commence à s’ouvrir aux entreprises. Il faut donc tout faire pour répondre aux attentes de chaque personne. L’intranet offre une solution multilingue en vue de communiquer avec tout le personnel d’une entreprise.
Le comble, la nationalité et la langue maternelle de chacun ne constituent plus des obstacles pour la compréhension mutuelle. Les diverses informations sont donc accessibles selon la géolocalisation de chaque employé et la langue de publication. Cela reste aussi l’un des plus grands avantages de l’intranet pour une entreprise.
La publication et modification des contenus
Les utilisateurs peuvent créer, personnaliser et modifier un contenu. Il suffit d’un CMS intégré. Ici encore, le réseau offre une sorte de liberté aux employés. Ceux-ci peuvent participer à la vie de l’entreprise, et se considérer comme des collaborateurs à part entière de son succès.
La limitation des réunions
Google Meet ou encore Microsoft Teams sont des outils parfaits pour l’organisation des réunions et évènements en ligne. Toutefois, la répétition régulière des réunions de travail est quelque chose que déplorent beaucoup de salariés.
Ils jugent un nombre important de réunions inutiles. Certains, une fois sur place, se rendent même compte qu’ils ne sont vraiment pas concernés par les sujets abords durant certaines réunions. Avec les nouveaux outils intégrés, vous pouvez privilégier la fonction de chat intégrée notamment Slack. Cela vous permettra de ne notifier que ceux qui sont vraiment concernés par les réunions.
Ce sont autant d’avantages qu’offre l’intranet pour une entreprise. Si vous êtes une organisation, et que vous n’avez pas encore ce logiciel, c’est alors le moment pour vous de passer à l’action.
Conclusion
L’efficacité de la communication au sein d’une entreprise est un pilier central pour son succès. L’échange d’informations, la collaboration entre équipes et la diffusion de la culture d’entreprise passent incontestablement par des outils adaptés et performants. Dans cette optique, il est intéressant de se pencher sur les solutions proposées par des experts en la matière. À titre d’exemple, le site Intranet Inside se démarque par son approche innovante et ses solutions sur mesure en matière de communication interne. Leur expertise s’étend à divers aspects, allant de la mise en place de réseaux sociaux d’entreprise à la gestion efficace des flux d’information. Pour ceux qui cherchent à approfondir leurs connaissances ou à trouver des outils adaptés à leurs besoins spécifiques, je vous invite à les contacter. Découvrez plus sur leurs services et comment ils peuvent transformer la communication au sein de votre organisation avec un outil de communication interne. Cette exploration pourrait s’avérer être un tournant décisif dans la manière dont votre entreprise communique et collabore.