L’organisation d’un événement d’entreprise est loin d’être une tâche facile. Entre le choix de la date, du lieu et la définition du budget, il existe plusieurs étapes à franchir pour faire de votre projet une réussite. Découvrez chacune de ces étapes à travers ce guide.
Table des matières
Définissez vos objectifs
L’une des premières étapes à réaliser pour organiser un événement est de définir vos objectifs. Il n’y a qu’en se basant sur vos objectifs que vous pourrez orienter convenablement l’organisation de votre événement.
Cette étape de l’organisation ne doit pas être prise à la légère. Vous devez alors vous poser les bonnes questions afin de déterminer l’objectif de l’événement. Quelle est la raison pour laquelle vous souhaitez organiser cet événement ? Est-ce pour attirer le public et les clients ? Est-ce pour améliorer votre notoriété ? Est-ce pour promouvoir un nouveau produit ?
Vous devez donc répondre de façon claire et précise à chacune de ces interrogations avant de vous lancer. Pensez également à vous fixer des objectifs spécifiques, mesurables, réalistes et temporels.
Définissez la cible
Le choix de la cible représente également un facteur déterminant pour la réussite de votre événement. Vous devez donc bien choisir vos invités afin de mieux atteindre vos objectifs.
Si les objectifs ont été bien déterminés, il vous sera plus facile de connaître la ou les cibles de votre événement.
Après avoir déterminé vos cibles, il faut maintenant définir le nombre de personnes que vous souhaitez inviter. Pour cela, vous devez prendre en compte la capacité du lieu d’accueil de l’événement et du budget dont l’entreprise dispose.
Quelles que soient vos prévisions, il est recommandé de toujours privilégier la qualité des invités à la quantité. Il ne sert à rien d’avoir un grand nombre de personnes à votre événement si ceux-ci ne sont pas réellement intéressés par ce que vous leur proposez.
Déterminez le budget nécessaire à l’événement
La détermination du budget est sans doute l’une des étapes les plus importantes de l’organisation d’un événement. Il existe aujourd’hui plusieurs techniques pour déterminer et gérer le budget dont vous avez besoin. Le moyen le plus simple qui s’offre à vous est la feuille de calcul accessible sur Excel. En plus d’être gratuite, elle est très pratique pour faire le point de vos dépenses. Vous avez également la possibilité d’utiliser des logiciels de planification tels que Planning Pod, Grenadine ou Smartsheet. Ces derniers sont certes payants, mais ils sont très efficaces pour vous aider à mieux gérer votre budget.
Après avoir déterminé le budget nécessaire à votre événement, pensez à préparer une réserve pour les éventuels imprévus. À cet effet, il est recommandé de prévoir au moins 15 % du budget total pour mieux gérer mes imprévus.
Choisissez le moment idéal pour l’organisation de l’événement
Pour être sûr de bien toucher votre cible, il est important de bien choisir la date de votre événement. Pour ce faire, commencez par vérifier le calendrier des entreprises concurrentes. Cela serait très problématique si vous en venez à perdre une partie de votre public parce que la date de votre événement coïncide avec un autre événement. Pour que votre événement soit une réussite, évitez surtout de l’organiser pendant la période des vacances. En effet, les vacances de fin d’année, de Pâques ou d’été ne sont pas des périodes adaptées pour organiser des événements d’entreprise.
Toujours dans le but de garantir le grand nombre de participants, n’organisez surtout pas votre événement au même moment que des événements politiques tels que les élections, les meetings, les grèves, etc. Évitez également les dates auxquelles se déroulent des événements sportifs mondiaux tels que la coupe du monde de football, les Jeux olympiques, etc. Vous devez alors prendre en compte chacun de ces facteurs pour choisir convenablement la date de votre événement.
Choisissez le lieu de l’événement
Le lieu où se déroulera l’événement reflète l’envergure de votre projet. Le choix doit alors être réalisé avec minutie. Sachez qu’il est important de choisir un lieu qui correspond au type d’événement que vous organisez.
Prenez le temps d’analyser chacune des options qui s’offrent à vous. Comparez les avantages et les inconvénients de chaque endroit.
Pour dénicher le lieu idéal, il est important de prendre en compte certains facteurs. Le lieu que vous devez choisir doit avant tout être facile d’accès. Il doit également avoir un parking à proximité et être proche du centre-ville.
