La fermeture d’une entreprise implique le respect de plusieurs formalités. Parmi celles-ci, nous avons la conservation des documents ou des papiers de l’entreprise. Est-il si important de conserver les documents d’une entreprise fermée ? Si oui, pendant combien de temps faudra-t-il les conserver ?
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Pourquoi faut-il conserver les documents d’une entreprise fermée ?
Il est capital pour une entreprise de sauvegarder les documents indispensables à son activité. Et cela est valable que ce soit au cours de la vie sociale de l’entreprise ou à la suite de sa fermeture.
Nombreuses sont les raisons qui expliquent cette conservation. En effet, en cas de vérification ou de contrôles administratifs (service des impôts, URSSAF, Inspection du travail…) les documents peuvent servir de justificatif. Ils s’avèrent également utiles en cas de malentendu avec un fournisseur ou un client.
Les documents permettent aussi de justifier l’existence d’une obligation ou d’un droit. En conservant les papiers d’une entreprise, l’historique ainsi que les informations sont également sauvegardés. Ces documents peuvent donc constituer des archives historiques pour la société.
Quelle est la durée légale de conservation des documents d’une entreprise fermée ?
Il est important de savoir que les documents d’une société fermée doivent être conservés pendant une durée bien déterminée. Cette durée varie en fonction de la nature des documents.
Les documents civils et commerciaux
Parmi les documents civils et commerciaux, nous avons les contrats commerciaux, les documents bancaires et les documents réalisés pour le transport de marchandises. Ces trois documents doivent être pendant 5 ans. En ce qui concerne les autres documents, nous avons :
- Les déclarations en douane : 3 ans de conservations ;
- À partir de la résiliation du contrat, la police d’assurance doit être conservée pendant 2 ans ;
- Les documents en rapport avec la propriété intellectuelle (marque, dessin, modèle, dépôt de brevet) : à conserver pendant 5 ans dès la fin de la protection ;
- Le dossier d’un avocat : à conserver pendant 5 ans ;
- Les contrats d’acquisition ou de cession de biens immobiliers sont à garder pendant une durée de 30 ans.
Concernant les documents tels que les factures clients, la correspondance commerciale, le bon de commande/livraison, les entreprises fermées doivent les conserver pendant 10 ans.
Les documents ressources humaines
Lorsqu’il s’agit des documents liés aux ressources humaines d’une entreprise, la durée maximale de conservation est de 5 ans. Le délai de conservation des bulletins de salaire, fiches de paie, des contrats de salaire, soldes de tout compte, registre unique du personnel, primes indemnités, est déterminé par le Code du travail, le Code civil et le Code de la sécurité sociale. Les données relatives aux accidents de travail, à l’inspection du travail ont également une durée de conservation déterminée par les différents codes.
Les documents et pièces comptables
Les livres et registres comptables sont entre autres :
- Le livre journal ;
- Le grand livre ;
- Le livre d’inventaire…
La durée de conservation de chacune de ces pièces comptables est de 10 ans. Il en est de même pour les pièces justificatives telles que le bon de commande, le bon de livraison ou de réception, la facture client et fournisseur, etc. Le délai de conservation prend effet dès la fermeture de l’entreprise.
Les documents sociaux
Une société, même fermée, possède des statuts. Ces derniers sont à conserver pendant une durée de 5 ans une fois que la société est radiée du registre du commerce et des sociétés (RCS). Le bilan, le compte de résultats ainsi que tous les autres documents relatifs au compte annuel doivent être conservés pendant 10 ans. Il existe bien d’autres documents sociaux qui doivent également être conservés après la fermeture de la société. Il s’agit notamment des convocations, des feuilles de présence, des rapports du gérant de l’entreprise et des pouvoirs. Ces documents sont à garder pour une durée de 3 ans.
Quelles sont les sanctions possibles en cas de non-conservation des documents de l’entreprise ?
Il est possible qu’un entrepreneur subisse des sanctions pour la non-conservation des documents de son entreprise. Cependant, les risques ne s’arrêtent pas uniquement à la sanction. En effet, lorsque les documents ne sont pas conservés comme il se doit, l’entrepreneur manquera de preuves en cas de différend avec un client ou un fournisseur. Cela peut également poser problème si une administration exige la fourniture de certains documents. L’entrepreneur qui ne conserve pas les documents de sa société fermée conformément aux exigences de la loi prend également le risque de subir une amende.
En effet, l’article 1734 du Code général des impôts stipule que « le refus de communication des documents et renseignements demandés par l’administration dans l’exercice de son droit de communication ou tout comportement faisant obstacle à la communication entraîne l’application d’une amende de 10 000 €. Cette amende s’applique pour chaque demande, dès lors que tout ou partie des documents ou renseignements sollicités ne sont pas communiqués ». Pour éviter de prendre des risques inutiles, il est donc préférable de conserver convenablement les documents liés à la vie son entreprise.
Pour ce qui concerne les documents à jeter, vous avez plusieurs alternatives. Vous pouvez conserver les documents périmés dans un fichier électronique. Toutefois, vous avez également la possibilité de procéder par la destruction des archives. Faites donc appel à des professionnels pour un broyage sécurisé de vos documents.