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Indemnités kilométriques : tout ce qu’il faut savoir


indemnité kilométrique

Que ce soit en voiture, en scooter ou à moto, de nombreux dirigeants et employés se déplacent avec leur propre véhicule dans le cadre de leurs activités professionnelles. L’utilisation des véhicules personnels font généralement l’objet d’un remboursement de frais : il s’agit de l’indemnité kilométrique. Cette dernière s’applique suivant plusieurs paramètres. Pour mieux cerner les spécificités de ces indemnités kilométriques, nous vous invitons à lire cet article.

Les indemnités kilométriques : de quoi s’agit-il ?

Les indemnités kilométriques représentent le montant des frais qu’une entreprise rembourse pour les différents déplacements réalisés par ses employés ou ses dirigeants en vue d’accomplir leur mission. Ce dispositif de remboursement ne concerne pas les prestataires externes à l’entreprise. Les indemnités kilométriques sont donc destinées exclusivement aux salariés, quel que soit leur âge, leur salaire, leur ancienneté ou leur statut. Il est important de préciser que ces indemnités ne s’appliquent que lorsqu’un travailleur de l’entreprise utilise son véhicule personnel pour un déplacement dans le cadre professionnel.

Pour fixer le montant de l’indemnité compensatoire, la société s’appuie sur un facteur indispensable : il s’agit du barème kilométrique défini par l’administration fiscale. Les indemnités kilométriques offrent plusieurs avantages aussi bien à l’entreprise qu’aux salariés.

Pour commencer, elles permettent à l’entreprise de bénéficier d’une réduction d’impôt. En effet, ces indemnités peuvent être intégrées dans les charges de la société. Pour ce qui concerne le salarié, il perçoit une allocation forfaitaire grâce à laquelle il pourra faire des économies sur l’impôt.

Autrement dit, les indemnités kilométriques permettent au salarié de réduire les dépenses liées à l’utilisation de son véhicule personnel.

Quels sont les véhicules concernés par les indemnités kilométriques ?

Les indemnités kilométriques concernent tous les véhicules personnels des salariés, quel que soit le type d’énergie qu’ils utilisent. Toutefois, les frais à rembourser dépendent de la puissance fiscale du véhicule. En effet, plus celle-ci est importante, plus le montant de l’indemnité forfaitaire sera également élevé. Les véhicules que l’administration qualifie de véhicules personnels sont les suivants : les voitures, les deux roues (scooters avec des cylindrés supérieurs à 50 cm3, motos) et les cyclomoteurs. Ainsi, les indemnités kilométriques ne s’appliquent pas aux déplacements en taxi, en train ou en avion.

Dans ces différents cas de déplacement, si un salarié souhaite se faire rembourser, il lui faudra écrire une note de frais suivie des justifications appropriées. En outre, il faut préciser que le barème fiscal concerne les véhicules personnels employés dans les situations suivantes :

  • le dirigeant ou le salarié en est le propriétaire,
  • l’un des membres du foyer fiscal ou le conjoint du dirigeant ou du salarié est le propriétaire du véhicule utilisé,
  • le véhicule personnel a été loué ou prêté. S’il s’agit d’un véhicule loué, l’employeur devra justifier que le loyer a bien été soldé par l’employé. Si le véhicule a été prêté, il revient à l’employeur d’apporter un justificatif de la prise en charge par le salarié.
  • Le véhicule personnel n’est pas immatriculé au nom d’une compagnie.

Un salarié qui fait du covoiturage ne peut accéder au remboursement des indemnités kilométriques. En effet, seul le propriétaire du véhicule y a droit.

Les indemnités kilométriques s’appliquent sur quels trajets ?

L’administration fiscale est très stricte sur les trajets qui permettent de bénéficier d’un remboursement des frais kilométriques. En effet, il s’agit spécialement de :

  • du domicile au lieu de travail,
  • les déplacements professionnels durant les heures de travail,
  • un déménagement ou une double résidence.

Les déplacements dits professionnels concernent spécialement les visites chez des clients ou des collaborateurs, la participation à des salons professionnels ou à des séminaires et les réunions professionnelles.

Comment s’effectue le calcul des indemnités kilométriques ?

Le calcul des indemnités kilométriques s’effectue sur la base du barème fiscal déterminé par l’administration fiscale. Ce barème est exonéré des cotisations fiscales. Il est actualisé chaque année par l’administration fiscale. Le barème fiscal tient compte de plusieurs facteurs à savoir :

  • la dépréciation du véhicule,
  • les frais d’achats des casques et des protections,
  • les frais d’entretien et de réparation,
  • les dépenses de pneumatiques,
  • les primes d’assurance,
  • la consommation de carburant.

Par ailleurs, le calcul de l’indemnité kilométrique dépend également de la nature du véhicule qu’utilise le travailleur : voiture, moto, scooter. Les éléments tels que la puissance fiscale et le nombre de kilomètres parcourus sont également très importants. Après avoir réuni chacune de ces informations, il est possible d’effectuer le calcul de l’indemnité kilométrique. Pour cela, il faudra :

  • une copie de la carte grise du véhicule: celle-ci permet de justifier que le salarié est bien propriétaire du véhicule utilisé et de vérifier la puissance fiscale de l’engin,
  • les données qui permettent de déterminer le nombre de kilomètres parcourus dans le cadre professionnel.

De façon précise : Indemnité kilométrique = distance parcourue à titre professionnel x taux en vigueur en fonction du type de véhicule. Il faut rappeler que les barèmes kilométriques ne concernent pas les frais de stationnement et de péages. Pour ce type de dépense, il est essentiel de réaliser une note de frais suivie de justificatifs.

Comment assurer une bonne gestion des frais kilométriques ?

Bien qu’il soit bénéfique pour l’entreprise et pour les salariés, le remboursement des indemnités kilométriques est soumis à certaines contraintes. En réalité, tous les trajets réalisés dans le cadre professionnel ne peuvent être remboursés que s’ils sont justifiés par les collaborateurs de l’entreprise. Ces derniers devront préciser les éléments suivants : la date du déplacement, le lieu de départ et d’arrivée, le motif professionnel et enfin la distance parcourue en kilomètres.

Pour garantir une bonne gestion de vos frais d’indemnité kilométrique, il faudra que l’entreprise instaure une politique de dépenses pour faciliter la tâche aux collaborateurs.