La situation géographique doit être claire et bien précise. Plus le lieu que vous choisissez est accessible, plus vos invités seront motivés à participer à votre événement. Pour des raisons de sécurité, n’oubliez pas de visiter le site vous-même. Cela vous permettra de mieux orienter vos invités une fois sur place.
Prévoyez une restauration pour les invités de l’événement
Un événement digne de ce nom se doit de prévoir une restauration pour ses participants. Très souvent, cette étape est délaissée par certains organisateurs. Elle est pourtant primordiale, car elle participe également à la réussite de l’événement. Pour éviter de commettre des erreurs, renseignez-vous sur les besoins de vos invités.
Souhaitez-vous leur offrir un petit-déjeuner, un brunch ou un live cooking ? Il vous faudra alors définir un budget en fonction du type de restauration souhaitée.
Par la suite, faites appel à un prestataire événementiel spécialisé dans la restauration. Pour mieux choisir vos plats, n’hésitez pas à demander une dégustation. Assurez-vous que les mets correspondent bien à votre événement.
Pensez à la sécurité de l’événement
Un événement d’entreprise se doit d’être sécurisé, quelle que soit sa nature. La sécurité constitue l’élément principal qui permet de gagner la confiance de vos invités. Veillez donc à ce que le lieu que vous avez choisi soit bien sécurisé.
À cet effet, la présence d’un extincteur sur les lieux est indispensable. L’accès à l’événement doit également être bien contrôlé. Des personnes malintentionnées pourraient essayer de s’infiltrer dans le but de saboter l’événement.
Pour éviter ce type de situation, il faudra engager des agents de sécurité pour garantir le bon déroulement de l’événement.
Répartissez les différentes tâches à réaliser
Pour accélérer le processus d’organisation de l’événement, il est important de répartir les tâches entre les membres de votre équipe. Que ce soit lors de la phase de préparation ou pendant l’événement, la répartition des tâches représente une excellente idée pour faire avancer votre projet. Par exemple, une personne peut s’occuper de l’inscription des participants, une autre peut se charger de l’accueil des intervenants, etc. Chaque membre de l’équipe doit avoir une mission bien déterminée durant tout l’événement.
Parlez de l’événement à votre public
Cette étape consiste à faire la promotion de votre événement. C’est le moment de faire intervenir les réseaux sociaux et le marketing digital. Si vous disposez d’un site internet, vous pouvez le customiser aux couleurs de l’événement.
Vous pouvez d’ailleurs créer une page spécialement pour cet événement. Les plateformes telles que Facebook, Instagram ou Twitter sont également des canaux très pratiques pour promouvoir votre projet auprès de votre public.
Renseignez toutes les informations en rapport avec l’événement sur chacun de ces réseaux sociaux : la date, le lieu, les activités prévues, etc.
En outre, la rédaction d’un communiqué de presse vous sera très bénéfique. Pour vous assurer que votre message atteigne sa cible, choisissez les bons partenaires médias. Ces derniers pourront également vous prodiguer de bons conseils pour assurer une meilleure communication de l’événement.
Faites une dernière vérification la veille de l’événement
Pour commencer, assurez-vous que les participants sont bien renseignés sur la façon dont ils doivent se rendre sur le lieu de l’événement. Assurez-vous que la salle ou l’espace qui doit accueillir l’événement est impeccable. Pour ne manquer aucun détail, il vous suffit de réaliser une liste de contrôle. Celle-ci vous permettra de vérifier :
- si tout en bien en place,
- si tout fonctionne,
- si tout a été fait dans les temps.
Après avoir vérifié chacun de ces détails, il ne vous reste plus qu’à attendre patiemment le jour J.
Effectuez une évaluation post-événement
À la suite de l’événement, il est capital de réaliser une évaluation post-événement. Cette dernière vous permet d’examiner les retombées de votre événement. Pour savoir si votre événement a été une réussite, vous devez :
- comparer le nombre de participants inscrits au nombre présent à l’événement,
- vérifier si votre budget a été suffisant,
- demander l’avis des participants (récolter les avis en ligne).
Chacune de ces informations vous permettra de corriger de vos erreurs et de vous améliorer pour les prochains événements que vous aurez à organiser.