Alors que le monde vit au rythme des confinements, des couvre-feux et des déconfinements, le télétravail s’impose comme une norme pour des millions de Français. Il incombe alors aux employeurs et particulièrement aux DRH de former et de manager les collaborateurs à distance. Découvrez les mesures et les formations à mettre en œuvre pour optimiser les performances des télétravailleurs.
L’utilité d’un logiciel RH
Covid ou non, l’objectif de l’entreprise demeure : maintenir voire augmenter coûte que coûte la productivité. D’ailleurs, une étude réalisée en 2019 par le DGE/Greenworking/CGET affirme qu’un télétravailleur serait 5 à 30% plus productif. Tout est une question d’organisation, de rigueur, de capacité d’adaptation et d’outils. L’utilité d’un logiciel RH, comme celui proposé sur le site https://switch.payfit.com/, prend alors tout son sens. Un seul outil permet ainsi de gérer la vie professionnelle des employés, même à distance. Ces derniers gagnent en autonomie en accédant facilement aux bulletins de paie. De même, les demandes d’absence sont réalisées en quelques clics. Le logiciel RH inclut également une aide à l’intégration des nouveaux employés. À cela s’ajoute l’accès au suivi déclaratif du temps de travail. Quoi qu’il en soit, il incombe au DRH d’impulser de nouvelles habitudes de travail et de fournir les clés pour optimiser le niveau des équipes.
Les formations indispensables
En plus de fournir les outils nécessaires aux télétravailleurs, la DRH se doit de prévoir des séances de formation. Pour commencer, il convient donc d’adopter le microlearning. Le concept se résume à réaliser plusieurs vidéos courtes qui traitent de sujets essentiels : reconnaissance, productivité, feed-back… Chaque collaborateur pourra ainsi s’initier chez lui et à son rythme.
S’en suit la mise en pratique via les workshops digitaux. Ces derniers seront fractionnés en fonction des thématiques pour une meilleure compréhension des concepts. Les participants pourront notamment poser les questions dans le cadre d’exercices de jeux de rôle. Ce sera l’occasion de déterminer le nombre de jours et d’heures possibles en télétravail.
La mise à disposition des outils collaboratifs
Les outils et les logiciels s’avèrent essentiels pour accompagner les collaborateurs à distance. Il s’agit notamment des logiciels de visioconférence (Hangouts, Meets, Zoom), de la téléphonie d’entreprises, des CRM (Salesforce, HubSpot), des CMS (Joomla, Drupal). Double, Google Suite ou encore Microsoft teams permettent aux travailleurs d’optimiser leur productivité. Mais ce n’est pas tout puisqu’il peut s’avérer pertinent de penser en amont aux aménagements pour faciliter le télétravail. Cela implique d’équiper convenablement les collaborateurs contraints de travailler chez eux. Il faudra les doter des équipements tels que les PC, les chaises, les rehausseurs pour ordinateur, les souris. Un double écran pourrait se révéler très pratique. En ce sens, l’entreprise pourrait par exemple contribuer à hauteur de 50% à l’achat de matériel.
Le prêt d’équipement reste envisageable pour réduire les dépenses. Toutefois, il ne faut pas oublier que les besoins des télétravailleurs varient en fonction de leur profil et de leurs tâches. Le manager devra ainsi identifier les besoins de chacun dans le but de fournir l’accompagnement indispensable à l’amélioration des conditions de travail. Si nécessaire, il peut prévoir des sondages. Cette initiative permet de jauger l’épanouissement, la productivité, mais aussi les appréhensions des télétravailleurs. Les employés font surtout part de leurs aspirations à travers les sondages.