La tenue d’un document comptable dématérialisé peut devenir obligatoire en cas de contrôle. Cela s’applique lors de l’utilisation d’un système informatisé pour la comptabilité. Le fichier des écritures comptables (FEC) doit respecter certaines règles et normes avant son envoi à l’administration.
Table des matières
Le FEC : présentation
Le Fichier des Écritures Comptables est un document obligatoire depuis 2014. Il regroupe la totalité des informations comptables d’une entreprise sur un exercice donné. Le FEC prend la forme de dossiers dématérialisés. La tenue de la comptabilité avec un système informatisé donne lieu à l’utilisation du FEC.
L’utilisation du FEC suit des standards applicables sur tout le territoire français. Le format, le contenu et l’organisation doivent respecter les normes en vigueur. Des sanctions existent en cas de non-conformité.
La norme SAF-T (standard audit file for tax) de l’OCDE (organisation de coopération et de développement économiques) a inspiré la mise en place du FEC. Cette organisation a proposé un système d’échange d’informations standardisé entre l’administration et les entreprises. L’adaptation locale de cette mesure a donné naissance au FEC.
Depuis l’instauration du FEC obligatoire en 2014, la production du document a posé des difficultés pour les entreprises. La situation a bien évolué depuis. En effet, une enquête confirme la génération d’un FEC conforme par les PME-ETI en 2018.
Ce document continuera son évolution pour les années à venir. Il touche actuellement près de 45 000 entreprises françaises par an. Les prévisions sont optimistes pour couvrir toutes les entreprises.
Les personnes concernées par le FEC
Toutes les entreprises tenant une comptabilité informatisée doivent présenter un fichier des écritures comptables. Cette obligation s’applique lors d’un contrôle fiscal opéré par la DGFiP.
Les professionnels répondant aux critères suivants doivent présenter une copie du fichier des écritures comptables (FEC) :
- Les entreprises utilisant un système informatique pour tenir leurs comptabilités.
- Les contribuables soumis à l’impôt sur les sociétés ou l’impôt sur le revenu, classés dans la catégorie des :
- Bénéfices industriels et commerciaux (BIC),
- Bénéfices non commerciaux (BNC),
- Bénéfices agricoles (BA).
- Les professionnels devant tenir et présenter des documents comptables selon le Code général des Impôts. Cela indique les entreprises soumises à un régime réel d’imposition.
- Toutes les personnes faisant l’objet d’un contrôle de comptabilité avec un avis adressé à partir du 1erjanvier 2014.
Toutefois, il existe des exceptions dans l’obligation de présenter le FEC. Cela concerne les individus suivants :
- Les auto-entrepreneurs, malgré la présence d’un système informatisé pour la gestion de la comptabilité.
- Les sociétés civiles immobilières (SCI) ayant les caractères suivants :
- Soumises aux revenus fonciers,
- Présentant des associés physiques,
- Absence d’astreintes aux obligations comptables
Des entreprises répondant à des caractères spécifiques peuvent bénéficier de mesures simplifiées. Cela concerne les professionnels :
- Relevant du régime micro-BIC ou micro-BNC,
- Tenant un état récapitulatif des recettes sur un registre papier ou un tableur,
- Confiant la tenue de la comptabilité à un tiers,
En répondant à ces critères, le contribuable peut indiquer une récapitulation des recettes par mois dans le FEC. Cela implique la présentation en détail des recettes avec toutes les pièces justificatives. Vous pouvez utiliser un support papier ou un tableur Excel.
L’utilité du FEC
L’utilisation du FEC intervient normalement lors des contrôles de l’administration fiscale. Cela concerne les tris, les calculs, le classement et les recoupements des données comptables. La présence du FEC présente des avantages indéniables durant ces opérations :
- Il permet au contrôleur de vérifier la conformité des documents comptables avec les déclarations fiscales du contribuable.
- Un gain de temps conséquent est observable durant les contrôles.
- Grâce au gain de temps, la présence du contrôleur au sein de l’entreprise
La fourniture du FEC revient automatiquement au logiciel comptable de l’entreprise ou à l’expert-comptable.
Le contenu du document
Le contenu du fichier des écritures comptables respecte une norme nationale. En effet, la mise en forme des informations présentées doit être uniforme. Cela facilite le contrôle des entreprises concernées. Le FEC est un registre regroupant toutes les données comptables pour un exercice donné.
Le classement de ces informations doit suivre un ordre chronologique. Les renseignements de chaque écriture devront présenter suivant l’ordre suivant :
- Le code du journal de l’écriture comptable.
- Le libellé du journal de l’écriture comptable.
- Le numéro de l’écriture comptable. L’établissement des numéros devra s’établir sur une base de séquence consécutive.
- La date de comptabilisation de l’écriture comptable.
- Le numéro de compte. Cela concerne le compte réel utilisé par le contribuable selon son plan comptable.
- Le libellé du compte.
- Le numéro de compte auxiliaire. Vous mettrez un blanc en cas de non-utilisation.
- Le libellé du compte auxiliaire. À mettre également en blanc si inutilisé.
- La référence de la pièce justificative.
- La date de la pièce justificative.
- Le libellé de l’écriture comptable. Il s’agit de l’identification littérale du motif de l’écriture comptable.
- Le montant au débit.
- Le montant au crédit.
- Le lettrage de l’écriture comptable. À mettre en blanc si inutilisé.
- La date de lettrage. En blanc si inutilisé.
- La date de validation de l’écriture comptable.
- Le montant en devise. À mettre en blanc si inutilisé.
- L’identifiant de la devise. En blanc si inutilisé.
Il est impératif de suivre ces 18 ordres dans le remplissage du FEC. En cas d’absence des renseignements dans votre logiciel comptable, vous devrez laisser les colonnes concernées vides. Vous devrez éviter de mettre un « 0 » ou « espace » dans la case.
La génération du FEC respecte un format particulier. Le document doit contenir tous les journaux comptables existants dans la comptabilité de la société. Cela s’applique également pour les écritures d’inventaires et d’à-nouveaux.
La remise du FEC
Vous devrez remettre le fichier des écritures comptables au vérificateur de comptabilité. Cela se produit lors de la première intervention dans les locaux de l’entreprise. Vous pouvez copier le FEC sur un support physique. Vous pouvez utiliser un CD, un DVD, une clé USB, un disque dur externe ou tout autre support du même type.
Les travaux de l’administration fiscale peuvent conduire à une mise en recouvrement ou à une absence de correction. Les autorités détruiront le FEC à la fin de la procédure de contrôle.
Les sanctions liées à l’absence du FEC
L’absence de remise ou la non-conformité du FEC conduit à des sanctions. Les peines prennent la forme d’amende. Vous devrez payer le montant suivant votre cas :
- Une amende de 5 000 euros en cas d’absence de rectification sur votre FEC.
- Une majoration de 10 % des droits mis à charge du contribuable en cas d’apport de rectification de la part de l’administration.
- L’administration fiscale effectuera une évaluation d’office sur les bases d’imposition. Cela devient impératif lors de la présence d’irrégularités conduisant à un rejet de comptabilité.
Les sanctions interviennent dans un délai de 15 jours après réception de l’avis d’examen de comptabilité. Vous disposez donc de ce temps pour fournir tous les documents nécessaires.
Conclusion
La présentation du fichier des écritures comptables possède un caractère obligatoire depuis 2014. Sa production présente des avantages considérables pour l’administration fiscale. Des évolutions sont à prévoir sur le contenu du FEC. La présence de la TVA peut figurer prochainement dans le document.