La gestion efficace des documents fait partie des enjeux stratégiques d’une entreprise. L’objectif étant de faciliter la recherche de documents archivés afin de gagner du temps et d’assurer la continuité des activités. Une gestion efficace des documents optimise la productivité tout en améliorant les services rendus aux clients. Comment organiser efficacement vos documents ? Les tampons encreurs dateurs se révèlent un outil de taille dans cette organisation.
Le recours aux tampons encreurs dateurs
Pratique, voire indispensable, le tampon encreur dateur permet d’authentifier les documents. De ce fait, l’utilisation de cet accessoire facilite la gestion ainsi que le traitement des documents (pièces comptables, documents administratifs…). Ajoutez à cela le gain de temps, surtout lorsqu’il faut répéter un marquage spécifique : une adresse ou une signature. Il existe même des tampons encreurs utilisés pour des créations, des personnalisations d’objet, d’œuvres artistiques, etc.
Dans tous les cas, il s’avère judicieux de vérifier ou de se renseigner au préalable sur la durée de vie d’un tampon dateur, un outil qui se doit d’être à l’épreuve du temps. Comprendre l’utilité d’un tampon encreur dateur, c’est déjà un excellent début dans le processus de gestion efficace des documents de l’entreprise. Rappelons en effet que l’apposition d’un tampon suffit pour valider les procédures administratives.
Les utilités d’un tampon encreur
L’usage d’un tampon encreur vise à trier rapidement les documents. Cet outil permet en effet d’apposer « Vu », « Acquittée », « Archive » ou encore « Payée » sur les contrats, les factures, les documents comptables ou sur les devis. Quant au tampon encreur dateur, il permet de marquer la date d’entrée ou de sortie d’un dossier, d’un document, d’un produit, etc. L’apposition d’un tampon encreur professionnel confirme l’approbation d’un accord ou d’une transaction. Ce type de marquage vise à authentifier la valeur d’un document.
Il ne faut pas oublier qu’un tampon encreur fait office d’outil de communication pour une entreprise. Celle-ci y mentionne son nom, l’adresse du siège, les coordonnées de contact ainsi que les informations juridiques et les mentions obligatoires. Le tampon peut également comporter des informations telles que :
- la forme de la société,
- le montant du capital,
- le RCS,
- le SIRET,
- le Code APE,
- le NAF,
- la TVA, etc.
Les avantages d’une gestion efficace des documents
La gestion efficace des documents implique l’usage de tampons encreurs dateurs, mais également d’un système de gestion dédié. Ces solutions offrent de nombreux avantages, à commencer par le maintien de la sécurité des documents de l’entreprise, des données commerciales, des informations relatives aux clients. La mise en place d’un système de gestion de documents vise surtout la protection des données enregistrées électroniquement sur une plateforme. Elles pourront être comparées ou se substituer aux documents papier endommagés ou introuvables.
La gestion efficace des documents ouvre la voie sur un mode de classification améliorée. De ce fait, les risques de perte de documents ou de mauvais classements s’avèrent moindres. Outre l’utilisation de tampons encreurs dateurs, il convient d’étiqueter les dossiers en instaurant un système hiérarchique pour les répertoires. Prévoyez également une indexation des documents.
Par ailleurs, la mise en place d’une gestion des documents ou des données, rime avec efficacité. Le recours à une plateforme électronique ou digitale facilite l’accès sécurisé aux documents de l’entreprise. Cette option vise surtout à économiser sur les coûts d’archivage et de maintenance des dossiers.