Initiée par les pouvoirs publics, la dématérialisation s’est à présent étendue au secteur privé. Bon nombre d’entreprises sont aujourd’hui conscientes des enjeux de cette démarche qui facilite les transactions, la tenue de la comptabilité, la gestion et la sécurisation des documents, etc. Pour celles qui peinent encore à adopter ce concept, voici pourquoi et comment recourir à la dématérialisation.
Les avantages de la dématérialisation de vos documents
La dématérialisation des documents est une technique qui permet de les traiter dans un format numérique, et ce, quel que soit le type de document. Elle fait donc l’impasse sur le papier. Les entreprises peuvent numériser leurs bons de commande, leurs fiches de paie ou encore les factures. Entrer dans le processus de dématérialisation comporte plusieurs avantages si vous savez comment vous y prendre. Si ce n’est pas le cas, vous pouvez toutefois vous faire accompagner par une société comme Logidrive, qui sait manier les technologies actuelles pour simplifier le processus pour leurs clients.
Un gain d’espace important
Le premier avantage de la dématérialisation est le gain considérable de place. Numériser tous les documents d’une entreprise permet en effet de libérer plusieurs mètres carrés qui auraient dû servir pour l’archivage. Les documents tiennent désormais sur une clé USB, un disque dur et plus efficacement sur un serveur en ligne.
Une grande facilité d’accès et de gestion
Les documents numérisés peuvent être consultés à tout moment et n’importe où. Puisqu’ils sont bien répertoriés, il est facile de les trouver, de les modifier, de créer de nouveaux documents et de partager des fichiers, le tout de façon instantanée.
Une meilleure productivité
La dématérialisation augmente la productivité des entreprises, car elle leur permet de gagner du temps dans les échanges d’informations, de données et de fichiers. Les employés peuvent trouver rapidement ce qui les intéresse et de cette façon être plus productifs.
Comment dématérialiser vos documents en entreprise ?
Le processus de dématérialisation de documents se déroule en trois étapes. La première consiste à délimiter le projet et identifier les documents à numériser. Durant cette étape, les responsables doivent identifier les services concernés par la dématérialisation, le type de documents et les droits qui s’appliquent à ces derniers. La seconde étape sera la phase de numérisation. Les personnes désignées seront chargées de traduire les documents papier sélectionnés dans une version numérique à l’aide de photos ou de scans. On trouve aujourd’hui sur le marché des logiciels capables de redimensionner et de nettoyer une photo ou un scan afin de les faire ressembler au maximum à un fichier numérique.
La dernière étape est celle de l’automatisation du processus par l’entreprise. À travers cette phase, la société peut désormais dématérialiser l’ensemble de ses documents. Pour ce faire, elle pourra utiliser un système de Gestion Électronique des Documents (GED). Grâce à lui, les documents sont transférés directement dans un format numérique. Il est aussi possible de créer des règles liées au temps de conservation, d’organisation, de traitement, etc. Vous serez en mesure de centraliser toutes les informations et donc de produire le moins de documents papier possible à l’avenir.
Comment garder la trace de vos documents après la dématérialisation ?
À l’image de la salle des archives, il est important de réfléchir au moyen de conserver vos documents dématérialisés, car ils ne sont pas à l’abri de la perte ou de la détérioration. On recommande généralement de faire plusieurs copies des dossiers ou bases de données sur différents supports, conservés à différents endroits. Cette astuce permet de ne pas perdre les fichiers même en cas de sinistre. Les documents peuvent par exemple être copiés sur une clé USB entreposée dans le coffre d’un bureau, sur des CD distribués aux responsables ou sur un disque dur stocké dans un emplacement autre que les locaux de l’entreprise.